# PVA — Proactieve Agendabesturing Lions GCC Website
**Versie:** 1.0 · **Datum:** 17 augustus 2026 · **Opdrachtgever:** Jorick van Gemert (Districtsgouverneur 110AN, 2026-2027) · **Uitvoering:** Kas / OpenClaw

## 1. Doel
De Lions GCC-website (mescalinerabbit.shop/lgcc) wordt van passieve site een **proactieve districtsassistent**: de vastgestelde Excel-agenda (jaarprogramma districtsgouverneur) is de bron van waarheid; het systeem signaleert zelf welke taken/events naderen, bereidt voorstellen voor met AI (via OpenClaw/Kas), toont alerts op het dashboard en voert voorbereidingstaken uit die vervolgens in het dashboard gepresenteerd worden.

## 2. Scope
**In scope:**
- Excel-agenda importeren (herbruikbaar: opnieuw uploaden = sync)
- Agenda-items in database met status (open/voorbereid/klaar/afgerond)
- Proactieve signalering op dashboard (alerts, dagen-vooruit)
- AI-voorbereiding per agenda-item (context: Lions-kennisbank + newsletter-archief)
- OpenClaw-agent (Kas-engine) voert voorbereiding uit en levert presentatieklaar in dashboard
- Nieuwsbrief-koppeling: agenda-items kunnen nieuwsbrief-input worden

**Niet in scope (fase 2+):** externe kalenders (Google Calendar), automatische e-mail naar derden, meertaligheid.

## 3. Architectuur
```
Excel-agenda (upload via dashboard)
   ↓ parse (openpyxl) → lions_gcc.db: tabel agenda_items
   ↓ Scheduler (elke ochtend 06:00 + hartslag uurlijks)
   ↓ Signalering: T-x dagen vooraf (T-20, T-14, T-7, T-2)
   ↓ OpenClaw agent-turn: AI-voorbereiding per item
   ↓ Outputs: dashboard-alert + voorbereidingsdossier + (optioneel) Telegram-push
```

De LLM werkt via de bestaande ai_complete() én via OpenClaw (Z.AI tier-1) voor zware voorbereiding; fallback-regeling zoals in de rest van de stack.

## 4. Fasering & inspanning

### Fase A — Agendakoppeling (±1 dag bouwtijd)
1. Upload-pagina in dashboard (admin-only) voor .xlsx
2. Parser: kolommen datum, titel, type (bijv. conventie/RC/clubbezoek/Bestuursvergadering/nieuwsbrief), locatie, voorbereidingsbehoeften
3. Database-tabel + sync-logica (idempotent: opnieuw uploaden overschrijft, rommeldetectie)
4. Agenda-overzichtspagina (lijst + kalenderweergave)

### Fase B — Proactieve signalering (±1 dag)
1. Alerts-engine: berekent elke nacht welke items binnen T-x vallen
2. Dashboard-alerts (banner + meldingenlijst, zelfde stijl als bestaand dashboard)
3. Telegram-push bij Nieuw/urgente signalen (via bestaande announce-route)

### Fase C — AI-voorbereiding door OpenClaw (±2 dagen)
1. Voorbereidings-template per type agenda-item (conventie ≠ clubbezoek ≠ nieuwsbrief)
2. Agent-turn per naderend item: haalt context uit Lions-kennisbank (embeddings bestaan al), vorige nieuwsbrieven, districtswiki
3. Voorbereidingsdossier per item: checklist, speech-notes, benodigde materialen, suggesties
4. Presentatie in dashboard (per agenda-item openklapbaar dossier) + statusflow open → voorbereid → klaar → afgerond

### Fase D — Autonome uitvoering & terugkoppeling (±1 dag)
1. Cron: dagelijkse voorbereidingsrun (items binnen 7 dagen → dossier genereren)
2. Nieuwsbrief-generator koppelt agenda-items (auto_newsletter.py bestaat al — uitbreiden)
3. Maandelijkse evaluatie: welke voorstellen gebruikt, bijsturen templates

**Totale bouwtijd: ±5 werkdagen**, grotendeels gedelegeerd aan sub-agents, QC door Kas.

## 5. Beslispunten voor Jorick
1. **Excel-formaat**: stuur eenmalig de actuele agenda op — ik maak de parser op jouw kolommen, niet andersom
2. **Signaleringstermijnen**: ~~standaard T-14/T-7/T-2 — akkoord?~~ **VASTGESTELD: T-20 / T-14 / T-7 / T-2** (Jorick, 17 aug 2026)
3. **Autonomieniveau voorbereiding**: **VASTGESTELD (Jorick, 17 aug 2026): dossiers volledig automatisch genereren; Jorick heeft volledige ruimte voor eindredactie.** De AI levert, de gouverneur stuurt bij.
4. **Nieuwsbrief-automatisering**: **VASTGESTELD (Jorick, 17 aug 2026): volledig automatisch genereren en via het dashboard aanbieden; Jorick heeft volledige eindredactie-vrijheid.** Generatie is een voorstel in concept — niets verlaat het systeem zonder zijn afvink.

## 6. Risico's & maatregelen
| Risico | Maatregel |
|---|---|
| Excel-formaat wijzigt door jaar heen | Parser tolerant + validatierapport bij elke upload |
| AI-provider overbelast (vandaag het geval) | Fallback OpenRouter + "voorbereiding-pending" status, net als mail |
| Dubbele agenda's/waarheid | Eén bron: upload overschrijft; sync-log zichtbaar in dashboard |
| Privacy gevoelige agendapunten | Dossiers alleen achter admin-login |

## 7. Oplevering & verificatie
- Elke fase getest vóór livegang (Kas-QC: 9-punts checklist)
- Live-verificatie: echte agenda geladen, alert zichtbaar, eerste AI-dossier gegenereerd en gepresenteerd
- Documentatie in de app zelf (admin-help)