PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 1/9 OPSTELLEN, WIJZIGEN, GOEDKEUREN EN ARCHIVEREN VAN DOCUMENTEN VAN HET MANAGEMENTSYSTEEM TOEPASSINGSGEBIED GPS Amsterdam WIJZIGINGENBEHEER Revisie nummer Revisie datum Omschrijving wijzigingen 8.0 17-9-2014 Nieuwe template 9.0 7-12-2015 Inhoudelijk volledig herzien en daar waar nodig aangepast 10.0 22-3-2016 Par. 4.1.3 toegevoegd 11.0 07-01-2017 Naamswijziging naar Hydrocarbon Hotel B.V. 12.0 18-01-2020 Periodieke revisie 13.0 18-01-2021 Borging boomstructuur, toevoegen documentcontrol en formatbeheer 14.0 28-01-2021 Bepaling nummering voor templates van beleid tot en met formulier Eindverantwoordelijke Manager HSEQ Inhoudsverantwoordelijke HSEQ Verificatie door Beheerder Operations HSEQ PE-210-04(NL) PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 2/9 Inhoudsopgave 1. INLEIDING EN DOEL 3 2. TOEPASSINGSGEBIED 3 3. REFERENTIES 3 4. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 4 5. WERKWIJZE 5 5.1 Opstellen van nieuwe documenten 5 5.1.1 Beleid of deelbeleid 5 5.1.2 Procedures (PE) 5 5.1.3 Werkinstructie (WI) 6 5.1.4 Formulier (FM) 6 5.2 Wijzigen van documenten 7 5.3 Controleren van documenten 8 5.3.1 Document controleren en voorzien van opmerkingen (indien nodig) 8 5.3.2 Verwerken van de (eventuele) opmerkingen in het document 8 5.3.3 Documenten ter goedkeuring aanbieden 8 5.4 Archiveren van documenten 8 5.5 Nieuwe of gewijzigde documenten communiceren 8 5.6 Bewaartermijnen opstellen en controleren 8 5.7 Periodiek herbeoordelen documenten 8 6. LIJST MET AFKORTINGEN EN DEFINITIES 9 PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 3/9 1. INLEIDING EN DOEL Algemeen Deze procedure beschrijft wie welke taak/activiteit uitvoert. Tevens is vastgelegd wanneer en, indien van toepassing, waarmee de taak/activiteit wordt uitgevoerd. De plaats van deze procedure binnen Global Petro Storage Amsterdam (verder: GPSA) processen, het managementsysteem en de normen, alsmede de relatie (referentie) met procedures,werkinstructies en formulieren is vastgelegd in: ➢ Boomstructuur GPSA. (inclusief uitleg structuur en nummering); ➢ Referenties in dit document. Doel Een eenduidige wijze van opstellen, wijzigen, goedkeuren en archiveren van documenten door middel van vast opgestelde richtlijnen, formats en taken en verantwoordelijkheden. 2. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure heeft betrekking op: • De methode die gebruikt wordt binnen GPSA voor het opstellen, wijzigen, goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten binnen het managementsysteem. 3. REFERENTIES Tabel 1 Referenties • FM-210-04-05 Boomstructuur • PE-295-01 MANAGEMENT OF CHANGE • WI-210-04-05-NL Beheer boomstructuur en documenten op S schijf • PE-310-02 Opleidingseisen Operational Staff Tankstorage • FM-210-04-06 Template voor beleid of deelbeleid • FM-210-04-07 Template voor procedure • FM-210-04-08 Template voor werkinstructie • FM-210-04-09 Template voor formulier of checklist PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 4/9 4. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN De taken/activiteiten en verantwoordelijkheden in relatie tot de (wettelijke) verplichtingen en/of operationele beheersing zijn weergegeven in onderstaande RASCI-tabel. R = Responsible Verantwoordelijk voor uitvoering taak/activiteit A = Accountable Eindverantwoordelijke S = Supportive Ondersteunende rol C = To be Consulted Adviserende rol / raadplegen I = To be Informed Wordt geïnformeerd Tabel 2 RASCI Tabel Taken / Activiteiten Terminal Manager HSEQ Manager Operations Manager Maintenance Manager Terminal Operator Actieverantwoordelijke Opmerkingen Bijzonderheden 1. Opstellen van nieuwe documenten C A A A C Eindverantwoordelijke is de Manager van de afdeling waar het document onder hoort. 2. Wijzigen van documenten C A A A S Eindverantwoordelijke is de Manager van de afdeling waar het document onder hoort. 3. Document controleren en voorzien van opmerkingen A S (indien nodig) 4. Verwerken van de (eventuele) opmerkingen in het document A A A Eindverantwoordelijke is de Manager van de afdeling waar het document onder hoort. 5. Documenten ter goedkeuring aanbieden A A A Aan Terminal Manager 6. Archiveren documenten A A A Eindverantwoordelijke is de Manager van de afdeling waar het document onder hoort. 7. Bijwerken boomstructuur A 8. Nieuw of gewijzigd document communiceren en trainen A A A Eindverantwoordelijke is de Manager van de afdeling waar het document onder hoort. 9. Bewaartermijnen opstellen en controleren A HSE Manager bepaald revisie datum 10. Periodiek herbeoordelen documenten A A A Eindverantwoordelijke is de Manager van de afdeling waar het document onder hoort. PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 5/9 5. WERKWIJZE In dit hoofdstuk is een toelichting gegeven van de in hoofdstuk 4 genoemde taken/activiteiten. 5.1 Opstellen van nieuwe documenten 5.1.1 Beleid of deelbeleid Een beleid (BD) of een deelbeleid (PS) omschrijft waar de organisatie voor staat, wat de organisatie wil bereiken, hoe zij dit wil bereiken en wat er voor is nodig om dit doel te bereiken (mensen en middelen). Een (deel)beleid is opgebouwd uit een missie, visie en strategie. In de missie definieert de organisatie haar bestaansgrond, haar waarden en identiteit. De visie werpt een blik op de toekomst en de gewenste situatie op lange termijn. De strategie verduidelijkt hoe het toekomstbeeld, dat in de visie wordt beschreven, bereikt zal worden. Aandachtspunten bij het formuleren van een (deel)beleid: • Wat is de drijfveer waarvoor dit (deel)beleid ondersteuning dient te bieden? • Welke verandering dient dit (deel)beleid teweeg te brengen? • Welke concrete werkdoelen zijn er voor de aankomende periode? Er wordt doorgaans een beeld geschetst over de huidige situatie, wat er tot nu toe bereikt is, tijd en plaats waarop het (deel)beleid is gericht en of alle ontwikkelingen naar verwachting zijn gegaan. Het beleid geeft verder aan waar de focus van de organisatie de aankomende jaren op komt te liggen. Voor het opstellen van een beleid (BD) of een deelbeleid (PS) worden er vaste templates gebruikt, namelijk FM-210-04-06, template voor beleid of deelbeleid. 5.1.2 Procedures (PE) Kwaliteit wordt in hoge mate beheerst door procedures. Procedures zijn van belang omdat zij het totale proces structuur en samenhang geven. Een procedure beschrijft WAT er moet gebeuren en omschrijft de wijze van uitvoering van taken/activiteiten. Aandachtspunten bij het formuleren van een procedure: • De procedure dient gericht te zijn op een correcte en eenduidige wijze van uitvoering van taken/activiteiten. • De procedure dient verbale instructie aan collega’s te ondersteunen en moet ‘leven’ onder de gebruikers. • Verantwoordelijkheden dienen duidelijk vastgesteld te worden. • Een procedure heeft als voornaamste doel het voorkomen van uitvoeringsfouten. Handvatten bij het formuleren van een procedure: • Welke noodzaak is er om de procedure te schrijven? • Wat zijn de doelstellingen van de procedure? • Wat heeft invloed op de kwaliteit van de activiteit? • Hoe wordt het huidige functioneren vastgesteld en beoordeeld? PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 6/9 • Wat is de reikwijdte van de procedure? • In welke mate worden de taken/activiteiten beheerst? Voor het opstellen van procedure wordt er een vaste template gebruikt, namelijk FM-210-04-07, template voor procedure. 5.1.3 Werkinstructie (WI) Een werkinstructie wordt toegepast om bepaalde taken/activiteiten van een procedure uitgebreider te beschrijven. Een werkinstructie geeft weer HOE iets gedaan moet worden. Handvatten bij het formuleren van een werkinstructie: • Een werkinstructie is taak- en actiegericht. • Een werkinstrucie is helder en doelgericht beschreven. • Het detailleringsniveau van de werkinstructie sluit aan bij de uit te voeren taken/activiteiten omschreven in de procedure. • Een werkinstructie moet alle informatie voor de beoogde gebruikers bieden voor het correct uitvoeren van de taak/activiteit. • Meerdere werkinstructies kunnen gecombineerd worden tot één document. Dan is er vaak sprake van een handleiding of instructiehandboek. Voor het opstellen van een werkinstructie wordt er een vaste template gebruikt, namelijk FM-210-04- 08, template voor werkinstructie. 5.1.4 Formulier (FM) Een formulier kan o.a. voortkomen uit een werkinstructie. Een formulier dient te worden ingevuld of dient als hulpmiddel om de werkinstructie uit te kunnen voeren. Denk hierbij aan invulformulieren, checklisten en overzichten. Voor het opstellen van een formulier wordt er een vaste template gebruikt, namelijk FM-210-04-09, template voor formulier of checklist Bij het opstellen van een nieuw document wordt, in overleg met HSE, een uniek nummer aangemaakt. Elk document heeft een uniek nummer - beginnend met het type document en hierna een nummer. Een hierarchische link tussen documenten wordt gekenmerkt door hetzelfde nummer achter het type document. (Voorbeeld: PE-210-04 en hieronder WI 210-04-01, 02 of 03) Alle aanwezige documenten worden in de boomstructuur (FM-210-04-05) van GPSA geplaatst en zodoende is inzichtelijk waar er documenten ontbreken. Vanuit een MOC, wijziging in wet- en regelgeving of algemene revisie wens, kan er behoefte ontstaan voor een additionele procedure, werkinstructie of formulier. Op basis van bovenstaande RASCI tabel wordt een nieuw document voorbereid, ter goedkeuring geplaatst en geborgd. Gedurende de conceptfase van een nieuw document mag dit document enkel en alleen worden opgeslagen op de S-schijf in de map S:\Procedures\Voorbereidingen voor verbetering. PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 7/9 5.2 Wijzigen van documenten Het komt voor dat documenten dienen te worden aangepast ten gevolge van bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving, audits, inspecties, wensen van medewerkers en/of algemene veranderingen. Eindverantwoordelijke voor het tot stand brengen van de wijziging is de manager van de afdeling waar het document onder valt. In onderstaande tabel zijn de verschillende vormen van deze aanleidingen weergegeven met daarbij een toelichting wat vervolgens de noodzakelijke actie is. Aanleiding voor het wijzigen van documenten Toelichting Audits en inspecties en/of gewijzigde wet- en regelgeving De afdeling waar het bevindingenrapport is binnengekomen plaatst de acties in Ultimo met als actiehouder het betreffende afdelingshoofd. Wijzigingen tbv wet-en regelgeving worden geinitieerd door het betreffende afdelingshoofd, HSE manager en/of experts. Interne medewerkers (operationeel bijv. Operators en Maintenance technicians) De operationele medewerkers kunnen bij het gebruik van documenten signaleren dat er wijzigingen noodzakelijk zijn in het betreffende document. De operationele medewerker meldt dit aan zijn leidinggevende of de HSE Manager. Interne medewerkers (kantoor) Elk afdelingshoofd kan zijn eigen documenten aanpassen. Een medewerker die niet bevoegd is tot het aanpassen van een document dient bij zijn/haar hiërarchisch verantwoordelijke aan te geven dat een wijziging van een document noodzakelijk is. De hiërarchisch verantwoordelijke zal, indien de noodzaak daadwerkelijk blijkt, de hiervoor noodzakelijke stappen nemen om het betreffende document te wijzigen. Contractors Binnen GPSA bestaat de mogelijkheid dat externe contractors gebruik maken van de geldende documenten. Ook zij kunnen tegen bepaalde zaken aanlopen in documenten, die afwijken. Bij hiervoornoemde signaleringen dient hij/zij dit te melden aan de opdrachtgever vanuit GPSA. De opdrachtgever vanuit GPSA zal volgens de RASCI tabel actie nemen. Wijzigingen algemeen Zie PE-295-01- Management of Change PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 8/9 5.3 Controleren van documenten 5.3.1 Document controleren en voorzien van opmerkingen (indien nodig) Controle op het herziene document dient minimaal door de Terminal Manager plaats te vinden met ondersteuning van de HSE Manager, indien gewenst. Dit garandeert dat de inhoud wordt gecontroleerd en eventuele fouten kunnen worden gecorrigeerd. Ook zorgt de controle voor het leesbaar houden van het document, omdat het niet vanuit één persoon wordt bekeken. Opmerkingen in documenten mogen enkel worden ingevoegd door gebruik te maken van “track changes”. Stel altijd een deadline met betrekking tot het vragen om controle van een document. 5.3.2 Verwerken van de (eventuele) opmerkingen in het document Indien een document gecontroleerd is kunnen vervolgens de opmerkingen (track changes) worden verwerkt door de eindverantwoordelijke van de desbetreffende afdeling. Indien noodzakelijk worden voorgestelde wijzigingen nog verduidelijkt/besproken. 5.3.3 Documenten ter goedkeuring aanbieden Het document wordt door de Terminal Manager goedgekeurd. Als het document niet wordt goedgekeurd, zal dit opnieuw moeten worden aangepast door de auteur. 5.4 Archiveren van documenten Werkinstructie WI-210-04-5 omschrijft het beheer (en de wijze) van archivering van voorschrijvende documenten. 5.5 Nieuwe of gewijzigde documenten communiceren De communicatie van een nieuw of herzien document vindt plaats via persoonlijke communicatie en/of middels een toolbox / safety topic of desgewenst training. Zie RASCI tabel. Aftekening van bijwonen en begripen van de revisie is verplicht. Deze aftekelijst dient aangeboden te worden aan de HR Manager / Finance Manager (conform PE-310-02). 5.6 Bewaartermijnen opstellen en controleren Sommige documenten zullen moeten worden bewaard. De bewaar termijn en revisie datum wordt bepaald door de HSE Manager in overleg met verantwoordelijke afdelingshoofd. 5.7 Periodiek herbeoordelen documenten De betreffende afdeling verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het nakijken en indien nodig, herzien van de procedure, werkinstructie of formulier. Zie RASCI. NB: indien het een periodieke revisie betreft zonder inhoudelijke wijzigingen, dan hoeft er geen expliciete informatieve training / toolbox plaats te vinden. PE-210-04-NL_V14 Opstellen wijzigen goedkeuren en archiveren van voorschrijvende documenten van het managementsysteem This document is the property of GPS Amsterdam. It must not be stored, reproduced or disclosed without authorisation. Uncontrolled unless viewed via the Management System. 9/9 6. LIJST MET AFKORTINGEN EN DEFINITIES Tabel 3 Afkortingen en definities