Management of Change TOEPASSINGSGEBIED WIJZIGINGENBEHEER INLEIDING EN DOEL Algemeen Deze procedure beschrijft wie welke taak/activiteit uitvoert. Tevens is vastgelegd wanneer en, indien van toepassing, waarmee de taak/activiteit wordt uitgevoerd. De plaats van deze procedure binnen Phoenix Metals processen, het managementsysteem en de normen, alsmede de relatie (referentie) met procedures,werkinstructies en formulieren is vastgelegd in: Boomstructuur. (inclusief uitleg structuur en nummering); Referenties in dit document. Doel Het doel van deze procedure is borgen dat bij het doorvoeren van (tijdelijke of permanente) wijzigingen, het bestaande risiconiveau wordt behouden, nieuw geïntroduceerde risico’s worden geïdentificeerd en beheerst, en naleving van wettelijke en overige eisen gehandhaafd blijft. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing voor iedereen die vanuit zijn functie betrokken kan worden bij het beoordelen en beheersen van risico’s van uit te voeren werkzaamheden. Een Management of Change, kortweg MoC wordt toegepast bij diverse wijzigingen. Een overzicht is opgenomen in hoofdstuk 6.1. REFERENTIES Tabel 1 Referenties RELEVANTE WET- EN REGELGEVING Tabel 2 Relevante wet- en regelgeving TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN De taken/activiteiten en verantwoordelijkheden in relatie tot de (wettelijke) verplichtingen en/of operationele beheersing zijn weergegeven in onderstaande RASCI-tabel. Tabel 3 RASCI Tabel WERKWIJZE In dit hoofdstuk is een toelichting gegeven van de in hoofdstuk 5 genoemde taken/activiteiten. Vaststelling wijziging Wijzigingen zijn in de volgende soorten te onderscheiden: Organisatorisch: Personele bezetting (vb grote veranderingen in hoeveelheid medewerkers), taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (competenties), wijzigingen in functies binnen de organisatie , enz. Installaties: Leidingwerk, pompen, technische LOD’s, enz. Processen: Procesverloop, nieuwe processen, enz. Procescondities: Druk, temperatuur, aggregatietoestand (o.a. gas, vloeibaar, vast), enz. Producten en product wissel: Fysische eigenschappen (vlampunt, toxiciteit, wateroplosbaarheid), enz. Omgevingsfactoren: Naburige bedrijven, wet- en regelgeving, enz. Maatregelen n.a.v. afwijking: Implementeren maatregelen n.a.v. onderzoek afwijkingen. Noodvoorzieningen: Alarmen, detectiesystemen, BHV-middelen, enz. (Bedienings)Software: Meetprogramma’s, verwerkingssoftware, besturingssystemen, enz. Wijziging in frequentie in inspecties/ veranderingen in de aard van safety critical equipment. Uitzonderingen: Aanpassen of opstellen van nieuwe procedures en werkinstructies vallen niet onder de procedure Management of Change, tenzij het organisatorische wijzigingen betreft zoals het verschuiven van taken naar andere functies/afdelingen. Een identieke vervanging van een bestaand onderdeel met identieke specificaties, identieke veiligheidsmaatregelen en identieke functionaliteit is geen wijziging. Het tijdelijk aanbrengen van overbrugging van veiligheidskritische equipment waarvoor een specifieke werkinstructie is opgesteld. Alle andere overbruggingen dienen wel middels een MoC te worden uitgevoerd! Wijzigingen kunnen voortkomen uit een (op handen zijnde) calamiteit en/of gevaarlijke situatie, waarbij er spoed vereist is en voorafgaand aan de wijziging de MoC procedure niet (volledig) doorlopen kan worden. Dit wordt geconsulteerd door middel van een risico afweging met de Operations manager danwel Site manager. In dit geval wordt de administratieve afhandeling zo spoedig mogelijk alsnog uitgevoerd (binnen 2 werkdagen wordt het MOC proces alsnog geinitieerd en verzonden aan het MoC-team). Een spoedeisende wijziging dient te voldoen aan tenminste één van de volgende voorwaarden: Het kan direct ernstig persoonlijk letsel of een gevaarlijke situatie voorkomen; Het kan direct milieuschade voorkomen; Het kan direct een aanzienlijk economisch verlies voorkomen; Het kan direct ernstige beschadiging aan of het defect raken van apparatuur voorkomen. Aanvraag wijziging Elke wijziging wordt schriftelijk aangevraagd middels het formulier “FM-202-02-01-01-NL Management of Change”. Hierbij moet de gevraagde informatie onder deel 1 “Aanvraag wijziging” zo volledig mogelijk worden ingevuld. Uit de aanvraag blijkt het soort wijziging, het doel, de omschrijving, inschatting van de risico’s en de aard van de wijziging. De aanvrager slaat het MoC formulier op in hiervoor aangewezen sharepoint folder. Het verzoek tot beoordeling van een MoC dient per mail ingediend te worden aan de MoC coordinator (HSE manager) met duidelijke omschrijving van het MoC nummer en titel. Het MoC-team bestaat uit minimaal drie personen met een minimale vertegenwoordiging van één persoon van de afdeling HSE en één persoon van de afdeling Operations en Maintenance. Indien nodig wordt het MoC-team aangevuld met andere disciplines als dat nodig wordt geacht. Iedereen binnen Phoenix Metals kan een verzoek tot wijziging indienen. Beoordeling aanvraag wijziging De aanvrager dient een verzoek tot MoC-overleg. Middels dit overleg wordt voor iedere MoC aanvraag door het MoC-team nagegaan of de aanvraag MoC-waardig is en beoordeeld op volledigheid. Als beiden vragen in deel 2 van het formulier met ja beantwoord worden zal het MoC-team de aanvraag in behandeling nemen. Hierbij wordt deel 2 van het formulier “FM-202-02-01-01-NL Management of Change”. ingevuld voorafgaande aan de wijziging. Indien ja ingevuld gaat het MoC-team verder met de bepaling of een veiligheidsstudie moet worden uitgevoerd. Indien de MoC aanvraag niet in behandeling kan worden genomen wordt de reden toegelicht op het MoC formulier onder deel 6 en gecommuniceerd met de aanvrager. De MoC voorzitter slaat het MoC formulier op in hiervoor aangewezen sharepoint folder. Afloopschema veiligheidsstudies Indien blijkt uit het afloopschema veiligheidsstudies (FM-202-02-01-02-NL) dat een veiligheidsstudie moet worden uitgevoerd wordt dat middels deel 3 teruggekoppeld naar de aanvrager. Het MoC-proces gaat pas verder als de resultaten uit de veiligheidsstudie door de aanvrager terug zijn gekoppeld aan het MoC-team middels deel 4. Indien er geen veiligheidsstudie dient te worden uitgevoerd gaat men verder met deel 5. Beoordeling inhoud veiligheidsstudie Als de veiligheidsstudie is uitgevoerd vult de aanvrager deel 4 van het MoC-formulier in en bespreekt dit met het MoC-team. Indien uit de veiligheidsstudie blijkt dat de wijziging geen doorgang kan vinden wordt dat in deel 6 toegelicht en teruggezonden naar de aanvrager. Als uit de beoordeling van de veiligheidsstudie blijkt dat de wijziging mogelijk is, vult het MoC-team deel 5 “Risico beoordeling” verder in. Risico beoordeling In deel 5 wordt beoordeeld welke risico beoordelingsmethodieken van toepassing zijn zoals bijvoorbeeld de RI&E of de QRA. Dit vindt plaats middels de eerste twee vragen in deel 5. Indien één van de twee vragen met ja beantwoord wordt dient minimaal één methodiek voor vastlegging van risico’s te worden ingevuld. Daarnaast zal beoordeeld worden of vergunningen en andere documenten aangepast moeten worden aan de hand van de verificatielijst. Vaststellen en vastleggen van noodzakelijke acties Elke actie die uit de methodiek voor vastlegging van risico’s of een verificatiepunt volgt wordt door het MoC-team in het formulier onder actie omschrijving geplaatst. Iedere actie wordt voorzien van een duidelijke omschrijving, actiehouder, targetdatum. Na afronding van de risicobeoordeling vult het MoC-team deel 6 in en bespreekt de aanvraag naar de aanvrager. Overdracht MoC aanvraag voor uitvoering van de wijziging Tijdens deze fase worden de acties uitgevoerd zoals opgenomen in de actielijst. De risico’s uit de eventueel van toepassing zijnde riscomethodiek worden vertaald naar maatregelen en worden geïmplementeerd. Hetzelfde geld voor acties naar aanleiding van de verificatiepunten. Geformuleerde actiepunten dienen uitgevoerd te worden voor ingebruikname van de wijziging. De verantwoordelijkheid voor de bewaking van de uitvoering van de wijziging ligt bij de aanvrager. Borging van afgeronden actiepunten, die voor ingebruikname van de wijziging gereed moeten zijn, vindt plaats in deel 7 van het MoC-formulier. Na borging informeerd de aanvrager het MoC team van de status en vraagt het MoC-team ter controle op de uitvoering van de noodzakelijke maatregelen en akkoord. Akkoord geven en overdracht voor ingebruikname Als een wijziging in gebruik genomen kan worden dient de verantwoordelijke afdelingsmanager akkoord te geven. Op een wijziging die invloed heeft op operations wordt akkoord gegeven door de Manager Operations en Maintenance Manager. Op een organisatorische wijziging en een wijziging van software wordt akkoord gegeven door de Site manager. Schriftelijk: De accordering wordt verwerkt op het MoC formulier. Het hoofd-MoC team vult hiertoe deel 8 van het MoC-formulier in. Pre start up safety checklist Voordat de wijziging in gebruik wordt genomen wordt deze afgenomen met de pre start up safety checklijst. Deze wordt ingevuld door de afdeling M&R en door een vertegenwoordiger van de operationele dienst. Bewaking openstaande punten na ingebruikname wijziging De aanvrager van de wijziging bewaakt de uitvoering van de openstaande acties welke nog openstaan na ingebruikname van de wijziging. Schriftelijk: Zodra de actiepunten zijn afgehandeld vult de aanvrager deel 9 van het MoC-formulier in en mailt deze naar het MoC-team. Indien de actiepunten niet zijn afgesloten, maar wel onderbouwd kan worden waarom de MoC kan worden afgesloten, vult de aanvrager dat in op het MoC-formulier. Afsluiting van de MoC Het MoC-team controleert of alle actiepunten daadwerkelijk zijn afgehandeld of dat een actiepunt voldoende onderbouwd is met een beschrijving waarom een actie (nog) niet is uitgevoerd maar wel afgesloten kan worden. Als de MoC afgesloten kan worden vult het MoC-team de datum van afsluiting in op het formulier onder deel 10. Evaluatie van de wijziging In het regulier ochtendoverleg wordt de wijziging doorgenomen of dit het gewenste effect heeft gehad danwel dat er nog niet voorziene nadelige effect tot stand zijn gekomen door in gebruik name van de wijziging. Deze actie zal worden gecoordineerd door de afdeling M&R, danwel aangevuld met input van de afdeling Operations. Documentatie wijziging Het MoC-team plaatst de schriftelijke aanvraag in de daarvoor aangewezen sharepoint folder. De wijziging wordt digitaal gedocumenteerd en gearchiveerd. Hiervoor is een map aangemaakt waarin de wijzingen worden bijgehouden en gearchiveerd. Dit gebeurt minimaal 10 jaar of zolang de inrichting, waar de wijziging heeft plaatsgevonden, bestaat, of onder het bestuur van Phoenix Metals valt. LIJST MET AFKORTINGEN EN DEFINITIES Tabel 4 Afkortingen en definities Phoenix Metals | Phoenix Metals | Phoenix Metals | | | | | | Revisie nummer | Revisie datum | Omschrijving wijzigingen 1.0 | 13-01-2025 | Implementatie | | | | | | | | | | | | | | | | Eindverantwoordelijke | Functie invullen | Functie invullen Inhoudsverantwoordelijke | Functie invullen | Functie invullen Verificatie door Beheerder | Functie invullen | Functie invullen Verificatie door Beheerder | Functie invullen | Functie invullen | | | | | | | | | | | | Besluit risico’s zware ongevallen (Brzo) 2015 | Arbeidsomstandighedenwet | Artikel 6 R | = Responsible | Verantwoordelijk voor uitvoering taak/activiteit A | = Accountable | Eindverantwoordelijke S | = Supportive | Ondersteunende rol C | = To be Consulted | Adviserende rol / raadplegen I | = To be Informed | Wordt geïnformeerd Taken / Activiteiten | Site manager | Manager HSE | Manager Operations | Manager Engineering en Projects | Manager Asset Improvement | MoC-Team | Aanvrager | Opmerkingen Bijzonderheden Vaststelling wijziging | A | A | A | A | | S | R | Aanvraag wijziging | A | A | A | A | | I | R | Aanvraag indienen bij MoC coordinator. Beoordeling aanvraag wijziging | A | | | | | A,R | I | Overdracht MoC aanvraag voor uitvoering v/d wijzging | A | A | A | A | A | R | I,R | Akkoord en overdracht voor ingebruikname | A,R | | A,R | | | S | I | Bewaking openstaande actiepunten na ingebruikname | A | A | A | A | A | S | R,I | Afsluiting van de MoC | | | | | | A,R | | Documentatie wijziging | | | | | | A,R | | BRZO | Besluit Risico Zware Ongevallen VBS | Veiligheidsbeheerssysteem MoC | Management Of Change Restrisico | Het risico van een ongewenste gebeurtenis, dat resteert na het nemen van alle maatregelen om de ongewenste gebeurtenis te voorkomen respectievelijk de gevolgen daarvan te beperken. Spoedeisende wijziging | Dit is een wijziging waarbij direct handelen vereist is en waarbij de administratieve afhandeling achteraf gebeurd. Tijdelijke wijziging | Een tijdelijke wijziging is een wijziging om een eindig tijdsbestek te overbruggen. Dit kan omdat de activiteit van tijdelijke aard is (testfase, project e.d.) of omdat de definitieve wijziging nog niet geïmplementeerd kan worden (i.v.m levering, aanpassingen, vergunningaanvraag e.d.) Wijziging | Een niet identieke vervanging van een bestaand of nieuw onderdeel, anders dan documenten.