#!/usr/bin/env python3 """ Generator voor Beleidsdocument_Voorjaarsconventie_2027_v1.0.docx District 110AN - Voorjaarsconventie April 2027 Type: Beleidsdocument (Policy) conform MASTER_SOP §3.5 Bron: Meta-Dossier v1 (alleen feiten daaruit) """ from docx import Document from docx.shared import Cm, Pt, RGBColor from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH from docx.enum.table import WD_TABLE_ALIGNMENT from docx.oxml.ns import nsdecls from docx.oxml import parse_xml import os from datetime import date # ── Constants (alleen uit Meta-Dossier) ──────────────────────────────────── DISTRICT = "110AN" CONVENTIE_TYPE = "Voorjaarsconventie (District Convention)" CONVENTIE_MAAND = "April 2027" GOVERNANCE = "Huishoudelijk Reglement MD 110 mei 2021" STEMRECHT_REGEL = "1 stem per 10 leden per club (min 1, max 5)" QUORUM_REGEL = ">50% van stemgerechtigden" THEMA_2026_2027 = "Samen verder bouwen!" BUDGET_POST = "€ 3.500 (post '1 Districtsconventie', Districtbegroting 25-26)" LOGO_PATH = "/root/projects/jg/2026-voorjaarsconventie-110an/assets/logo_jvg.png" LOGO_WIDTH_CM = 2.0 LOGO_HEIGHT_CM = 1.8 def set_cell_shading(cell, color_hex: str): shading = parse_xml(f'') cell._tc.get_or_add_tcPr().append(shading) def add_heading_styled(doc, text: str, level: int): heading = doc.add_heading(text, level=level) for run in heading.runs: run.font.color.rgb = RGBColor(0x00, 0x33, 0x66) run.font.name = 'Calibri' return heading def add_body_text(doc, text: str, bold=False, italic=False, size=Pt(11), alignment=None): p = doc.add_paragraph() run = p.add_run(text) run.font.size = size run.font.name = 'Calibri' run.bold = bold run.italic = italic run.font.color.rgb = RGBColor(0x33, 0x33, 0x33) if alignment: p.alignment = alignment return p def add_bullet(doc, text: str, level=0, bold_prefix=None): p = doc.add_paragraph(style='List Bullet') p.paragraph_format.left_indent = Cm(1.27 + level * 1.27) if bold_prefix: run_b = p.add_run(bold_prefix) run_b.bold = True run_b.font.name = 'Calibri' run_b.font.size = Pt(11) run_b.font.color.rgb = RGBColor(0x33, 0x33, 0x33) run = p.add_run(text) else: run = p.add_run(text) run.font.name = 'Calibri' run.font.size = Pt(11) run.font.color.rgb = RGBColor(0x33, 0x33, 0x33) return p def add_table_with_style(doc, rows, cols, data, header_row=True, col_widths=None): table = doc.add_table(rows=rows, cols=cols, style='Table Grid') table.alignment = WD_TABLE_ALIGNMENT.CENTER if col_widths: for i, width in enumerate(col_widths): for row in table.rows: row.cells[i].width = Cm(width) if header_row and table.rows: for cell in table.rows[0].cells: set_cell_shading(cell, "003366") for paragraph in cell.paragraphs: paragraph.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER for run in paragraph.runs: run.font.color.rgb = RGBColor(0xFF, 0xFF, 0xFF) run.font.bold = True run.font.name = 'Calibri' run.font.size = Pt(10) for row_idx, row in enumerate(table.rows): if header_row and row_idx == 0: continue for cell in row.cells: for paragraph in cell.paragraphs: for run in paragraph.runs: run.font.name = 'Calibri' run.font.size = Pt(10) run.font.color.rgb = RGBColor(0x33, 0x33, 0x33) for r, row_data in enumerate(data): for c, cell_text in enumerate(row_data): if r < len(table.rows) and c < len(table.rows[r].cells): table.rows[r].cells[c].text = str(cell_text) return table def insert_logo(doc, logo_path: str): if os.path.exists(logo_path): section = doc.sections[0] header = section.header header.is_linked_to_previous = False p = header.paragraphs[0] if header.paragraphs else header.add_paragraph() p.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.RIGHT run = p.add_run() run.add_picture(logo_path, width=Cm(LOGO_WIDTH_CM), height=Cm(LOGO_HEIGHT_CM)) def set_document_defaults(doc): style = doc.styles['Normal'] font = style.font font.name = 'Calibri' font.size = Pt(11) font.color.rgb = RGBColor(0x33, 0x33, 0x33) for section in doc.sections: section.top_margin = Cm(2.54) section.bottom_margin = Cm(2.54) section.left_margin = Cm(2.54) section.right_margin = Cm(2.54) def build_document(): doc = Document() set_document_defaults(doc) insert_logo(doc, LOGO_PATH) # ── COVER ───────────────────────────────────────────────────────────── for _ in range(4): doc.add_paragraph() title = doc.add_paragraph(); title.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER r = title.add_run("BELEIDSDOCUMENT VOORJAARSCONVENTIE 2027") r.font.size = Pt(28); r.font.bold = True r.font.color.rgb = RGBColor(0x00, 0x33, 0x66); r.font.name = 'Calibri' subtitle = doc.add_paragraph(); subtitle.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER r = subtitle.add_run(f"District {DISTRICT} — {CONVENTIE_MAAND}") r.font.size = Pt(16); r.font.color.rgb = RGBColor(0x00, 0x66, 0x99); r.font.name = 'Calibri' doc.add_paragraph() version = doc.add_paragraph(); version.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER r = version.add_run("Versie 1.0 — Beleidsdocument (MASTER_SOP §3.5)") r.font.size = Pt(12); r.font.italic = True r.font.color.rgb = RGBColor(0x66, 0x66, 0x66); r.font.name = 'Calibri' doc.add_paragraph(); doc.add_paragraph() gov = doc.add_paragraph(); gov.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER r = gov.add_run(f"Governance: LCI Constitution Chapter XVII · {GOVERNANCE}") r.font.size = Pt(10); r.font.color.rgb = RGBColor(0x66, 0x66, 0x66); r.font.name = 'Calibri' thema = doc.add_paragraph(); thema.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER r = thema.add_run(f"Jaarthema 2026–2027: \"{THEMA_2026_2027}\"") r.font.size = Pt(11); r.font.italic = True r.font.color.rgb = RGBColor(0x00, 0x66, 0x99); r.font.name = 'Calibri' doc.add_page_break() # ── DOCUMENTBEHEER ──────────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "Documentbeheer", level=1) add_heading_styled(doc, "Versiehistorie", level=2) versie_data = [ ["Versie", "Datum", "Auteur", "Status / Wijziging"], ["1.0", date.today().isoformat(), "District 110AN — Conventiecommissie / Cabinet Secretary", "Initiële versie ter vaststelling door Gouverneursraad"], ] add_table_with_style(doc, len(versie_data), 4, versie_data, col_widths=[2, 3, 6.5, 6]) add_heading_styled(doc, "Goedkeuring", level=2) goedkeuring_data = [ ["Functie", "Naam", "Datum", "Handtekening"], ["District Governor 2026–2027 (voorzitter)", "", "", ""], ["Voorzitter Gouverneursraad", "", "", ""], ["Cabinet Secretary 2026–2027", "", "", ""], ] add_table_with_style(doc, len(goedkeuring_data), 4, goedkeuring_data, col_widths=[6.5, 4.5, 2.5, 4]) add_heading_styled(doc, "Status document", level=2) add_bullet(doc, "Dit beleidsdocument is bindend voor alle betrokkenen bij de organisatie en uitvoering van de voorjaarsconventie van District 110AN in april 2027.") add_bullet(doc, "Geldigheidsduur: tot afronding van de evaluatie na de voorjaarsconventie 2027, en als leidraad voor de eerstvolgende roulatie.") add_bullet(doc, "Review: na de evaluatie van de conventie (uiterlijk 8 weken na conventiedatum), vóór overdracht aan de volgende organiserende club conform roulatieschema.") add_bullet(doc, "Detailuitwerkingen (processtappen, templates, planning) staan in de Procedure en het Projectplan (PVA); dit beleidsdocument is leidend bij conflicten.") doc.add_page_break() # ── INHOUDSOPGAVE ───────────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "Inhoudsopgave", level=1) for item in [ "1. Doel & Scope", "2. Governance Grondslag", "3. Organisatiestructuur", "4. Basisprincipes", "5. Stafverantwoordelijkheden (RACI-samenvatting)", "6. Financieel Kader", "7. Communicatie", "8. Kwaliteitsborging", "9. Wijzigingsprocedure", "Bijlage A: Controleset Feiten", "Bijlage B: Bronnenregister", ]: add_body_text(doc, item, bold=True) doc.add_page_break() # ── 1. DOEL & SCOPE ─────────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "1. Doel & Scope", level=1) add_heading_styled(doc, "1.1 Doel", level=2) add_body_text(doc, ( f"Dit beleidsdocument vestigt het kader voor de organisatie, besluitvorming en uitvoering van de " f"officiële LCI District Convention — de voorjaarsconventie — van District {DISTRICT} in {CONVENTIE_MAAND}. " "Het beleid waarborgt dat de conventie conform de internationale en districtse regels wordt voorbereid " "en gehouden, met rechtsgeldige stemmingen, transparante besluitvorming en een zorgvuldige financiële " "verantwoording." )) add_heading_styled(doc, "1.2 Scope", level=2) add_bullet(doc, f"District: {DISTRICT} (Multiple District 110 Nederland)") add_bullet(doc, f"Conventietype: {CONVENTIE_TYPE} — officiële jaarvergadering van het district") add_bullet(doc, f"Datum: {CONVENTIE_MAAND} (exacte datum conform roulatieschema Gouverneursraad)") add_bullet(doc, "Locatie: conform roulatieschema (vastgesteld door de Gouverneursraad op 6 mei 2022)") add_bullet(doc, f"Organisator: District {DISTRICT} met Conventiecommissie en Host Club (organiserende club)") add_bullet(doc, "Geldigheid: gehele conventiecyclus — voorbereiding, uitvoering, evaluatie en overdracht") add_heading_styled(doc, "1.3 Uitsluitingen", level=2) add_bullet(doc, "Dit beleidsdocument regelt geen operationele detailuitvoering; zie hiervoor de Procedure en het Projectplan (PVA).") add_bullet(doc, "Najaarsconventies (Ledenontmoetings- en inspiratieavonden) vallen buiten de scope van dit beleid.") add_bullet(doc, "De Nationale Conventie en het Europaforum vallen onder verantwoordelijkheid van MD 110 respectievelijk de Gouverneursraad.") doc.add_page_break() # ── 2. GOVERNANCE GRONDSLAG ─────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "2. Governance Grondslag", level=1) add_body_text(doc, ( "De voorjaarsconventie van District 110AN is een officiële District Convention binnen " "Lions Clubs International en berust op het onderstaande meerlagenstelsel. Bij conflicten " "is het hogere niveau leidend." )) gronddata = [ ["Niveau", "Grondslag", "Relevantie voor de conventie"], ["Internationaal", "LCI Constitution & By-Laws — Chapter XVII (District Conventions)", "Vereisten voor districtconventies: oproeping, stemrechten, verkiezingen DG/VDG, goedkeuring werkplan en begroting"], ["Multiple District", "Huishoudelijk Reglement MD 110 Nederland, mei 2021 — Sectie 1 Conventiereglement", "Oproeping (≥ 30 dagen vooraf), aanmelding (uiterlijk 48 uur vooraf), aanwijzing stemgerechtigden (uiterlijk 24 uur vooraf), spreekrecht, voorstellen, stembureau en stemmingprocedures"], ["District", "Regels en besluiten van District 110AN / Gouverneursraad", "Roulatieschema voorjaarsconventies (vastgesteld 6 mei 2022), districtsagenda, districtbegroting met conventie-post"], ["Project", "Dit beleidsdocument + Procedure + Projectplan (PVA)", "Operationele uitwerking onder verantwoordelijkheid van de District Governor en de Conventiecommissie"], ] add_table_with_style(doc, len(gronddata), 3, gronddata, col_widths=[3, 6, 9]) add_heading_styled(doc, "2.1 Kerneisen uit de grondslag", level=2) kern = [ ["Eis", "Regel", "Bron"], ["Oproeping", "Ten minste 30 dagen voor de conventie aan alle clubs, clubs in oprichting, Lions en Leoclubs in het MD", "HR art. 2.1"], ["Aanmelding stemrecht", "Lid meldt zich uiterlijk 48 uur voor aanvang aan; club wijst stemgerechtigde uiterlijk 24 uur voor aanvang aan", "HR art. 2.1–2.2"], ["Stemrecht", STEMRECHT_REGEL, "LCI Statuten / HR"], ["Quorum", QUORUM_REGEL + " (voor de meeste artikelen)", "HR"], ["Spreekrecht", "Alleen aangewezen stemgerechtigden; leden van MD-organen en MD-stichtingen hebben spreekrecht", "HR art. 2.3–2.4"], ["Verkiezingen", "Kandidaatstelling DG/VDG uiterlijk 30 dagen voor de conventie; stemming via stembiljetten", "HR art. 10, 17"], ["Conventiestukken", "Digitaal verstrekken uiterlijk 20 dagen voor de conventie", "HR art. 7.1"], ["Notulen", "Vaststelling volgende kabinetsvergadering (conform HR)", "HR art. 21.4"], ] add_table_with_style(doc, len(kern), 3, kern, col_widths=[4, 9.5, 4]) doc.add_page_break() # ── 3. ORGANISATIESTRUCTUUR ─────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "3. Organisatiestructuur", level=1) add_body_text(doc, ( "De organisatie van de voorjaarsconventie kent de volgende structuur. De District Governor " "is voorzitter van de conventie en eindverantwoordelijk; besluitvorming over statutaire " "zaken ligt uiteindelijk bij de conventie zelf en de Gouverneursraad." )) orgdata = [ ["Rol", "Functie", "Verantwoordelijkheid (samengevat)"], ["Voorzitter", "District Governor (DG) 2026–2027", "Eindverantwoordelijk voor de conventie; leidt de plenaire vergadering; vertegenwoordigt het district naar LCI en internationale gasten"], ["Ondersteuning bestuur", "Vice District Governors (1e en 2e VDG)", "Ondersteunen de DG; bereiden verkiezingen en werkplanpresentaties voor; deelnemen aan de Conventiecommissie"], ["Secretariaat", "Cabinet Secretary 2026–2027", "Oproeping, agenda, conventiestukken, registratie van stemgerechtigden, notulen en besluitenlijst; vaste aanspreekpunt samen met de ambtelijk secretaris"], ["Financiën", "Cabinet Treasurer 2026–2027", "Bewaking conventiebudget conform districtbegroting; financiële verantwoording na de conventie"], ["Uitvoering", "Conventiecommissie", "Operationele organisatie: locatie, logistiek, programma, registratie, vlaggenceremonie, catering en exploitatie"], ["Gastheerschap", "Host Club (organiserende club, conform roulatieschema)", "Lokale gastvrijheid, vrijwilligers, logistieke ondersteuning op locatie; overdracht van lessen geleerd aan de volgende organiserende club"], ["Toezicht stemproces", "Stembureau (benoemd door Gouverneursraad)", "Telling van stemmen, verificatie quorum, vaststelling uitslagen (conform HR)"], ["Overlegorgaan", "Gouverneursraad (MD-niveau)", "Benoemt stembureau; behandelt escalaties en gevallen niet voorzien in het reglement (HR art. 18)"], ] add_table_with_style(doc, len(orgdata), 3, orgdata, col_widths=[3.5, 5, 9]) add_heading_styled(doc, "3.1 Verantwoordingslijnen", level=2) add_bullet(doc, "De Conventiecommissie en Host Club rapporteren aan de DG en het kabinet (maandelijkse voortgangsinformatie).") add_bullet(doc, "De DG en Cabinet Secretary zijn de 'linking pin' richting de Gouverneursraad en LCI (conform Handboek Lions Conventies).") add_bullet(doc, "Het stembureau werkt onafhankelijk en rapporteert uitsluitend aan de conventievoorzitter en de plenaire vergadering.") doc.add_page_break() # ── 4. BASISPRINCIPES ───────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "4. Basisprincipes", level=1) add_body_text(doc, "De organisatie en besluitvorming van de voorjaarsconventie zijn gebaseerd op vier basisprincipes:") principes = [ ("Transparantie", ( "Alle besluitvorming is navolgbaar: oproeping, agenda, voorstellen, begroting en stemuitslagen " "worden tijdig en volledig gecommuniceerd aan alle clubs en leden. Conventiestukken worden " "uiterlijk 20 dagen voor de conventie digitaal verstrekt (HR art. 7.1). Financiële verantwoording " "wordt na de conventie openbaar gemaakt binnen het district.")), ("Gelijkwaardigheid", ( "Elke club heeft stemrecht conform de vaste regel (1 stem per 10 leden, minimaal 1, maximaal 5). " "Alle leden hebben onder gelijke voorwaarden toegang tot de conventie; toegang zonder stemrecht " "is gewaarborgd voor niet-aangewezen leden (spreekrecht conform HR).")), ("Ledenbetrokkenheid", ( "Clubs en leden kunnen actief bijdragen via voorstellen, amendementen, resoluties en moties " "(conform de inzendingstermijnen in het HR). Het programma biedt ruimte voor ontmoeting, " "inspiratie en uitwissaling tussen clubs, zones en internationale gasten.")), ("Continuïteit", ( "Kennis en ervaring worden overgedragen aan de volgende organiserende club conform het " "roulatieschema: evaluatierapport, overdrachtsmap en archivering (ownCloud / LionsBase) " "zijn vaste onderdelen van de afsluiting van elke conventiecyclus.")), ] for naam, tekst in principes: add_heading_styled(doc, naam, level=2) add_body_text(doc, tekst) doc.add_page_break() # ── 5. STAFVERANTWOORDELIJKHEDEN ────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "5. Stafverantwoordelijkheden (RACI-samenvatting)", level=1) add_body_text(doc, ( "Onderstaande RACI-matrix vat de verantwoordelijkheden op beleidsniveau samen. " "R = Responsible (uitvoert), A = Accountable (eindverantwoordelijk), C = Consulted, I = Informed. " "De gedetailleerde taakverdeling en planning staan in het Projectplan (PVA)." ), italic=True) raci = [ ["Beleidsterrein", "DG", "VDG's", "Cab. Secretary", "Cab. Treasurer", "Conventiecommissie", "Host Club", "Stembureau", "GR"], ["Datum & locatie (roulatie)", "A", "C", "C", "C", "R", "C", "—", "C"], ["Oproeping & conventiestukken", "A", "I", "R", "I", "C", "I", "—", "I"], ["Budget & financiën", "A", "I", "C", "R", "C", "C", "—", "I"], ["Programma & logistiek", "A", "C", "C", "C", "R", "R", "—", "I"], ["Verkiezingen & stemproces", "A", "C", "C", "—", "I", "I", "R", "A*"], ["Communicatie (NL/EN)", "A", "C", "R", "I", "R", "C", "—", "I"], ["Evaluatie & overdracht", "A", "R", "R", "R", "R", "R", "C", "I"], ] add_table_with_style(doc, len(raci), len(raci[0]), raci, col_widths=[4.5, 1.3, 1.3, 1.7, 1.7, 2.2, 1.7, 1.6, 1.2]) add_body_text(doc, "* De Gouverneursraad benoemt het stembureau en is eindverantwoordelijk voor het stemproces conform het Huishoudelijk Reglement.", italic=True, size=Pt(9)) doc.add_page_break() # ── 6. FINANCIEEL KADER ─────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "6. Financieel Kader", level=1) add_heading_styled(doc, "6.1 Begrotingsgrondslag", level=2) add_bullet(doc, f"De conventie wordt begroot conform de districtbegroting, met de conventie-post als referentie: {BUDGET_POST}.") add_bullet(doc, "Inkomsten: registratiebijdragen deelnemers, eventuele sponsoring en bijdragen vanuit het district.") add_bullet(doc, "Het streven is een deugdelijke exploitatie: geen negatief eindresultaat voor het district; overschotten vallen ten goede aan het district.") add_heading_styled(doc, "6.2 Beheersregels", level=2) add_bullet(doc, "De Cabinet Treasurer bewaakt het budget en rapporteert maandelijks aan DG en kabinet.") add_bullet(doc, "Uitgaven boven het door de Gouverneursraad vastgestelde plafond vereisen voorafgaande goedkeuring van de DG.") add_bullet(doc, "Alle facturen en betalingen worden gedocumenteerd bewaard in het conventie-archief.") add_heading_styled(doc, "6.3 Verantwoording", level=2) add_bullet(doc, "Binnen 2 weken na de conventie: financiële afsluiting door de Cabinet Treasurer (budget versus realisatie).") add_bullet(doc, "Afwijkingen worden toegelicht en meegenomen in de evaluatie en de overdracht aan de volgende organiserende club.") add_bullet(doc, "De eindafrekening wordt gerapporteerd aan de kabinetsvergadering en opgenomen in de jaarverantwoording van het district.") doc.add_page_break() # ── 7. COMMUNICATIE ─────────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "7. Communicatie", level=1) add_heading_styled(doc, "7.1 Officiële kanalen", level=2) comm = [ ["Kanaal", "Doel", "Beheerder"], ["Officiële oproeping (e-mail/post aan clubs)", "Wettelijk vereiste kennisgeving conform HR art. 2.1", "Cabinet Secretary"], ["Districtswebsite / LionsBase", "Publicatie agenda, stukken, registratie", "Cabinet Secretary / Conventiecommissie"], ["Conventiestukken digitaal (ownCloud / e-mail)", "Distributie voorstellen, amendementen, adviezen (T-20 dagen)", "Cabinet Secretary"], ["Districtsnieuwsbrief & clubcirculaires", "Herinneringen, praktische informatie, programma", "Conventiecommissie"], ] add_table_with_style(doc, len(comm), 3, comm, col_widths=[6, 7.5, 4]) add_heading_styled(doc, "7.2 Talen", level=2) add_bullet(doc, "De officiële voertaal van de conventie is Nederlands.") add_bullet(doc, "Kernstukken (oproeping, agenda, programma) worden tevens in het Engels beschikbaar gesteld vanwege internationale gasten en relaties (NL/EN).") add_bullet(doc, "Presentaties en toespraken van internationale gasten mogen in het Engels; afstemming over spreektijd en voertaal vindt vooraf plaats.") add_heading_styled(doc, "7.3 Timing (beleidskader)", level=2) timing = [ ["Moment", "Communicatie-actie"], ["T-6 maanden", "Aankondiging conventie (datum, locatie) in districtskanalen"], ["T-30 dagen", "Officiële oproeping met volledige agenda en voorstellen (verplicht conform HR)"], ["T-20 dagen", "Conventiestukken digitaal verstrekt (verplicht conform HR art. 7.1)"], ["T-14 / T-7 / T-3 dagen", "Herinneringen registratie en aanwijzing stemgerechtigden"], ["Tijdens conventie", "Actuele informatie via conventiecommissie / locatie-omroep"], ["T+4 weken", "Notulen, besluitenlijst en bedankje aan deelnemers en vrijwilligers"], ] add_table_with_style(doc, len(timing), 2, timing, col_widths=[4, 13.5]) doc.add_page_break() # ── 8. KWALITEITSBORGING ────────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "8. Kwaliteitsborging", level=1) add_heading_styled(doc, "8.1 QC-gates (Go/No-Go momenten)", level=2) add_body_text(doc, ( "De voorbereiding kent vaste kwaliteitscontroles (QC-gates). Elke gate moet zijn behaald " "voordat de volgende fase start; de volledige uitwerking staat in de Procedure." )) gates = [ ["Gate", "Moment", "Criterium (samengevat)"], ["QC-1 Plan", "T-12/T-9 maanden", "Datum, locatie en organisatiestructuur vastgesteld conform roulatie"], ["QC-2 Stukken", "T-30/T-20 dagen", "Oproeping verzonden (≥ 30 dagen); conventiestukken digitaal beschikbaar (20 dagen)"], ["QC-3 Registratie", "T-14/T-7 dagen", "Stembureau benoemd en geïnstrueerd; stemgerechtigden per club in beeld (quorum-indicator)"], ["QC-4 Uitvoering", "T-3/T-1 dagen", "Logistiek, materiaal en personeel 100% gereed (runbook afgerond)"], ["QC-5 Afsluiting", "T+2/T+8 weken", "Financiële afsluiting, evaluatierapport en archivering compleet; overdracht volgende club"], ] add_table_with_style(doc, len(gates), 3, gates, col_widths=[3, 3.5, 11]) add_heading_styled(doc, "8.2 Evaluatie na de conventie", level=2) add_bullet(doc, "Binnen 3 weken na de conventie vindt een evaluatiebijeenkomst plaats (DG, kabinet, Conventiecommissie, Host Club).") add_bullet(doc, "De evaluatie dekt minimaal: proces (termijnen, HR-naleving), programma en tevredenheid deelnemers, financiën en communicatie.") add_bullet(doc, "Resultaat: een evaluatierapport met lessen geleerd, dat onderdeel is van de overdrachtsmap voor de volgende roulatie.") add_bullet(doc, "De evaluatie wordt gepresenteerd in de eerstvolgende kabinetsvergadering en bewaard in het districtsarchief.") doc.add_page_break() # ── 9. WIJZIGINGSPROCEDURE ──────────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "9. Wijzigingsprocedure", level=1) add_heading_styled(doc, "9.1 Afwijkingen van dit beleid", level=2) add_body_text(doc, ( "Afwijkingen van dit beleidsdocument zijn alleen geldig na schriftelijke vastlegging en " "goedkeuring via onderstaand escalatiepad. Afwijkingen mogen nooit in strijd zijn met het " "Huishoudelijk Reglement of de LCI Constitution; in voorkomende gevallen beslist het hogere niveau." )) escalatie = [ ["Niveau", "Bevoegd voor goedkeuring", "Categorie afwijking", "Termijn"], ["1", "Cabinet Secretary / Projectleider", "Laag: logistieke details zonder gevolgen voor geldigheid of termijnen", "24 uur"], ["2", "District Governor (conventievoorzitter)", "Middelmatig: termijn- of programmawijzigingen zonder statutair effect", "Direct (conventiedag) / 4 uur"], ["3", "Gouverneursraad", "Hoog: afwijkingen met risico voor quorum, stemgerechtigheid of geldigheid besluiten", "Binnen 24 uur / eerstvolgende vergadering"], ["4", "Plenaire conventievergadering", "Gevallen niet voorzien in het reglement (HR art. 18); ordevoorstellen", "Direct tijdens conventie"], ] add_table_with_style(doc, len(escalatie), 4, escalatie, col_widths=[1.5, 4.5, 8, 3.5]) add_heading_styled(doc, "9.2 Versiebeheer van het beleidsdocument", level=2) add_bullet(doc, "Wijzigingen van dit beleidsdocument worden vastgelegd in de versiehistorie (hoofdstuk Documentbeheer) met datum, auteur en wijziging.") add_bullet(doc, "Structurele wijzigingen worden vastgesteld door de Gouverneursraad, op voorstel van de DG en het kabinet.") add_bullet(doc, "Na de evaluatie van de voorjaarsconventie 2027 wordt dit beleid herzien voor de volgende roulatie.") add_bullet(doc, "Alle geldige versies worden gearchiveerd in ownCloud / LionsBase; alleen de laatst vastgestelde versie is leidend.") doc.add_page_break() # ── BIJLAGE A: CONTROLESET FEITEN ───────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "Bijlage A: Controleset Feiten (TierVerify §17)", level=1) add_body_text(doc, "Deze feiten moeten in alle deliverables consistent terugkomen:", italic=True) controleset = [ ["Feit", "Waarde", "Bron"], ["District", DISTRICT, "District 110AN Club Health Assessment (sept 2025)"], ["Conventietype", CONVENTIE_TYPE, "Handboek Lions Conventies vs 06 20240729"], ["Datum", CONVENTIE_MAAND + " (exacte datum conform roulatie)", "Conventie Roulatieschema"], ["Locatie", "Conform roulatieschema (GR, vastgesteld 6 mei 2022)", "Conventie Roulatieschema"], ["Governance", GOVERNANCE, "Huishoudelijk Reglement MD 110 mei 2021"], ["Stemrechten", STEMRECHT_REGEL, "Huishoudelijk Reglement / LCI Statuten"], ["Quorum", QUORUM_REGEL, "Huishoudelijk Reglement"], ["Budget referentie", "Districtbegroting 25-26: post '1 Districtsconventie' € 3.500", "Districtbegroting 110 AN 25-26"], ["Voorzitter", "District Governor 2026–2027", "Werkplan AN 2026-2027 draft v1"], ["Secretaris", "Cabinet Secretary 2026–2027", "Werkplan AN 2026-2027 draft v1"], ["Thema FY 2026–2027", THEMA_2026_2027, "Werkplan AN 2026-2027 draft v1"], ["Leden district (referentie)", "± 1.200 (Districtbegroting 25-26)", "Districtbegroting 110 AN 25-26"], ] add_table_with_style(doc, len(controleset), 3, controleset, col_widths=[5, 7, 5.5]) doc.add_page_break() # ── BIJLAGE B: BRONNENREGISTER ──────────────────────────────────────── add_heading_styled(doc, "Bijlage B: Bronnenregister (Meta-Dossier v1)", level=1) bronnen = [ ["Bron", "Type", "Gebruik in dit beleid"], ["Handboek Lions Conventies vs 06 (2024-07-29)", "LCI-handboek", "Conventie-eisen, organisatie-structuur, verkiezingen"], ["Huishoudelijk Reglement MD 110 Nederland (mei 2021)", "Reglement", "Oproeping, stemrecht, quorum, stembureau, procedures"], ["Conventie Roulatieschema (GR, 6 mei 2022)", "Besluit GR", "Datum- en locatieroulatie voorjaarsconventies"], ["Districtbegroting 110 AN 25-26", "Begroting", "Financieel kader en conventie-post (€ 3.500)"], ["Werkplan AN 2026-2027 draft v1", "Werkplan", "Thema, kabinet 2026-2027, activiteitenkalender"], ["Werkplan AN 2025-2026", "Werkplan", "Context huidig werkjaar"], ["District 110AN Club Health Assessment (sept 2025)", "Rapportage", "Ledenaantallen district (basis stemrechtberekening)"], ["Verslag Najaarsconventie 110AN (17 oktober 2024)", "Verslag", "Precedenten en lessen geleerd"], ] add_table_with_style(doc, len(bronnen), 3, bronnen, col_widths=[7, 3, 7.5]) # ── COLOFON ─────────────────────────────────────────────────────────── doc.add_page_break() add_heading_styled(doc, "Colofon", level=1) for item in [ "Document: Beleidsdocument Voorjaarsconventie 2027 v1.0", f"District: {DISTRICT}", f"Datum aanmaak: {date.today().isoformat()}", f"Governance basis: LCI Constitution Chapter XVII · {GOVERNANCE}", "Auteur: District Governor 2026-2027 / Cabinet Secretary / Conventiecommissie", "Versiebeheer: v1.0 — initiële versie ter vaststelling Gouverneursraad", "Volgende review: na evaluatie voorjaarsconventie 2027 (voor de volgende roulatie)", ]: add_bullet(doc, item) return doc def main(): output_path = "/root/projects/jg/2026-voorjaarsconventie-110an/deliverables/docx/Beleidsdocument_Voorjaarsconventie_2027_v1.0.docx" os.makedirs(os.path.dirname(output_path), exist_ok=True) doc = build_document() doc.save(output_path) print(f"Document gegenereerd: {output_path}") if __name__ == "__main__": main()