&SNS,
me ( 7 a
5
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
&SNS,
re Ta
hs
|0.0 Inleiding ............................................................................................ 2|
|---|
|1.0 Districtsconventies ........................................................................ 3|
|1.1 Belangrijkste organisatorische en statutaire toe do’s: .................. 3|
|1.2 Wat vooral niet doen: .................................................................... 5|
|2.0 De Kabinetsoverdracht, een speciaal moment ................................ 6|
|2.1 De belangrijkste organisatorische to do’s:..................................... 6|
|2.2 Wat vooral niet doen: .................................................................... 7|
|3.0 Nationale Conventies ....................................................................... 8|
|3.1 De voorjaarsconventie ................................................................... 9|
|3.2 De najaarsconventie ...................................................................... 9|
|3.3 De belangrijkste organisatorische en statutaire to do’s: ............... 9|
|3.4 Wat vooral niet doen: .................................................................. 12|
|4.0 Internationale Conventies .............................................................. 13|
|4.1 Advanced Lions Leadership Institute (ALLI) ................................. 14|
|4.2 Opleiding Oak Brook .................................................................... 15|
|4.3 Europaforum voor 1e VDG’s ........................................................ 16|
|4.3.1 Organisatiestructuur .............................................................. 16|
|4.4. Europaforum voor Gouverneurs in functie ................................ 18|
|4.5 Internationale Conventie voor 1e VDG’s, inmiddels DGE’s ......... 19|
|4.6 Speciale en extra activiteiten voor de Gouverneurs: .................. 20|
|4.7 Internationale Conventie voor Gouverneurs in functie .............. 21|
MD110/vs06/gg
**Handboek MD 110 Lions Conventies**
## 0.0 Inleiding
Nederlandse Lions, met name (Vice) Districtsgouverneurs en hun partners, bezoeken gelukkig vaak in groten getale District, Nationale en Internationale Conventies. In de aanloop en tijdens deze conventies zijn er vele ongeschreven regels, waardoor elke Lion en partner zoekende is hoe zich te gedragen, wat te doen en te laten, welke kleding te dragen en waar die regels staan. Vandaar dit handboek waarin de do’s en do not’s zoveel mogelijk vastgelegd zijn. Het is een levend document, want zelfs in Lions land verandert er wel eens iets **�** .
Hopelijk geeft dit handboek houvast en richting voor alle Lions die nu en in de toekomst met hun partners conventies bezoeken, om nog meer te kunnen genieten van het samenzijn onder elkaar.
Veel leesplezier!
Henderikus Cazemier Gery Groen Ton Soeters PDG 110BN en PCC MD110 PCC ’20-’21 en PDG Past International Director
N.B. dit is versie 0/20240707. Alles wat gewijzigd is ten opzicht van versie 03 staat cursief. Verbetervoorstellen graag toesturen aan Gery Groen, gery.groen@cagg.nl
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
## 1.0 Districtsconventies
Elk district, zeker in Nederland, organiseert zijn conventies op zijn eigen wijze. Toch zijn er, vanuit de statuten die voor bijna elk district identiek zijn, een aantal basiszaken hetzelfde.
Tijdens de voorjaarsconventie wordt er door de zittende gouverneur gedeeld over de voortgang in de uitvoering van het werkplan en worden de inkomende 2e VDG, 1e VDG en DG benoemd. De inkomende DG presenteert de plannen voor het volgende Lionsjaar wat start op 1 juli inclusief een bijbehorende begroting. De najaar conventie is bedoeld als inhoudelijke terugblik en financiële verantwoording, inclusief kascommissie verslag.
Districtsconventies hebben een formeel karakter. Tegelijkertijd is het een ontmoetingsmoment tussen kabinetsleden en clubleden. Het stimuleren van de opkomst kan door een aantrekkelijke locatie met een rondleiding, een aansprekende spreker of een actueel onderwerp te bieden. Goede catering, aankleding, muzikale ondersteuning en met name een open, persoonlijke en warme ontvangst doet de rest.
Het uitsluitend uitnodigen door een inspirerende (herhalingen)mail naar alle leden is niet voldoende. Ook op de website en social media en via de zonevoorzitters zal actief het mooie moment aangeprezen moeten worden.
In de toekomst zal het bijeenkomen in hybride vorm, of in de buurt van een OV-punt, vegetarisch aanbod en herbruikbare gadgets en minder papier een grotere rol gaan spelen.
##### **_Maak de conventie succesvol_**
### 1.1 Belangrijkste organisatorische en statutaire toe do’s:
- Stem de kleding van het dagelijks bestuur op elkaar af van tevoren (oh, is iedereen in pak?), ook met de partners. Liefst allen in tenue de ville (heren in kostuum, dames in kostuum of jurk) inclusief de actuele pin met functie. Koninklijke onderscheidingen mogen gedragen.
- De districtsconventies moeten 6 weken vóór de nationale conventies gehouden worden zodat punten die aan de orde komen nog op tijd ingebracht kunnen worden voor de nationale conventie (minimaal 30 dagen tevoren)
- Check of de datum goed gekozen is en niet in een vakantie valt.
- Verplaatst nooit een eerder vastgestelde en gecommuniceerde datum.
- De districtssecretaris is de centrale regelaar, verantwoordelijk voor het verzamelen van alle stukken en voor de uitnodiging via de vergadermodule in het CMS naar de leden.
- De districtssecretaris zorgt dat de agenda en de vergaderstukken een maand (30 dagen) voor de gekozen datum voor de leden benaderbaar zijn via de site, via een uitnodiging en in de ownCloud.
- De districtssecretaris moet duidelijk zichtbaar bij de entree van de locatie zitten en hij/zij noteert de aanwezigen en deelt badges uit waarop naam en clubnaam vermeld staan.
- Tijdens de conventie heeft de districtssecretaris het inzicht in het aantal aanwezigen en stemgerechtigden; als er gestemd moet worden zorgt hij/zij voor voldoende stembriefjes en bij stemming over personen voor vooraf ingevulde stemformulieren met de keuzes.
- De districtssecretaris verzorgt de roll-call; hij/zij weet wie zich hebben opgegeven, afgemeld en aanwezig zijn om namens de club te stemmen met hoeveel stemmen.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- Zorg voor een apart agendapunt voorafgaand aan het bekend maken van een uitslag na een stemming op personen, om de districtssecretaris tijd te gunnen om stembiljetten te tellen.
- Welkom, Roll-Call (wie zijn er en wie hebben zich afgemeld) en rondvraag zijn vaste agendapunten.
- Heet iedereen welkom en noem eventueel oud-gouverneurs, internationale directors en buitenlandse gouverneurs of directors expliciet en persoonlijk met hun titel.
- Reserveer plekken met bordjes als je weet dat er hoogwaardigheidsbekleders komen.
- Voor de najaar conventie (of najaar bijeenkomst) agendeer je de financiële verantwoording van het vorige bestuur inclusief expliciet akkoord van de vergadering voor decharge van het vorige bestuur.
- Zorg dat het verslag van de Kascommissie tijdig, dus een maand tevoren, beschikbaar is.
- Zorg dat de Kascommissie bestaat uit een lid van de Lionsclub van de vorige gouverneur en een lid van de Lionsclub van de huidige gouverneur.
- De Districtspenningmeester zorgt dat de financiële stukken een maand voor de conventie beschikbaar zijn inclusief het verslag van de Kascommissie.
- Voor de voorjaarsconventie agendeer je het herdenken van de overledenen, presentatie van het werkplan, de begroting en de verkiezing van de 2de, 1ste en Districtsgouverneur.
- De districtsgouverneur stelt de begroting op aan de hand van zijn/haar werkplan en speerpunten, en stemt dit af met de Districtspenningmeester.
- Zorg dat het volledige dagelijks bestuur altijd aanwezig is op de conventie.
Als dat niet het geval is, vermeld dat dan bij de opening met de reden.
- Verwelkom de leden persoonlijk met twee bestuursleden bij de entree.
- Reik eventuele onderscheidingen uit aan het einde van de vergadering en zorg voor een kado of bloemen.
- Bezoek de locatie van tevoren en stem met de uitbater af waar de conventie exact plaats vindt, waar geparkeerd kan worden, of er tegelijk andere gezelschappen zijn (dan meer banners voor de routing) en wat een goede routing voor de gasten is en hoe de zaal wordt voorbereid en opgebouwd.
- Zorg voor een afgesloten deel van een locatie zodat de vergadering ongestoord plaats kan vinden.
- Verzeker je er van tevoren van dat er minimale geluidsoverlast van andere aanwezigen of van de keuken (bijv. espressomachine!) is tijdens de vergadering.
- Zorg voor van tevoren voor een fotograaf, liefst met een digitale spiegelreflexcamera.
- Maak afspraken over PR; wie plaatst wat voor de Lion, op de website en social media.
- Denk van tevoren na over de plek waar de meeste foto’s van formele momenten gemaakt worden en zorg dat er geen zonlicht of beeldscherm op de achtergrond is.
- Zorg voor voldoende Lions aankleding, vlaggen en standaarden.
- Als dagelijks bestuur een uur, liefst twee uur, voor aanvang aanwezig zijn voor opbouw, de juiste zaalinrichting en techniek test!
- Stem van tevoren af wie de laptop meeneemt en zorg dat alle presentaties daarop staan.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- Test in de zaal de aansluiting, de weergave en de zoninval van de presentatie.
- Stem de routing af met de cateraar (o, ik dacht dat jullie daar gingen zitten).
- Maak van tevoren duidelijk wat gratis aangeboden wordt en waarvoor betaald moet worden.
- Externe presentaties buiten de formele vergadering houden.
- Zorg dat degenen die de microfoon in handen hebben en spreken, hun gezicht naar de zaal richten.
- Sluit de vergadering expliciet af, zodat voor iedereen duidelijk is dat het vergaderdeel klaar is.
- Probeer op de afgesproken tijd af te sluiten, maar wel op een natuurlijke manier en laat ruimte aan de leden om inbreng te geven.
- De voorjaarsconventie is een mooi moment om eventueel gemaakte vriendschappen met buitenlandse gouverneurs te versterken door hen uit te nodigen. Als je dat doet, spreek duidelijk van tevoren af wat de verwachtingen zijn bijv. spreektijd en voertaal, en zorg dan dat de volksliederen van Nederland, Amerika en het land van de gasten gespeeld worden
- Hou het gezellig, ook bij tegenslag. Zorg dat de leden met een positief gevoel weggaan.
##### **_Succes door ook dingen vooral niet te doen_**
- 1.2 Wat vooral niet doen:
- Elkaar als bestuur afvallen of je gelijk halen in de conventievergadering, verbaal en nonverbaal.
- Afgeven op je voorgangers.
- Je teleurstelling over een eventuele geringe opkomst benoemen; dat zeg je immers tegen diegene die wel de moeite genomen hebben om te komen.
- Leden geen enkele of weinig gelegenheid geven om de interactie aan te gaan, bijv. door bij inbreng te benadrukken dat het programma te vol is (dat heb je immers zelf gedaan!).
- Blijven zitten als je presenteert.
- Tegen het scherm praten; de presentatie is ondersteunend, kijk de zaal in als je praat.
- Kritische opmerkingen van leden tegenspreken; blijf netjes, dank de inbrenger en zeg dat je erop terugkomt of het meeneemt.
- Oudere leden spreektijd ontzeggen; ze zijn soms lang van stof maar behandel ze respectvol.
- Als dagelijks bestuur meteen na afloop de conventie verlaten; uiteraard kan het zo zijn dat één van de leden van het dagelijks bestuur elders verplichtingen heeft, maar zorg dat er altijd bestuursleden als laatste vertrekken.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
## 2.0 De Kabinetsoverdracht, een speciaal moment
De kabinetsoverdracht is meestal één van de eerste activiteiten in een fiscal year (na 1-7). Dit is een niet officiële bijeenkomst waarbij de nieuwe Gouverneur de regie heeft (locatie, invulling) en op feestelijke wijze de oud-gouverneur bedankt en de versierselen in ontvangst neemt. Het is een feestelijk ontmoetingsmoment ook voor de kabinetsleden zelf en voor oud- bestuurders.
Toch zijn ook daar enkele do’s en do not’s te vermelden, ook omdat deze bijeenkomst qua omvang soms net zo groots georganiseerd wordt als ware het een officiële conventie. En dat is het niet.
Zo worden er geen notulen of verslag gemaakt, verantwoording afgelegd en dergelijke.
### 2.1 De belangrijkste organisatorische to do’s:
- Stem de kleding van het dagelijks bestuur op elkaar af van tevoren (oh, is iedereen in pak?), ook met de partners. Een jasje met de actuele pin met functie en een nette broek en nette schoenen. Bij voorkeur geen Koninklijke onderscheidingen.
- De kabinetsoverdracht moet voor de eerste districtsconventie gehouden worden en bij voorkeur binnen 6 weken na het begin van het nieuwe Lions jaar.
- Check of de datum goed gekozen is en niet in een vakantie valt.
- Verplaatst nooit een eerder vastgestelde en gecommuniceerde datum.
- De districtsgouverneur is de centrale regelaar en verantwoordelijk voor de locatie en het programma.
- De districtssecretaris zorgt dat de uitnodiging een maand voor de gekozen datum verzonden wordt en dat de datum zichtbaar is op de site en social media.
- Welkomstwoord en de formele overdracht zijn vaste elementen.
- Het is goed gebruik dat de president van de club van de nieuwe gouverneur een rede voert om de aanwezigen inzicht te geven in de kwaliteiten van de nieuwe gouverneur
- Zorg dat het volledige dagelijks bestuur altijd aanwezig is op de kabinetsoverdracht en zoveel mogelijk kabinetsleden.
- Verwelkom de leden persoonlijk bij de entree, idealiter door de nieuwe en de oude gouverneur.
- Reik bij voorkeur geen onderscheidingen uit op deze informele bijeenkomst die in het teken staat van de nieuwe gouverneur.
- Zorg voor een activiteit na afloop van de overdracht, bijvoorbeeld een rondleiding of een presentatie.
- Bezoek de locatie van tevoren en stem met de uitbater af waar de kabinetsoverdracht exact plaats vindt, waar geparkeerd kan worden, of er tegelijk andere gezelschappen zijn (dan meer banners voor de routing) en wat een goede routing voor de gasten en de opbouw is.
- Zorg voor een afgesloten deel van een locatie waar de overdracht ongestoord plaats vindt.
- Verzeker je er van tevoren van dat er minimale geluidsoverlast van andere aanwezigen of van de keuken (bijv. espressomachine!) is tijdens de overdracht.
- Zorg voor van tevoren voor een fotograaf, liefst met een digitale spiegelreflexcamera.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- Maak afspraken over PR; wie plaatst wat wanneer voor de Lion Magazine, website en social media.
- Denk van tevoren na over de plek waar de meeste foto’s van formele momenten gemaakt worden en zorg dat er geen zonlicht op de achtergrond is.
- Zorg voor voldoende Lions aankleding, vlaggen en standaarden.
- Zorg voor een presentje/pin voor de aanwezigen.
- Als dagelijks bestuur een uur, liefst twee uur, voor aanvang aanwezig zijn voor opbouw, de juiste zaalinrichting en techniek test!
- Stem van tevoren af wie een laptop meeneemt en zorg dat eventuele presentaties daarop staan.
Test in de zaal de aansluiting, de weergave en de zoninval van de presentatie.
- Stem de routing af met de cateraar (o, ik dacht dat jullie bleven staan).
- Maak van tevoren duidelijk wat gratis aangeboden wordt en waarvoor betaald moet worden.
- Probeer op de afgesproken tijd af te sluiten, maar wel op een natuurlijke manier en laat ruimte aan de leden om inbreng te geven.
- Hou het gezellig; ook bij tegenslag zorg dat de leden met een positief gevoel weggaan.
### 2.2 Wat vooral niet doen:
- Je teleurstelling over een eventuele geringe opkomst benoemen; dat zeg je immers tegen diegene die wel de moeite genomen hebben om te komen
- Blijven zitten als je spreekt
- Oudere leden spreektijd ontzeggen; ze zijn soms lang van stof maar behandel ze respectvol
- - Als dagelijks bestuur meteen na afloop de locatie verlaten; uiteraard kan het zo zijn dat één van de leden van het dagelijks bestuur elders verplichtingen heeft, maar zorg dat er altijd bestuursleden als laatste vertrekken
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
## 3.0 Nationale Conventies
Nationale Conventies kennen in grote lijnen dezelfde opzet als districtsconventies, maar dan met een centrale rol voor de ambtelijk secretaris als vraagbaak voor de GR en aanspreekpunt voor Cantrijn in verband met de voorbereiding van de registratie en notulering. De ambtelijk secretaris zorgt dat de stukken in ownCloud komen, de gouverneurs zorgen dat erop tijd wordt aangeleverd. Het vergadergedeelte wordt voorbereid en georganiseerd door de GR en de ambtelijk secretaris. De nationale voorjaarsconventie is het moment om mooie resultaten te tonen van de zittende gouverneurs. Daarnaast presenteren de inkomende gouverneurs hun plannen inclusief een bijbehorende begroting. Ook is dit het moment voor de nieuwe gouverneurs om hun pins en vaantjes klaar te hebben.
In de nationale najaarsconventie wordt financiële verantwoording afgelegd en als het goed is decharge verleend aan de vorige GR. Ook het verslag van de kascontrolecommissie wordt behandeld en het jaarverslag van de Raad van Advies. Tevens worden de jaarverslagen van de Lions stichtingen ‘ter informatie’ gedeeld. Stichtingen hoeven over de bijdrage van € 1000 voor vergaderkosten geen verantwoording af te leggen.
Een aantal elementen zijn extra of uitgebreider bij nationale conventies dan bij districtconventies:
- De gouverneursraad, de 1e VDG’s, hun partners, gasten en de ambtelijk secretaris komen de dag voor de voorjaarsconventieconventie bijeen, dineren met elkaar en overnachten in de buurt van de conventielocatie.
- Cantrijn is op de dag zelf ook aanwezig en verzorgt onder regie van de ambtelijk secretaris de registratie en uitreiking van de stemkaarten.
- Cantrijn notuleert het formele deel van de vergadering.
Conventies hebben een formeel karakter vanwege het feit dat er stemmingen plaats vinden, tegelijkertijd is het een ontmoetingsmoment tussen Gouverneurs en clubleden. Het stimuleren van de opkomst kan door een aantrekkelijke locatie met een rondleiding, een aansprekende spreker of een actueel onderwerp te bieden.
Catering, aankleding, muzikale ondersteuning en met name een open, persoonlijke en warme ontvangst doen de rest.
Een inspirerende (herhalings)mail is niet genoeg om de leden te stimuleren naar de bijeenkomst te komen, ook op de website en social media en via de zonevoorzitters zal actief het mooie moment en de extra georganiseerde activiteiten aangeprezen moeten worden. Houd ook rekening met behoefte van leden om hybride bij de vergadering aan te sluiten, de wens om de locatie met openbaar vervoer te kunnen bereiken, vegetarisch aanbod, herbruikbare gadgets en steeds minder papier.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
### 3.1 De voorjaarsconventie
Traditioneel is de **voorjaarsconventie** bij toerbeurt in een ander district in Nederland. Een mooie gelegenheid voor een stad in dat district om zich te presenteren, waarbij meestal meerdere lokale Lionsclubs een leuk programma aanbieden aan de leden tijdens (voor de partners) en na de conventie. De keuze van de stad wordt door de districtsgouverneur gemaakt evenals het werven en besturen van het organiserend comité. Hij/zij is de linking pin samen met de ambtelijk secretaris.
De voorjaarsconventie kent tot nu toe een aantal extra elementen:
- De Internationale gasten worden door de gouverneurs uitgenodigd of ze kunnen zichzelf aanmelden; ze worden uitgenodigd voor het diner en de conventie inclusief lunch en borrel
- Vrijdagavond is er een diner. Voor het diner is er een Get Together borrel voor alle gouverneurs, inkomende gouverneurs, ambtelijk secretaris, ambtelijk penningmeester, internationale gasten en alle partners
- Zaterdag is er na de vergadering een lunch en een activiteitenprogramma (eigen bijdrage wordt altijd gevraagd) wat door lokale clubs wordt georganiseerd en toegankelijk is voor alle Lions en partners. Voor partners is er tijdens de conventie een partnerprogramma.
- De dag van de voorjaarsconventie wordt afgesloten met een gezamenlijke borrel voor alle conventiegangers.
### 3.2 De najaarsconventie
De najaarsconventie wordt centraal in Nederland gehouden, goed bereikbaar voor allen en zonder de extra elementen van de voorjaarsconventie. Bij de najaarsconventie dus geen internationale gasten, geen aparte diners en de conventie wordt na het vergadergedeelte afgesloten met een lunch. Doorgaans is er geen middagprogramma.
### 3.3 De belangrijkste organisatorische en statutaire to do’s:
- Stem de kleding en versierselen van het dagelijks bestuur op elkaar af van tevoren (waarom draag je die pin?), ook met de partners. Een mooi zakenpak met de actuele pin met functie, stem af wel of geen stropdas en nette schoenen. Koninklijke onderscheidingen mogen gedragen worden.
- De nationale voorjaarsconventie moet vóór de internationale conventie gehouden worden en vindt meestal plaats in de 3e /4e week van mei of 1e week van juni.
- Check of de datum goed gekozen is en niet in een vakantie valt.
- Verplaats nooit een eerder vastgestelde en gecommuniceerde datum.
- De ambtelijk secretaris is de centrale regelaar en verantwoordelijk voor het verzamelen van alle stukken en de uitnodiging. De uitnodiging wordt door CCM opgesteld en uitgevoerd en wordt via de mailmaster naar de leden verzonden.
- De ambtelijk secretaris zorgt dat de agenda en de vergaderstukken een maand voor de gekozen datum beschikbaar zijn. Via een link in de uitnodiging kom je automatisch bij het aanmeldingsformulier. Een 2e link in de uitnodiging verwijst naar de agenda met de vergaderstukken in de ownCloud. Het tijdig beschikbaar maken van de stukken is een statutaire verplichting.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- Cantrijn moet duidelijk zichtbaar bij de entree van de locatie zitten en ze noteren de aanwezigen en delen badges uit waarop naam en clubnaam vermeld staan, alsmede de stembiljetten.
- Tijdens de conventie heeft de ambtelijk secretaris het inzicht in het aantal aanwezigen en stemgerechtigden; als er gestemd moet worden zorgt hij/zij voor voldoende stembriefjes en bij stemming over personen voor vooraf ingevulde stemformulieren met de keuzes.
- De ambtelijk secretaris verzorgt de roll-call; hij/zij weet wie zich hebben opgegeven, afgemeld en aanwezig zijn om namens de club te stemmen en hoeveel stemmen er aanwezig zijn.
- Verdeel vooraf duidelijk de taken. Degenen die met de organisatie en randvoorwaarden bezig zijn, doen geen inhoudelijke taken.
- De ambtelijk secretaris is voorzitter van het stembureau. Vervolgens worden twee leden gevraagd de voorzitter te assisteren.
- Zorg voor een apart agendapunt voorafgaand aan het bekend maken van een uitslag na een stemming op personen, om de ambtelijk secretaris tijd te gunnen om stembiljetten te tellen.
- Welkom, roll-call (hoeveel stemmen zijn er vertegenwoordigd) en rondvraag zijn vaste agendapunten. Raadpleeg ook vergaderstukken van eerdere conventies.
- Stem met name met eventuele sprekers goed af hoeveel tijd zij krijgen en wat ze ongeveer gaan doen of zeggen (no surprises).
- Herdenk aan het begin van de voorjaarsvergadering met een moment stilte Lions die ons ontvallen zijn.
- Zorg dat de vlaggenceremonie aan het begin van de voorjaarsconventie goed wordt voorbereid, dat de juiste vlaggen getoond worden: eerst USA, dan van buitenlandse gasten in volgorde van belangrijkheid van de gast en dan de Nederlandse vlag. Als de vlag getoond wodt klinkt ook er een stukje van het volkslied wat erbij hoort en bij de Nederlandse vlag het hele eerste couplet van het Wilhelmus. In de najaarsconventie is er geen vlaggenceremonie.
- Tijdens de najaarsconventie vindt de financiële verantwoording van het vorige bestuur inclusief de decharge van het vorige bestuur plaats.
- Zorg dat de verslagen van de Kascommissies en de jaarverslagen van de Lions Stichtingen, tijdig, dus een maand tevoren, beschikbaar zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de penningmeester en de ambtelijk penningmeester hiervoor te zorgen.
- Voor de voorjaarsconventie agendeer je onder meer de presentatie van het werkplan en de begroting van de inkomende GR.
- De penningmeester stelt de begroting op aan de hand van het werkplan, de speerpunten, de input van de commissies en stemt dit af met de Financiële Commissie; tijdige terugkoppeling naar de Gouverneursraad is daarbij essentieel, vooral bij voorgestelde veranderingen
- Zorg dat het volledige dagelijks bestuur altijd aanwezig is op de conventie.
Als dat niet het geval is, vermeld dat bij de opening met de reden.
- Verwelkom de leden persoonlijk met twee Gouverneurs bij de entree.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- Eventuele onderscheidingen worden aan het einde van de vergadering uitgereikt en zorg voor bloemen
- Bezoek de locatie van tevoren en stem met de uitbater af waar de conventie exact plaats vindt, waar geparkeerd kan worden, of er tegelijk andere gezelschappen zijn (dan meer banners voor de routing) en wat een goede routing voor de gasten en de opbouw is.
- Wat geluid betreft: meteen bij het afspreken van de locatie inventariseren en testen van de eventueel aanwezige en te gebruiken geluidsinstallatie. Waar zit de bediening, zijn er microfoons en hoe is de geluidsweergave. Indien er een geluidsinstallatie gehuurd moet worden, deze ook minimaal de dag voor de conventie testen.
- Zorg voor een afgesloten deel van een locatie waar de vergadering ongestoord plaats vindt.
- Verzeker je er van tevoren van dat er minimale geluidsoverlast van andere aanwezigen of van de keuken (bijv. espressomachine!) is tijdens de vergadering.
- Zorg voor van tevoren voor een fotograaf, liefst met een goede camera.
- Maak afspraken over PR; aankondiging in de Lion, op de website en social media.
- Denk van tevoren na over de plek waar de meeste foto’s van formele momenten gemaakt worden en zorg dat er geen zonlicht op de achtergrond is of een openstaand beeldscherm.
- Zorg voor voldoende Lions aankleding, vlaggen en standaarden.
- Het organiserend comité moet ruim van tevoren aanwezig zijn voor opbouw, de juiste zaalinrichting en techniek test!
- Stem van tevoren af wie de laptop meeneemt en zorgt dat alle presentaties daarop staan. Zorg ook voor een 2e back-up van de computer en zorg dat ook die van tevoren getest is.
- Presentaties worden uiterlijk een week voor de conventie aan de opsteller gestuurd.
- Test in de zaal de aansluiting, de geluidsweergave, het geluid en de zoninval van de presentatie.
- Zorg voor functioneel gebruik van e beamer en schakel die uit als het niet functioneel is of bij het nemen van foto’s.
- Zorg voor tafels voor in de zaal om ondersteunend materiaal kwijt te kunnen en eventueel van daaruit te presenteren; maak contact tijdens het presenteren.
- Zorg voor mobiele microfoons voor de spreker(s) en twee voor vragen vanuit de zaal en informeer de sprekers over juist gebruik van de microfoon.
- Hou de microfoon vast als met name oudere leden het woord nemen, hou de regie en zorg dat sprekers met hun gezicht naar de zaal staan.
- Stem de routing af met de cateraar (o, ik dacht dat jullie meteen de zaal ingingen).
- Maak van tevoren duidelijk wat gratis aangeboden wordt en waarvoor betaald moet worden.
- Sluit de vergadering expliciet af, zodat voor iedereen duidelijk is dat het vergaderdeel klaar is.
- Externe presentaties buiten de formele vergadering houden.
- Probeer op de afgesproken tijd af te sluiten, maar wel op een natuurlijke manier en laat ruimte aan de leden om inbreng te geven.
- De voorjaarsconventie is een mooi moment om eventueel gemaakte vriendschappen met buitenlandse gouverneurs te versterken door hen uit te nodigen. Als je dat doet, spreek
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
duidelijk van tevoren af wat de verwachtingen zijn bijv. spreektijd en voertaal, en zorg dan dat de volksliederen van Nederland, Amerika en het land van de gasten gespeeld worden.
- Houd steeds voor ogen wat de toegevoegde waarde van speeches is voor de vergadering en voor de leden.
- Hou het gezellig; zorg dat de leden ook bij tegenslag met een positief gevoel weggaan.
##### **_Succes door ook dingen vooral niet te doen_**
### 3.4 Wat vooral niet doen:
- Zeg wat leuks of zeg maar niets.
- Elkaar als bestuur afvallen of je gelijk halen in de conventievergadering, verbaal en nonverbaal.
- Afgeven op je voorgangers.
- Op een verhoging boven de leden gaan zitten achter statische tafels en ze toespreken.
- Je teleurstelling over een eventuele geringe opkomst benoemen; dat zeg je immers tegen diegene die wel de moeite genomen hebben om te komen.
- Leden geen enkele of weinig gelegenheid geven om de interactie aan te gaan, bijv. door bij inbreng te benadrukken dat het programma te vol is (dat heb je immers zelf gedaan!)
- Blijven zitten als je presenteert.
- Tegen het scherm praten; de presentatie is ondersteunend, kijk de zaal in als je praat.
- Kritische opmerkingen van leden tegenspreken; blijf netjes, dank de inbrenger en zeg dat je erop terugkomt of het meeneemt.
- Oudere leden spreektijd ontzeggen; ze zijn soms lang van stof maar behandel ze respectvol.
- De lunch laten plaatsvinden in dezelfde ruimte of zichtbare ruimte; zodra de voorbereidingen starten is de aandacht van de zaal weg.
- Als Gouverneurs meteen na afloop de conventie verlaten; uiteraard kan het zo zijn dat één van de Gouverneurs elders verplichtingen heeft, maar zorg altijd dat Gouverneurs als laatste vertrekken.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
## 4.0 Internationale Conventies
Internationale Conventies kennen een geheel andere opzet dan district en landelijke conventies, met een eigen dynamiek, heel veel deelnemers, een groots en vol programma waarbij je zeker bij je 1ste keer enigszins overvallen wordt door alle activiteiten en jouw gevraagde rol daarin.
Dit handboek is met name voor hen bedoeld die dit voor het eerst meemaken, omdat telkens blijkt dat iedereen zich verbaast over het feit dat nergens staat wat er van je verwacht wordt.
Op weg naar Gouverneur is je eerste internationale ervaring als 2e VDG de ALLI (in 2024 voor het laatst) ergens in Europa. Als 1e VDG ga je in het najaar naar het Europaforum en in februari voor je opleiding, naar Oak Brook in Amerika. Vervolgens ga je naar de internationale conventie ergens in de wereld waar je als DG wordt geïnstalleerd. Als DGE ben je ook degene die stemt. (Elke Lion die op de internationale conventie aanwezig is mag stemmen, mits dat vooraf is aangemeld via de eigen clubsecretaris). In je rol als DG ga je nogmaals naar een Europaforum en een Internationale Conventie. Tijdens je 2de Europaforum stemmen de council chair en de secretaris van de GR, tijdens je 2e internationale conventie heb je formeel geen rol, maar bezoek allerlei workshops.
Elke internationale bijeenkomst heeft zijn eigen karakter en eigenaardigheden en is een feest. Tegelijkertijd zijn er zaken waar je rekening mee moet houden met betrekking tot je rol en in de omgang met andere landen. Zeker als je op kosten van MD110 een conventie bezoekt, is het de bedoeling dat je zoveel mogelijk doet om bij te dragen aan de Lions-organisatie.
Neem pins mee als je die al hebt, want vele buitenlandse Lions doe je daar een groot plezier mee.
Per internationale bijeenkomst hierna do’s en do not’s.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- 4.1 Advanced Lions Leadership Institute (ALLI)
De opzet van de ALLI staat ter discussie, maar hierbij de ervaringen en tips voor de huidige opzet.
De ALLI is meestal de 1ste keer dat je buitenlandse Lions ‘live’ ontmoet. Het is een lang en intensief programma. Zorg dat je uitgerust begint en wees mild voor je mede Lions; niet iedereen heeft Bedrijfskunde gestudeerd, kent alle Lions afkortingen of weet hoe de organisatie in elkaar zit. Ook doet niet iedereen alles even goed. Los van of ze het Engels (of Duits) voldoende beheersen. Realiseer je dat iedereen dit vrijwillig doet!
Tijdens de training kun je gewoon in polo/trui en broek deelnemen, ’s avonds tijdens het diner trek je zakelijke kleding aan, geen stropdas en draag je zichtbaar je inkomende pin en naambadge.
Tip; doe actief mee in de training, maar zorg ook dat we als Nederlanders niet altijd als 1ste dé oplossing bieden of werkgroepen voorzitten. Geef anderen zeker ruimte, dit geeft geweldige inzichten in zang-, acteer en improvisatietalent! Het is een groepsvormende cursus waarbij je nog jaren vrienden met deze Lions kunt worden, investeer en geniet (met mate…), want bij internationale conventies ontmoet je elkaar weer
Behalve de reis wordt verder alles voor je geregeld door het Commissie Opleidingen (GLT) en Oak Brook, niet voor je partner, die gaat normaliter niet mee. De reiskosten mag je declareren bij het MD.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
### 4.2 Opleiding Oak Brook
Ook de opleiding in Oak Brook staat ter discussie, maar hierbij de ervaringen en tips voor de huidige opzet.
De opleiding is bestemd voor de 1e VDG’s en het is meestal de 2de keer dat je buitenlandse Lions ‘live’ ontmoet maar nu bestaat de groep uit alle inkomende districtgouvernerus van de hele wereld en dat zijn er ongeveer 750. Dat is nog even anders dan een Europese Lion. Het is een lang en intensief programma, zorg dat je uitgerust begint en ook hier: wees mild voor je mede Lions; niet iedereen heeft Bedrijfskunde gestudeerd of kent alle Lions afkortingen en wat ze doen even goed. Los van of ze het Engels voldoende beheersen. Realiseer je dat iedereen dit vrijwillig doet!
Tijdens de training kun je gewoon in polo/trui en broek deelnemen, ’s avonds tijdens het diner trek je zakelijke kleding aan, geen stropdas en je inkomende pin en naam zichtbaar op je pak.
Ook hier geldt, doe actief mee in de training, maar zorg dat we als Nederlanders niet altijd als 1ste dé oplossing bieden of werkgroepen voorzitten. Geef anderen zeker ruimte, dit geeft geweldige inzichten in zang-, acteer en improvisatietalent! Meestal zit je met maximaal 2 collega VDG’s in een groep en spreek je je eigen groep in de avond. Maak daar afspraken over, want het is nog volop in de fase van de voorbereiding van het komende Lionsjaar.
Je aanmeldingsformulier dien je in bij de MD Coördinator GLT en na je inschrijving krijg je contact met Oak Brook, dus ook voor de reis. Die boek je via het reisbureau van LCI. Alle kosten worden vergoed. Partners gaan normaliter niet mee. Soms plannen de VDG’s nog enkele dagen in Chicago met elkaar.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
### 4.3 Europaforum voor 1e VDG’s
In aanloop naar je Gouverneurschap is het gebruik dat je alvast naar je 1ste Europaforum gaat, waar ongeveer 1000 Lions aan deelnemen. Goed om te weten dat je daar formeel geen rol hebt, anders dan kennismaken en hernieuwde vriendschappen uit Nederland en de ALLI bevestigen en nieuwe vrienden maken. Het is gebruik dat partners van Gouverneurs meegaan naar het Europaforum, doe dat vooral!
Er wordt niets voor je geregeld, je regelt zelf vervoer, registratie, ticket voor het gala, hotel etcetera. Het is wel goed onderling af te stemmen of je in het conferentiehotel gaat of één van de andere aangeboden hotels. Er geldt een maximale vergoeding per VDG). Voor de partner geldt ook een kleine bijdrage in de kosten. Check hiervoor de onkostenregeling.
Het Europaforum kent een strak en vol programma. _Tijdens de 1__e_ _plenaire sessie worden alle ingediende voorstellen gepresenteerd. Tijdens de 2__e_ _plenaire sessie wordt er gediscussieerd over de voorstellen en kunnen amendementen worden ingediend. Tijdens de 3 plenaire sessie wordt er gestemd over de voorstellen. De CC stemt voor MD110, uiteraard na overleg met de GR en met de IPDG’s. Van jou wordt verwacht dat je de plenaire sessies bijwoont._
Meestal ben je als 1e VDG’s op dat moment (oktober) ook volop bezig met je planvorming en teambuilding. Tip: Spreek af dat je twee a drie momenten samen lunch geniet of een tijd apart gaat zitten om aan je plan te werken of ervaringen uit te wisselen. Maak ook meerdere groepsfoto’s als complete Gouverneursraad, zeker in gala outfit!
_Bezoek de sessies die gaan over jouw aandachtsgebieden als Gouverneur._
Neem ook kaartjes en pins mee als je die al hebt om uit te delen en te ontvangen.
Tip: stem onderling af wie waar naartoe gaat om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Neem je deelname serieus, er worden immers door het MD niet voor niets kosten voor je gemaakt.
Zorg voor zakelijke kleding gedurende het Europaforum en het liefst eenzelfde kleur voor alle Gouverneurs zodat zij herkenbaar zijn. Er worden veel foto’s gemaakt en het maakt gesprekken makkelijker. Ook ’s avonds in restaurants ga je merken dat je door je herkenbare kleding en pin makkelijk contact maakt en die gemeenschappelijke ‘vibe’ voelt.
Als je toch in een andere omgeving bent, plak er een vakantie aan vast, eventueel met andere Lions. Onze zuiderburen hebben een touroperator in hun midden, daar kun je wellicht ook aansluiten.
#### 4.3.1 Organisatiestructuur
Lions is een vrij platte organisatie. De internationale president (IP) benoemt alle districtsgouverneurs en informeert hen over de speerpunten. Hij/zij daagt ook uit mee te gaan met zijn internationale speerpunt. Deze internationale president is de hoogste in de hiërarchie, goed om te weten. Ook de 1ste , 2de en 3de internationle vice-presidenten zijn aanwezig, ook zij staan hoog in aanzien. Op dit moment zijn, Fabrício Oliveira (Braziliaan die geen Engels spreekt!), A.P. Sing (India) en Mark Lyon (USA). Een relatie opbouwen met deze Lions is zeer aan te bevelen. Binnen elke Gouverneursraad zijn Lions die dat goed ligt en die dat makkelijk kunnen. Dit is meestal een vrij natuurlijk proces, wees je bewust van het voordeel maar ook nadeel wat je daarvan kunt hebben of wat dit betekent voor de Nederlandse Lions organisatie.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
Tip: Veel landen zijn veel meer hiërarchisch dan Nederland en jouw mening als Gouverneur zien ze vaak als de mening van alle Lions in Nederland, wat natuurlijk niet zo is. Houd hier rekening mee.!
In Europa is de laatste Europese International President de hoogste in rang, Payy Hill (Canada). Ze is ook voorzitter van de Long Range Planning Committee van het Europaforum, zolang er geen nieuwe Europese International President gekozen wordt.
In Nederland hebben we meerdere keren International Directors geleverd voor Lions International. De meest actieve en daarmee internationaal gezien formeel degene die aanspreekpunt zijn voor Nederland zijn Elisabeth Haderer en Ton Soeters. Realiseer je dat als Gouverneursraad!
Daarnaast is Elisabeth Haderer voor het kandidaat om International President te worden. Ze gaat in Mexico Stad proberen gekozen te worden als 3e International Vice President. Steun haar op alle manieren!
In 2030 mogen we weer een International Director leveren als Nederland,
Realiseer je ook dat deze Lions vele jaren van hun leven geven voor de organisatie, zowel in uren, geld als privé tijd. Samen met hun partner committeren ze zich om 24x7 te dienen!
MD110/vs06/gg
**Handboek MD 110 Lions Conventies**
### 4.4. Europaforum voor Gouverneurs in functie
Nu je echt in functie bent ga je voor de 2de keer naar het Europaforum. Goed om te weten dat de council chair en de secretaris van de GR daar formeel een rol hebben. Tijdens het Europaforum wordt in drie etappes vergaderd: dag 1 inhoudelijke toelichtingen, dag 2 discussie en dag 3 stemming.
De council chair en secretaris moeten bij deze 3 meetings aanwezig zijn en zich inlezen, overleggen, de stemming peilen en gedurende deze dagen met hun eigen gouverneursraad en met de Nederlandse Past International Directors overleggen wat de Nederlandse standpunten worden en hoe er dus gestemd gaat worden. Nederland heeft dit de laatste jaren niet serieus genomen waardoor Nederland minder serieus wordt genomen door de internationale Lions. Dat heeft gevolgen voor onze initiatieven op alle niveaus in Europa en wereldwijd helaas.
Tip: Communiceer gedurende het Europaforum met je eigen gouverneursraad en met de Nederlandse Past International Directors.
Ook nu wordt er niets voor je geregeld, je regelt zelf vervoer, registratie, ticket voor het gala, hotel etcetera. Het is wel goed onderling af te stemmen of je in het conferentiehotel gaat of één van de andere aangeboden hotels. Tip: schakel vroegtijdig Marlies Hazebroek-Buijsen in, via haar reisbureau kun je boeken. Er geldt een bijdrage in de kosten. Zie hiervoor de onkostenregeling.
Je kunt een voorschot vragen op alle kosten bij de penningmeester, scheelt voorschieten.
Europaforum kent een strak en vol programma. Meestal ben je als Gouverneursraad op dat moment bezig met de executie van je plannen. Tip: Spreek af dat je twee a drie momenten samen lunch geniet of een tijd apart gaat zitten om plannen verder te concretiseren en ervaringen uit te wisselen. Maak ook meerdere groepsfoto’s als complete Gouverneursraad, zeker in gala outfit!
Je weet nu welke aandachtsgebieden je als Gouverneur hebt, bezoek deze sessies vooral. Neem ook kaartjes en pins mee als je die al hebt om uit te delen en te ontvangen.
Tip: stem onderling af wie waar naartoe gaat om zoveel mogelijk informatie te verzamelen.
Tip: zorg voor steun en een grote opkomst als er Nederlanders op het podium staan of een presentatie geven. Straal eenheid, saamhorigheid en verbondenheid uit als Nederland.
Het is handig om je zakelijk te kleden gedurende het Europaforum en het liefst eenzelfde kleur voor alle Gouverneurs. Er worden veel foto’s gemaakt en het maakt gesprekken makkelijker. Ook ’s avonds in restaurants ga je merken dat je door je pak en pin makkelijk contact maakt en die gemeenschappelijke ‘vibe’ voelt.
Het is gebruikelijk dat de GR een borrel organiseert met een lokaal hapje (en betaalt) voor de Nederlandse delegatie, die doorgaans bestaat uit 40 – 60 Lions met hun partners.
Tip: begin in augustus te inventariseren wie er vanuit Nederland naar het Europaforum gaan, stem af met Elisabeth of er speciale aandachtspunten zijn en zorg voor een whatsapp groep waarmee alle leden van de delegatie geïnformeerd kunnen worden.
Als je toch in een andere omgeving bent, plak er een vakantie aan vast, liefst met andere Lions. Onze zuiderburen hebben een touroperator in hun midden, daar kun je wellicht ook aansluiten.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
### 4.5 Internationale Conventie voor 1e VDG’s, inmiddels DGE’s
Nu je (bijna) echt in functie bent ga je voor de 1ste keer naar een Internationale Conventie. Alles is groter, drukker en intenser met 10.000+ Lions in een wereldstad dan het Europaforum. Formeel word je hier benoemd op de laatste dag; je loopt dagen met een blauw Elect-lintje onder je button, klaar om gekozen te worden. Op het moment dat de benoeming een feit is, mag het Elect-lintje eraf. Naast dit formele deel mag je tijdens deze conventie stemmen. Nou ja, op z’n Lions, dus je stemt altijd voor één persoon voor één functie….
De vliegreis, hotelkosten, conventiepas en een aantal maaltijden worden door LCI betaald. De reiskosten naar en van de vliegvelden worden ook door LCI vergoed. Daarvoor elke DGE wel individueel een declaratie bij LCI indienen. Voor de partner wordt een vast bedrag als tegemoetkoming in de kosten door LCI vergoed, maar die moet de DGE ook zelf aanvragen en declareren. Wel wordt je creditcard belast met je vliegticketkosten van jou en je partner, let daarop. Je kunt een voorschot vragen op alle kosten bij de penningmeester, scheelt voorschieten.
Realiseer je ook dat je als inkomend gouverneurs als enige alles vergoed krijgt en een speciaal programma loopt. Deze conventie is helemaal voor jou en jouw jaar! Dat begint al als je aankomt en de bussen feitelijk alleen klaarstaan voor de inkomende Nederlandse gouverneurs en hun partners. Niet voor overige bezoekers…. Ook zullen de andere Nederlanders niet snel in jouw hotel boeken omdat dit de duurste hotels in de buurt van het congrescentrum zijn.
Nederlanders met wie je dus op Schiphol nog gezellig koffie dronk zie je soms dagen niet weer.
Internationale Conventies kennen een strak en vol programma speciaal voor jou; op de foto met de nieuwe International President, stemmen, nog een deel cursus, official welcome dinner in gala, ontbijtzaal, lunchroom en avondeten, alles is geregeld alleen voor de Inkomend Gouverneurs en hun partners.
_Aangezien het hele programma voor jou wordt betaald, wordt er van jou verwacht dat je de 1__e_ _, 2__e_ _en 3__e_ _dag aan_ **_alle_** _plenaire sessies deelneemt, ook al denk je alles al te weten of al vind je het niet interessant. Dit hoort simpelweg bij jouw rol als inkomende Districts Gouverneur._
Tip: Bestudeer het programma en _overleg onderling wie welke seminars bezoekt,_ waar je elkaar gemeenschappelijk treft en _zorg ervoor dat je zakelijk gekleed bent_ . Zorg dat je zoveel mogelijk bijeenkomsten waar alle Lions samen komen bijwoont.
Tip: zorg voor steun en een grote opkomst als er Nederlanders op het podium staan of een presentatie geven. Straal eenheid, saamhorigheid en verbondenheid uit als Nederland.
Tip: Maak ook meerdere groepsfoto’s als complete Gouverneursraad, zeker in gala outfit!
Tip: Neem zeker hier altijd kaartjes en pins mee om uit te delen en te ontvangen.
Het is het meest wijs om je steeds zakelijk en verzorgd te kleden gedurende de hele Internationale Conventie en het liefst herkenbaar als Gouverneurs. Je vertegenwoordigt immers de Nederlandse Lions. Dit geldt ook voor de partners. Er worden veel foto’s gemaakt en het maakt gesprekken makkelijker. Op de gala-avond trek je je galakleding aan met alleen je naambadge. Koninklijke onderscheidingen zijn een uitzondering en mogen gedragen worden.
Alleen tijdens de Internationale Parade, waar we als Nederlandse delegatie gezamenlijk aan deelnemen, dan is de kleding aangepast. Meestal wordt dit vooraf afgestemd via de whatsapp groep waar alle deelnemers aan deelnemen. In principe zal de zittende CC iemand vragen om die
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
whatsapp groep aan te maken en samen met enige andere Lions te zorgen voor enige gemeenschappelijkheid in de delegatie.
Als je toch in een andere omgeving bent, plak er een vakantie aan vast, eventueel met andere Lions.
- 4.6 Speciale en extra activiteiten voor de Gouverneurs:
- Op de Nederlandse Receptie mag de inkomende CC de inkomende gouverneurs voorstellen. Maar houd dit kort en luchtig.
Ga in smoking/galakleding met naambadge only, met uitzondering van Koninklijke Onderscheidingen.
- Voor de internationale landen parade; wees op tijd, afstanden en drukte in grote steden kan tijd kosten. Tijdens de parade lopen zoveel mogelijk Nederlanders mee in zoveel mogelijk dezelfde kleren. ‘Iets’ om uit te delen, vlaggen en pins, wordt zeer gewaardeerd. Helemaal vooroploopt een DG met de Nederlandse vlag. Past International Directors en hun partners lopen vóór de Nederlandse delegatie. Achter hen wordt de Nederlandse banner gedragen en daarachter loopt de rest van de delegatie.
- Galadiner, in smoking/galakleding met één naambadge. En koninklijke decoraties mag erbij.
- Recepties van andere landen; het is goed gebruik dat wij door onze ‘buren’ Duitsland, België, Engeland en de Nordics worden uitgenodigd voor hun recepties. Voorgaande jaren zijn we ook uitgenodigd door Italië en Frankrijk maar niet geweest. Ook door Oostenrijk, daar zijn we wel geweest. Dit gaat via persoonlijke invitaties die vaak naar aanloop van de conventie plaatsvinden, soms formeel via mail en soms persoonlijk met een kaart die je over en weer uitwisselt. Ook huidige gouverneurs kennen hun counterparts en wisselen kaarten uit. Meestal krijg je pas tijdens de Conventie goed zicht op wie wanneer recepties geeft en ontdek je overlap zoals de laatste keer met de Belgische receptie.
Deze recepties zijn zeer waardevol voor de contacten en het is een wederzijdse eer. Probeer dus zoveel mogelijk recepties te bezoeken of stem af en splits als groep. Kenmerken van de recepties; Nederland, uitstekend verzorgd, drank en eten alles gratis, korte speeches.
Duitsland, uitstekend verzorgd, bier, fris en sauerkraut mit wurst gratis, wijn betalen, korte speeches.
Engeland, zeer matig verzorgd, alleen nagerecht aanwezig, alles betalen, lange speeches.
België, uitstekend verzorgd, drank en eten alles gratis, medium lange speeches.
Kleding; smoking met één naambadge. En koninklijke decoraties mag erbij.
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
### 4.7 Internationale Conventie voor Gouverneurs in functie
Je bent in functie maar de hele conventie is feitelijk voor je opvolgers georganiseerd, realiseer je dat. Je bent gelukkig wel gewend aan de omvang en drukte met 10.000+ Lions in een wereldstad. Er is niets voor je geregeld en betaald, je vliegticket, hotel en conventiepas regel je allemaal zelf. De ervaring leert dat de partners daarom meestal niet meegaan, het is een mooi afscheidsfeest van je eigen prachtige Lionsjaar! Je kunt een voorschot vragen op alle kosten bij de penningmeester, scheelt voorschieten. Zie de onkostenregeling voor de hoogte van de maximale bijdrage.
Tijdens de Internationale Conventie heb je geen verplichtingen anders dan het organiseren van de Nederlandse receptie.
Stem wel met name met je opvolger portefeuillehouder van de nieuwe GR af wie er naar de _inhoudelijke_ sessies gaat en ga als het even kan samen!
Tip: zorg voor steun en een grote opkomst als er Nederlanders op het podium staan of een presentatie geven. Straal eenheid, saamhorigheid en verbondenheid uit als Nederland.
Tip: Maak ook meerdere groepsfoto’s als complete Gouverneursraad, zeker in gala outfit!
Tip: Neem zeker hier altijd kaartjes en nieuwe pins mee om uit te delen en te ontvangen.
Het is handig om je zakelijk te kleden gedurende de Internationale Conventie en het liefst herkenbaar als Gouverneurs. Er worden veel foto’s gemaakt en het maakt gesprekken makkelijker. Op de gala-avond trek je je gala-pak aan met alleen je naambadge. Koninklijke onderscheidingen zijn een uitzondering hierop en mogen gedragen worden.
Als je toch in een andere omgeving bent, plak er een vakantie aan vast, eventueel met andere Lions. Onze zuiderburen hebben een touroperator in hun midden, daar kun je wellicht ook aansluiten.
Dan zijn er nog een aantal speciale en extra activiteiten voor de Huidige Gouverneurs:
- Organiseer als huidige GR een borrel voor alle Nederlandse Lions die de moeite hebben genomen te komen Dit kan laagdrempelig in een nabijgelegen bar of een roof top- restaurant en hoeft niet lang te duren. Zorg dat er naast drankjes ook een lokaal hapje is. Tenzij er al een Nederlandse Receptie georganiseerd is, dan hoeft de aparte borrel niet.
- Organiseer als huidige GR een Nederlandse Receptie voor alle International Presidents, bevriende International Directors en Districtsgouverneurs. Maak daar ook uitnodigingskaarten voor die gedurende de conventie worden uitgedeeld c.q. uitgewisseld. Dit is een apart project waar vroeg mee begonnen moet worden. Tijdens deze receptie, uiteraard met Heineken, Bitterballen en Kaas stellen de huidige en nieuwe Gouverneurs zich voor, maar met name biedt het Elisabeth een podium om zich te presenteren. Ook de International Presidents zullen ‘iets’ willen zeggen tijdens deze ontspannen bijeenkomst. Huidige en inkomende GR in smoking met naambadge only, met uitzondering van Koninklijke Onderscheidingen.
Tip: zet hier een aparte projectgroep op vanuit de GR en betrek Elisabeth!
MD110/vs06/gg
# **Handboek MD 110 Lions Conventies**
- Organiseer als huidige GR de inschrijving voor deelname aan de landen parade en stem af welke kleding en parafernalia ingezet worden. Stem dit in Nederland met elkaar af en laat grote spullen via Elisabeth vervoeren.
- Voor de internationale landen parade; wees op tijd, afstanden en drukte in grote steden kan tijd kosten. Tijdens de parade lopen zoveel mogelijk Nederlanders mee in zoveel mogelijk dezelfde kleren. ‘Iets’ om uit te delen, vlaggen en pins, wordt zeer gewaardeerd. Past International Directors en hun partners lopen vóór de Nederlandse delegatie. Achter hen wordt de Nederlandse banner gedragen en daarachter loopt de rest van de delegatie.
- Galadiner; in tegenstelling tot bij het Europaforum zijn er internationaal twee gala’s op hetzelfde moment, één voor de inkomende gouverneurs en één voor huidige en oudgouverneurs. Tip: Schrijf je in voor de tweede; het zijn uitstekend georganiseerde avonden, ook al betaal je drank apart. In smoking/galakleding met één naambadge. En koninklijke decoraties mag. (
- Recepties van andere landen; het is goed gebruik dat wij door onze ‘buren’ Duitsland, België, Engeland en de Nordics worden uitgenodigd voor hun recepties. Voorgaande jaren zijn we ook uitgenodigd door Italië en Frankrijk maar niet geweest. Ook door Oostenrijk, daar zijn we wel geweest. Dit gaat via persoonlijke invitaties die vaak naar aanloop van de conventie plaatsvinden, soms formeel via mail en soms persoonlijk met een kaart die je over en weer uitwisselt. Ook huidige gouverneurs kennen hun counterparts en wisselen kaarten uit. Meestal krijg je pas tijdens de Conventie goed zicht op wie wanneer recepties geeft en ontdek je overlap zoals de laatste meer met de Belgische receptie.
Deze recepties zijn zeer waardevol voor de contacten en het is een wederzijdse eer. Probeer dus zoveel mogelijk recepties te bezoeken of stem af en splits als groep. Kenmerken van de recepties; Nederland, uitstekend verzorgd, drank en eten alles gratis, korte speeches;
Duitsland, uitstekend verzorgd, bier, fris en eten gratis, wijn betalen, korte speeches;
Engeland, zeer matig verzorgd; alleen nagerecht aanwezig, alles betalen, lange speeches;
België, uitstekend verzorgd, drank en eten alles gratis, medium lange speeches;
Kleding; smoking/galakleding met één naambadge. Een koninklijke decoratie mag erbij.
MD110/vs06/gg