#!/usr/bin/env python3 # -*- coding: utf-8 -*- """ Projectaanpak - Ledenontmoetingsavond 13 oktober 2026 (District 110 AN) DOCX-generator conform MASTER_STYLEGUIDE.md par. 2.3 (Lions DOCX-standaard). Techniek: python-docx. Consistent met 06_Plan_van_Aanpak.docx. """ import os from docx import Document from docx.shared import Pt, Cm, RGBColor, Inches from docx.enum.text import WD_ALIGN_PARAGRAPH, WD_BREAK from docx.enum.table import WD_TABLE_ALIGNMENT from docx.oxml.ns import qn from docx.oxml import OxmlElement # ------------------------------------------------------------------ branding LIONS_BLUE = RGBColor(0x00, 0x33, 0x66) LIONS_GOLD_RGB = RGBColor(0xFF, 0xB8, 0x1C) LIONS_GOLD = "FFB81C" TEXT_DARK = RGBColor(0x1F, 0x29, 0x37) TEXT_SEC = RGBColor(0x37, 0x41, 0x51) WHITE = RGBColor(0xFF, 0xFF, 0xFF) ZEBRA = "F8F9FA" HEADER_BG = "003366" DISTRICT = u"Lions Clubs International \u2014 District 110 AN" LOGO = "/root/projects/jg/2026-pbm-ledenontmoetingsavond-13okt/assets/logo_lions_emblem.png" OUT_DIR = "/root/projects/jg/2026-pbm-ledenontmoetingsavond-13okt/deliverables/docx" OUT_FILE = os.path.join(OUT_DIR, "07_Projectaanpak.docx") VERSION, DATUM = "1.0", "25 augustus 2026" BUL = u"\u2022" DATUM_EVENT = "dinsdag 13 oktober 2026" # ------------------------------------------------------------------ helpers def set_cell_bg(cell, hex_color): shd = OxmlElement("w:shd") shd.set(qn("w:val"), "clear"); shd.set(qn("w:fill"), hex_color) cell._tc.get_or_add_tcPr().append(shd) def para(doc, text="", size=11, bold=False, color=TEXT_DARK, align=None, space_after=8, space_before=0, italic=False): p = doc.add_paragraph() p.paragraph_format.space_after = Pt(space_after) p.paragraph_format.space_before = Pt(space_before) if align: p.alignment = align if text: r = p.add_run(text) r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(size); r.font.bold = bold r.font.italic = italic; r.font.color.rgb = color return p def h1(doc, text, first=False): p = para(doc, text, size=16, bold=True, color=LIONS_BLUE, space_before=18 if not first else 0, space_after=6) pPr = p._p.get_or_add_pPr() pbdr = OxmlElement("w:pBdr") bottom = OxmlElement("w:bottom") bottom.set(qn("w:val"), "single"); bottom.set(qn("w:sz"), "12") bottom.set(qn("w:space"), "2"); bottom.set(qn("w:color"), LIONS_GOLD) pbdr.append(bottom); pPr.append(pbdr) p.paragraph_format.keep_with_next = True return p def h2(doc, text): p = para(doc, text, size=13, bold=True, color=LIONS_BLUE, space_before=12, space_after=4) p.paragraph_format.keep_with_next = True return p def bullet(doc, text, bold_prefix=None): p = doc.add_paragraph(style="List Bullet") p.paragraph_format.space_after = Pt(4) if bold_prefix: r = p.add_run(bold_prefix); r.bold = True r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(11); r.font.color.rgb = TEXT_DARK r = p.add_run(text) r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(11); r.font.color.rgb = TEXT_DARK return p def table(doc, headers, rows, widths=None, zebra=True, font=10.5): t = doc.add_table(rows=1, cols=len(headers)) t.style = "Table Grid"; t.alignment = WD_TABLE_ALIGNMENT.CENTER for i, htxt in enumerate(headers): c = t.rows[0].cells[i] set_cell_bg(c, HEADER_BG) r = c.paragraphs[0].add_run(htxt) r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(font) r.font.bold = True; r.font.color.rgb = WHITE for ri, row in enumerate(rows): cells = t.add_row().cells for ci, val in enumerate(row): if zebra and ri % 2 == 1: set_cell_bg(cells[ci], ZEBRA) r = cells[ci].paragraphs[0].add_run(val) r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(font) r.font.color.rgb = TEXT_DARK if widths: for ci, w in enumerate(widths): for row in t.rows: row.cells[ci].width = Cm(w) para(doc, "", size=6, space_after=2) return t def page_break(doc): doc.add_paragraph().add_run().add_break(WD_BREAK.PAGE) def add_page_field(p): r = p.add_run(); r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(9) fld1 = OxmlElement("w:fldChar"); fld1.set(qn("w:fldCharType"), "begin") instr = OxmlElement("w:instrText"); instr.set(qn("xml:space"), "preserve") instr.text = "PAGE" fld2 = OxmlElement("w:fldChar"); fld2.set(qn("w:fldCharType"), "end") r._r.append(fld1); r._r.append(instr); r._r.append(fld2) def add_toc_field(doc): p = doc.add_paragraph() r = p.add_run() fld1 = OxmlElement("w:fldChar"); fld1.set(qn("w:fldCharType"), "begin") instr = OxmlElement("w:instrText"); instr.set(qn("xml:space"), "preserve") instr.text = 'TOC \\o "1-2" \\h \\z \\u' fld2 = OxmlElement("w:fldChar"); fld2.set(qn("w:fldCharType"), "separate") t = OxmlElement("w:t") t.text = u"Inhoudsopgave: klik met de rechtermuisknop en kies 'Veld bijwerken' (F9)." fld3 = OxmlElement("w:fldChar"); fld3.set(qn("w:fldCharType"), "end") r._r.append(fld1); r._r.append(instr); r._r.append(fld2) r._r.append(t); r._r.append(fld3) # ------------------------------------------------------------------ document doc = Document() for section in doc.sections: section.top_margin = Cm(2.2); section.bottom_margin = Cm(2.0) section.left_margin = Cm(2.4); section.right_margin = Cm(2.4) cp = doc.core_properties cp.title = u"Projectaanpak - Ledenontmoetingsavond 13 oktober 2026 - District 110 AN" cp.author = u"JvG Consultancy namens District 110 AN" cp.keywords = u"Lions; District 110AN; projectaanpak; ledenontmoetingsavond; 2e VDG; workpackages; planning" cp.category = u"Lions District Projectaanpak" for section in doc.sections: fp = section.footer.paragraphs[0] fp.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER r = fp.add_run(u"District 110 AN %s Ledenontmoetingsavond 13 oktober 2026 %s pagina " % (BUL, BUL)) r.font.name = "Calibri"; r.font.size = Pt(9); r.font.color.rgb = TEXT_SEC add_page_field(fp) # ------------------------------------------------------------------ cover para(doc, DISTRICT, size=14, bold=True, color=LIONS_BLUE, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_before=36, space_after=18) if os.path.exists(LOGO): lp = doc.add_paragraph(); lp.alignment = WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER lp.add_run().add_picture(LOGO, height=Inches(2.2)) lp.paragraph_format.space_after = Pt(18) para(doc, "PROJECTAANPAK", size=14, bold=True, color=LIONS_GOLD_RGB, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_after=6) para(doc, u"Projectaanpak \u2014 Ledenontmoetingsavond 13 oktober 2026", size=24, bold=True, color=LIONS_BLUE, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_after=6) para(doc, u"Projectfasen, werkpakketten, planning, kwaliteit en beheersing " u"voor de districtsbrede ledenontmoetingsavond met aankondiging van " u"de kandidaat 2e Vice District Governor", size=13, color=TEXT_SEC, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_after=24) para(doc, u"%s %s Locatie: nader te bepalen (centrale locatie in het district)" % (DATUM_EVENT, BUL), size=11, italic=True, color=TEXT_SEC, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_after=36) para(doc, u"Versie %s %s %s" % (VERSION, BUL, DATUM), size=11, color=TEXT_SEC, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_after=4) para(doc, u"Auteur: JvG Consultancy namens District 110 AN", size=11, color=TEXT_SEC, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER, space_after=4) para(doc, u"Status: Definitief", size=11, color=TEXT_SEC, align=WD_ALIGN_PARAGRAPH.CENTER) page_break(doc) # ------------------------------------------------------- documentbeheer + TOC h1(doc, u"Documentbeheer", first=True) table(doc, [u"Versie", u"Datum", u"Auteur", u"Wijziging", u"Status"], [[u"1.0", DATUM, u"JvG Consultancy", u"Eerste uitgave", u"Definitief"]], widths=[2.0, 3.2, 3.6, 5.2, 2.6]) h1(doc, u"Inhoudsopgave") add_toc_field(doc) page_break(doc) # ------------------------------------------------------------------ 1. inleiding h1(doc, u"1. Inleiding", first=True) h2(doc, u"1.1 Doel van dit document") para(doc, u"Deze Projectaanpak beschrijft de fasering, werkpakketten, " u"activiteiten, planning, middelen, kwaliteitspoorten en " u"beheersmaatregelen voor de realisatie van de " u"ledenontmoetingsavond van " + DATUM_EVENT + u" van Lions " u"District 110 AN. Het document is de operationele leidraad voor " u"projectleider en kernteam: het vertaalt de doelstellingen uit " u"het Plan van Aanpak (PvA) naar concrete activiteiten met " u"verantwoordelijkheden, doorlooptijden en afhankelijkheden. " u"Daarmee vormt dit document de basis voor voortgangsrapportage, " u"resource-inzet en kwaliteits- en wijzigingsbeheersing gedurende " u"de gehele projectduur (25 augustus tot en met 31 oktober 2026).") h2(doc, u"1.2 Relatie met het Plan van Aanpak") para(doc, u"De Projectaanpak is het uitvoeringsniveau onder het Plan van " u"Aanpak. De verhouding tussen beide documenten:") table(doc, [u"Aspect", u"Plan van Aanpak (PvA)", u"Projectaanpak (dit document)"], [[u"Abstraktieniveau", u"Strategisch / besluitvorming", u"Operationeel / uitvoering"], [u"Kernvraag", u"Wat bereiken we en waarom?", u"Hoe, door wie en wanneer wordt het gerealiseerd?"], [u"Bestandsdelen", u"Doelstellingen, scope, risico's, budgetkader, besluitvorming", u"Fasen, werkpakketten, activiteiten, planning, resources, kwaliteit, communicatie, monitoring"], [u"Doelgroep", u"District Governor, kabinet, opdrachtgever", u"Projectleider, kernteam, WP-co\u00f6rdinatoren"], [u"Status", u"Definitief (v1.0)", u"Definitief (v1.0), wijzigingen via change management (hoofdstuk 10)"]], widths=[3.2, 6.0, 6.4]) para(doc, u"Waar de Projectaanpak afwijkt van het PvA, prevaleert het PvA; " u"afwijkingen worden via de change control procedure (hoofdstuk 10) " u"vastgesteld en teruggekoppeld.") h2(doc, u"1.3 Doelgroep") bullet(doc, u" District Governor en het kabinet 2025-2026 (definitief vastgesteld 11 april 2025) [4];", u"Bestuurlijk:") bullet(doc, u" Projectleider (JvG Consultancy) en de co\u00f6rdinatoren van de zes werkpakketten;", u"Uitvoerend:") bullet(doc, u" Clubpresidenten, zonevoorzitters en leden van District 110 AN;", u"Deelnemers:") bullet(doc, u" Penningmeester en de controlecommissie van het district.", u"Financieel:") # ------------------------------------------------------------------ 2. fasen page_break(doc) h1(doc, u"2. Projectfasen", first=True) para(doc, u"Het project doorloopt zes fasen van initiatie tot en met " u"evaluatie en nazorg. Elke fase kent een duidelijk doel, " u"afgebakende deliverables, een deadline en \u00e9\u00e9n " u"eindverantwoordelijke. De fase-overgangen vormen quality gates " u"(hoofdstuk 8); go/no-go beslissingen worden genomen door de " u"stuurgroep (District Governor en projectleider).") h2(doc, u"2.1 Faseoverzicht") table(doc, [u"Fase", u"Naam", u"Periode", u"Eindverantwoordelijke"], [[u"F1", u"Initiatie", u"25 aug \u2013 28 aug 2026 (1 week)", u"Projectleider"], [u"F2", u"Definitie & ontwerp", u"29 aug \u2013 18 sep 2026 (3 weken)", u"Projectleider"], [u"F3", u"Realisatie & voorbereiding", u"19 sep \u2013 10 okt 2026 (3 weken)", u"Projectleider"], [u"F4", u"Evenement", u"11 okt \u2013 13 okt 2026 (opbouwdag + avond)", u"Evenementmanager (WP1)"], [u"F5", u"Evaluatie & afronding", u"14 okt \u2013 31 okt 2026 (2,5 week)", u"Projectleider"], [u"F6", u"Overdracht & archivering", u"26 okt \u2013 31 okt 2026 (parallel)", u"Projectleider"]], widths=[1.5, 5.0, 5.5, 3.6]) h2(doc, u"2.2 F1 \u2014 Initiatie") para(doc, u"Doel: het project formeel starten, opdracht bevestigen en de " u"projectorganisatie (stuurgroep, kernteam, WP-co\u00f6rdinatoren) inrichten.") bullet(doc, u" goedgekeurde Projectaanpak en Plan van Aanpak (v1.0);", u"Deliverables:") bullet(doc, u" benoemd kernteam met rollen en beschikbaarheid (resourceplan);") bullet(doc, u" vastgesteld communicatiekader en rapportagecyclus.") para(doc, u"Deadline: 28 augustus 2026. Verantwoordelijke: Projectleider (JvG Consultancy).", size=10.5, color=TEXT_SEC, italic=True) h2(doc, u"2.3 F2 \u2014 Definitie & ontwerp") para(doc, u"Doel: alle kaders voor het evenement definitief vaststellen: " u"locatie, programma-ontwerp, budget, communicatieplan en het " u"protocol voor de 2e VDG-aankondiging conform MD110 Statuten en " u"Protocol MD-Organen [2][3].") bullet(doc, u" gecontracteerde locatie en catering;", u"Deliverables:") bullet(doc, u" vastgesteld budget en machtigingen;") bullet(doc, u" definitief programma-ontwerp (inclusief script aankondiging);") bullet(doc, u" uitnodigingsteksten en verzendplanning;") bullet(doc, u" registratieproces ingericht (bijv. via formulier/districtszender).") para(doc, u"Deadline: 18 september 2026. Verantwoordelijke: Projectleider, met WP1/WP3/WP4/WP5-co\u00f6rdinatoren.", size=10.5, color=TEXT_SEC, italic=True) h2(doc, u"2.4 F3 \u2014 Realisatie & voorbereiding") para(doc, u"Doel: alle middelen, materialen en afspraken gereed hebben voor " u"de avond: uitnodigingen verzonden, registratie gemonitoroerd, " u"presentaties en draaiboek definitief, logistiek en AV geregeld.") bullet(doc, u" uitnodigingen verzonden en RSVP-monitoring gestart;", u"Deliverables:") bullet(doc, u" definitief eventprogramma (uiterlijk 3 oktober 2026);") bullet(doc, u" presentatiemateriaal inclusief 2e VDG-aankondiging;") bullet(doc, u" draaiboek dag/nacht-tijdlijn, rollen en scripts (8 oktober 2026);") bullet(doc, u" AV- en locatie-checklist afgetekend.") para(doc, u"Deadline: 10 oktober 2026. Verantwoordelijke: Projectleider, met alle WP-co\u00f6rdinatoren.", size=10.5, color=TEXT_SEC, italic=True) h2(doc, u"2.5 F4 \u2014 Evenement") para(doc, u"Doel: het onberispelijk laten verlopen van de " u"ledenontmoetingsavond zelf, inclusief de formele aankondiging " u"van de kandidaat 2e VDG.") bullet(doc, u" uitgevoerd programma met registratie-aantallen;", u"Deliverables:") bullet(doc, u" vastgelegde 2e VDG-aankondiging (notulen/fotografie);") bullet(doc, u" opgeloste incidenten conform draaiboek.") para(doc, u"Deadline: 13 oktober 2026. Verantwoordelijke: Evenementmanager (WP1), DG voor het formele moment.", size=10.5, color=TEXT_SEC, italic=True) h2(doc, u"2.6 F5 \u2014 Evaluatie & afronding") para(doc, u"Doel: de resultaten meten tegen de doelstellingen (PvA \u00a71.2), " u"financieel afrekenen en lessen vastleggen.") bullet(doc, u" evaluatierapport met opkomstcijfers, KPI's en aanbevelingen (31 oktober 2026);", u"Deliverables:") bullet(doc, u" financi\u00eble eindafrekening en declaratieverwerking;") bullet(doc, u" bedank- en follow-upcommunicatie naar deelnemers en clubs.") para(doc, u"Deadline: 31 oktober 2026. Verantwoordelijke: Projectleider, met WP5/WP6.", size=10.5, color=TEXT_SEC, italic=True) h2(doc, u"2.7 F6 \u2014 Overdracht & archivering") para(doc, u"Doel: alle projectdocumenten en lessen overdragen aan het " u"kabinet voor hergebruik bij toekomstige districtsevenementen, " u"conform het Protocol MD-Organen [3].") bullet(doc, u" compleet projectdossier (documenten, templates, contactenlijsten);", u"Deliverables:") bullet(doc, u" lessons-learned-register;") bullet(doc, u" archivering in het districtarchief.") para(doc, u"Deadline: 31 oktober 2026. Verantwoordelijke: Projectleider.", size=10.5, color=TEXT_SEC, italic=True) # ------------------------------------------------------------------ 3. werkpakketten page_break(doc) h1(doc, u"3. Werkpakketten", first=True) para(doc, u"De projectomvang is opgedeeld in zes werkpakketten (Work " u"Packages, WP). Elk werkpakket heeft \u00e9\u00e9n co\u00f6rdinator, een " u"eenduidige afbakening en koppeling aan de fasen en activiteiten " u"in hoofdstuk 4 en 5.") h2(doc, u"3.1 WP-overzicht") table(doc, [u"WP", u"Naam", u"Scope kern", u"Co\u00f6rdinator", u"Fasen"], [[u"WP1", u"Evenement planning", u"Programma, sprekers, locatie-afstemming, draaiboek, uitvoering avond", u"Evenementmanager", u"F2\u2013F4"], [u"WP2", u"Governance & Compliance", u"Statutaire toetsing 2e VDG-aankondiging, protocollen, mandaat, verslaglegging", u"Governance-officer (juridisch adviseur district)", u"F1\u2013F5"], [u"WP3", u"Communicatie", u"Uitnodigingen, districtszender, website/socials, pers, follow-up", u"Communicatieco\u00f6rdinator", u"F2\u2013F5"], [u"WP4", u"Logistiek", u"Locatie, catering, AV, registratie, parkeer- en toegankelijkheidsvoorzieningen", u"Logistiekco\u00f6rdinator", u"F2\u2013F4"], [u"WP5", u"Financi\u00ebn", u"Budgetbewaking, contracten, machtigingen, declaraties, eindafrekening", u"Penningmeester district", u"F1\u2013F5"], [u"WP6", u"Evaluatie & Rapportage", u"KPI-meting, evaluatieformulier, evaluatierapport, lessons learned", u"Projectleider + QA", u"F3\u2013F6"]], widths=[1.3, 4.0, 5.6, 3.1, 1.6]) h2(doc, u"3.2 WP1 \u2014 Evenement planning") para(doc, u"WP1 ontwerpt en realiseert het programma van de avond: " u"invulling, sprekers, timing, de vormgeving van het formele " u"aankondigingsmoment en het draaiboek van de avond. De " u"evenementmanager stuurt hiervoor een inhoudelijk team aan met " u"vertegenwoordigers van GMT en de kabinetsleden die het " u"vitaliteits- en ledenbeleid toelichten [1][8].") h2(doc, u"3.3 WP2 \u2014 Governance & Compliance") para(doc, u"WP2 waarborgt dat de organisatie en met name de 2e VDG-aankondiging " u"voldoen aan de MD110 Statuten \u00a74.2, het Huishoudelijk Reglement " u"MD 110 artikel 12, het Protocol MD-Organen \u00a73.1 en de LCI " u"International Constitution and By-Laws [2][3][10][11]. De " u"governance-officer toetst het programma-ontwerp, het script van " u"de aankondiging en de verslaglegging, en adviseert de stuurgroep.") h2(doc, u"3.4 WP3 \u2014 Communicatie") para(doc, u"WP3 verzorgt alle interne en externe communicatie: " u"uitnodigingen aan clubs en leden (via clubpresidenten en " u"zonevoorzitters), publicatie via de districtszender en " u"website/socials, herinneringen en de follow-up na afloop. " u"Communicatie volgt het kader uit het communicatieplan " u"(hoofdstuk 9).") h2(doc, u"3.5 WP4 \u2014 Logistiek") para(doc, u"WP4 contracteert en co\u00f6rdineert locatie, catering, " u"audiovisuele voorzieningen, registratie aan de deur, parkeren en " u"toegankelijkheid. Capaciteitsplanning is gebaseerd op de " u"ledenstatistieken en RSVP-monitoring [6][7].") h2(doc, u"3.6 WP5 \u2014 Financi\u00ebn") para(doc, u"WP5 bewaakt het budget conform de districtbegroting 25-26, " u"behandelt contracten en machtigingen, voert declaraties af " u"conform MD110-regelgeving per 01-07-2023 en levert de " u"eindafrekening voor de controlecommissie [12].") h2(doc, u"3.7 WP6 \u2014 Evaluatie & Rapportage") para(doc, u"WP6 definieert de KPI's, verzorgt de evaluatie onder " u"deelnemers, rapporteert de resultaten aan de stuurgroep en " u"borgt de lessen in een lessons-learned-register voor " u"hergebruik door toekomstige kabinetten.") # ------------------------------------------------------------------ 4. activiteitendetail page_break(doc) h1(doc, u"4. Activiteitendetail", first=True) para(doc, u"Per werkpakket zijn de activiteiten uitgewerkt met een " u"eenduidige activiteit-ID (A.), doorlooptijd, benodigde " u"resources en afhankelijkheden. Voorgangers verwijzen naar " u"activiteit-ID's; 'FG' verwijst naar fase-overgang " u"(quality gate, hoofdstuk 8).") h2(doc, u"4.1 WP1 \u2014 Evenement planning") table(doc, [u"ID", u"Activiteit", u"Duur", u"Resources", u"Afhankelijkheden"], [[u"A1.1", u"Programma-ontwerp avond opstellen (incl. vorm aankondigingsmoment)", u"5 d", u"Evenementmanager, PL, GMT-vert.", u"FG1"], [u"A1.2", u"Sprekers en bijdragen kabinet/GMT bevestigen", u"7 d", u"Evenementmanager, kabinet", u"A1.1"], [u"A1.3", u"Script 2e VDG-aankondiging opstellen (met WP2)", u"4 d", u"Evenementmanager, Governance-officer, DG", u"A1.1, A2.2"], [u"A1.4", u"Draaiboek avond opstellen (tijdlijn, rollen, scripts)", u"5 d", u"Evenementmanager, PL", u"A1.2, A4.3"], [u"A1.5", u"Generale repetitie en walkthrough", u"1 d", u"Kernteam, sprekers, AV", u"A1.4, A4.4"], [u"A1.6", u"Uitvoering ledenontmoetingsavond", u"1 d", u"Kernteam, kabinet, vrijwilligers", u"A1.5, FG3"]], widths=[1.2, 6.4, 1.3, 3.4, 3.3]) h2(doc, u"4.2 WP2 \u2014 Governance & Compliance") table(doc, [u"ID", u"Activiteit", u"Duur", u"Resources", u"Afhankelijkheden"], [[u"A2.1", u"Compliance-scan: toetsing plan aan statuten en protocollen", u"3 d", u"Governance-officer", u"FG1"], [u"A2.2", u"Benoemingsproces 2e VDG verifi\u00ebren en vastleggen (procedure-check)", u"5 d", u"Governance-officer, DG", u"A2.1"], [u"A2.3", u"Programma en script toetsen op governance-eisen", u"2 d", u"Governance-officer", u"A1.1, A1.3"], [u"A2.4", u"Notulen en besluitenlijst avond opstellen", u"3 d", u"Secretaris functie", u"A1.6"], [u"A2.5", u"Governance-verklaring opleveren (compliance-oordeel)", u"2 d", u"Governance-officer", u"A2.4"]], widths=[1.2, 6.4, 1.3, 3.4, 3.3]) h2(doc, u"4.3 WP3 \u2014 Communicatie") table(doc, [u"ID", u"Activiteit", u"Duur", u"Resources", u"Afhankelijkheden"], [[u"A3.1", u"Communicatieplan en key messages opstellen", u"4 d", u"Comm.-co\u00f6rdinator, PL", u"FG1"], [u"A3.2", u"Uitnodigingsteksten en beeld opstellen (huisstijl)", u"3 d", u"Comm.-co\u00f6rdinator", u"A3.1"], [u"A3.3", u"Uitnodigingen verzenden via clubpresidenten/zones", u"2 d", u"Comm.-co\u00f6rdinator, zones", u"A3.2, FG2"], [u"A3.4", u"RSVP-monitoring en herinneringscampagne", u"14 d", u"Comm.-co\u00f6rdinator, registratie", u"A3.3"], [u"A3.5", u"Pers- en socialmediaberichtgeving vooraf/nadien", u"4 d", u"Comm.-co\u00f6rdinator", u"A3.3, A1.6"], [u"A3.6", u"Follow-up: bedankje, presentaties en verslag delen", u"4 d", u"Comm.-co\u00f6rdinator", u"A1.6, A2.4"]], widths=[1.2, 6.4, 1.3, 3.4, 3.3]) h2(doc, u"4.4 WP4 \u2014 Logistiek") table(doc, [u"ID", u"Activiteit", u"Duur", u"Resources", u"Afhankelijkheden"], [[u"A4.1", u"Locatie-eisen opstellen en locaties selecteren", u"4 d", u"Logistiekco\u00f6rdinator", u"FG1"], [u"A4.2", u"Locatie en catering contracteren", u"5 d", u"Logistiekco\u00f6rdinator, Penningmeester", u"A4.1, A5.2"], [u"A4.3", u"AV- en faciliteitenplan opstellen (geluid, beeld, registratie)", u"3 d", u"Logistiekco\u00f6rdinator, AV-leverancier", u"A4.2"], [u"A4.4", u"Capaciteits- en zitplan finaliseren op basis van RSVP", u"3 d", u"Logistiekco\u00f6rdinator", u"A3.4"], [u"A4.5", u"Opbouw locatie en AV-test", u"1 d", u"Logistiekteam, AV", u"A4.3, A4.4"], [u"A4.6", u"Afbouw en retourneren materialen", u"1 d", u"Logistiekteam", u"A1.6"]], widths=[1.2, 6.4, 1.3, 3.4, 3.3]) h2(doc, u"4.5 WP5 \u2014 Financi\u00ebn") table(doc, [u"ID", u"Activiteit", u"Duur", u"Resources", u"Afhankelijkheden"], [[u"A5.1", u"Detailbudget opstellen (posten, machtigingsgrenzen)", u"4 d", u"Penningmeester, PL", u"FG1"], [u"A5.2", u"Budget goedkeuren door stuurgroep/DG", u"2 d", u"Stuurgroep, DG", u"A5.1"], [u"A5.3", u"Contracten en offertes beoordelen en authoriseren", u"5 d", u"Penningmeester", u"A4.2, A5.2"], [u"A5.4", u"Betalingsbewaking en kasbeheer avond", u"lopend", u"Penningmeester", u"A5.3"], [u"A5.5", u"Declaraties verwerken (conform MD110-regelgeving)", u"7 d", u"Penningmeester", u"A1.6"], [u"A5.6", u"Eindafrekening en budget-verslag opleveren", u"5 d", u"Penningmeester, PL", u"A5.5"]], widths=[1.2, 6.4, 1.3, 3.4, 3.3]) h2(doc, u"4.6 WP6 \u2014 Evaluatie & Rapportage") table(doc, [u"ID", u"Activiteit", u"Duur", u"Resources", u"Afhankelijkheden"], [[u"A6.1", u"KPI-set en meetinstrument (evaluatieformulier) defini\u00ebren", u"3 d", u"PL, QA", u"FG1"], [u"A6.2", u"Nulmeting deelnemersverwachtingen (optioneel, bij registratie)", u"7 d", u"PL, registratie", u"A3.3"], [u"A6.3", u"Evaluatieformulier afnemen onder deelnemers", u"5 d", u"QA, comm.", u"A1.6"], [u"A6.4", u"Opkomst- en KPI-analyse uitvoeren", u"3 d", u"QA", u"A6.3"], [u"A6.5", u"Evaluatierapport opstellen en aanbieden stuurgroep", u"5 d", u"PL, QA", u"A6.4, A5.6"], [u"A6.6", u"Lessons-learned-sessie en archivering", u"2 d", u"Kernteam", u"A6.5"]], widths=[1.2, 6.4, 1.3, 3.4, 3.3]) # ------------------------------------------------------------------ 5. tijdlijn page_break(doc) h1(doc, u"5. Tijdlijn en Milestones", first=True) para(doc, u"De onderstaande planning is een tabelvormige Gantt: alle " u"activiteiten met start- en einddatum, duur en verantwoordelijke. " u"Kalenderdagen; activiteiten in weekenden zijn vrijwilligerswerk " u"of bezettingsafhankelijk.") h2(doc, u"5.1 Gantt-tabel") table(doc, [u"ID", u"Omschrijving", u"Start", u"Eind", u"Dagen", u"Verantw."], [[u"A1.1", u"Programma-ontwerp avond", u"29-08-2026", u"02-09-2026", u"5", u"Evenementmgr"], [u"A1.2", u"Sprekers en bijdragen bevestigen", u"03-09-2026", u"09-09-2026", u"7", u"Evenementmgr"], [u"A1.3", u"Script 2e VDG-aankondiging", u"08-09-2026", u"11-09-2026", u"4", u"Evenem.+Gov"], [u"A1.4", u"Draaiboek avond", u"29-09-2026", u"08-10-2026", u"5", u"Evenementmgr"], [u"A1.5", u"Generale repetitie", u"11-10-2026", u"11-10-2026", u"1", u"Evenementmgr"], [u"A1.6", u"Uitvoering ledenontmoetingsavond", u"13-10-2026", u"13-10-2026", u"1", u"Evenementmgr"], [u"A2.1", u"Compliance-scan statuten/protocollen", u"25-08-2026", u"27-08-2026", u"3", u"Gov-officer"], [u"A2.2", u"Benoemingsproces 2e VDG verifieren", u"28-08-2026", u"01-09-2026", u"5", u"Gov-officer"], [u"A2.3", u"Programma/script governance-toets", u"14-09-2026", u"15-09-2026", u"2", u"Gov-officer"], [u"A2.4", u"Notulen en besluitenlijst avond", u"14-10-2026", u"16-10-2026", u"3", u"Secretaris"], [u"A2.5", u"Governance-verklaring", u"19-10-2026", u"20-10-2026", u"2", u"Gov-officer"], [u"A3.1", u"Communicatieplan en key messages", u"29-08-2026", u"01-09-2026", u"4", u"Comm.-co\u00f6rd."], [u"A3.2", u"Uitnodigingsteksten en beeld", u"02-09-2026", u"04-09-2026", u"3", u"Comm.-co\u00f6rd."], [u"A3.3", u"Uitnodigingen verzenden", u"15-09-2026", u"16-09-2026", u"2", u"Comm.-co\u00f6rd."], [u"A3.4", u"RSVP-monitoring en herinneringen", u"17-09-2026", u"10-10-2026", u"14", u"Comm.-co\u00f6rd."], [u"A3.5", u"Pers- en socialmedia", u"05-10-2026", u"20-10-2026", u"4", u"Comm.-co\u00f6rd."], [u"A3.6", u"Follow-up deelnemers en clubs", u"14-10-2026", u"21-10-2026", u"4", u"Comm.-co\u00f6rd."], [u"A4.1", u"Locatie-eisen en selectie", u"28-08-2026", u"01-09-2026", u"4", u"Logistiekco\u00f6rd."], [u"A4.2", u"Locatie en catering contracteren", u"02-09-2026", u"08-09-2026", u"5", u"Logistiek+Penningm."], [u"A4.3", u"AV- en faciliteitenplan", u"09-09-2026", u"11-09-2026", u"3", u"Logistiekco\u00f6rd."], [u"A4.4", u"Capaciteits- en zitplan (RSVP)", u"06-10-2026", u"08-10-2026", u"3", u"Logistiekco\u00f6rd."], [u"A4.5", u"Opbouw locatie en AV-test", u"11-10-2026", u"12-10-2026", u"1", u"Logistiekteam"], [u"A4.6", u"Afbouw en retour materialen", u"13-10-2026", u"14-10-2026", u"1", u"Logistiekteam"], [u"A5.1", u"Detailbudget opstellen", u"26-08-2026", u"29-08-2026", u"4", u"Penningmeester"], [u"A5.2", u"Budgetgoedkeuring stuurgroep", u"31-08-2026", u"01-09-2026", u"2", u"Stuurgroep"], [u"A5.3", u"Contracten authoriseren", u"09-09-2026", u"15-09-2026", u"5", u"Penningmeester"], [u"A5.4", u"Betalingsbewaking (lopend)", u"15-09-2026", u"13-10-2026", u"lopend", u"Penningmeester"], [u"A5.5", u"Declaraties verwerken", u"14-10-2026", u"22-10-2026", u"7", u"Penningmeester"], [u"A5.6", u"Eindafrekening en verslag", u"23-10-2026", u"29-10-2026", u"5", u"Penningmeester"], [u"A6.1", u"KPI-set en evaluatieformulier", u"26-08-2026", u"28-08-2026", u"3", u"PL + QA"], [u"A6.2", u"Nulmeting bij registratie", u"17-09-2026", u"10-10-2026", u"7", u"PL"], [u"A6.3", u"Evaluatieformulier afnemen", u"14-10-2026", u"19-10-2026", u"5", u"QA"], [u"A6.4", u"Opkomst- en KPI-analyse", u"20-10-2026", u"22-10-2026", u"3", u"QA"], [u"A6.5", u"Evaluatierapport stuurgroep", u"23-10-2026", u"29-10-2026", u"5", u"PL"], [u"A6.6", u"Lessons learned en archivering", u"30-10-2026", u"31-10-2026", u"2", u"Kernteam"]], widths=[1.2, 5.6, 2.2, 2.2, 1.6, 2.8], font=9.5) h2(doc, u"5.2 Milestones") table(doc, [u"M", u"Milestone", u"Datum", u"Criterium", u"Besluit"], [[u"M1", u"Kick-off en projectorganisatie operationeel", u"28-08-2026", u"Teams benoemd, documenten goedgekeurd", u"Go/no-go F2"], [u"M2", u"Locatie en catering gecontracteerd", u"08-09-2026", u"Contract getekend, machtiging af", u"—"], [u"M3", u"Uitnodigingen verzonden", u"16-09-2026", u"100% clubs bereikt via presidents/zone", u"—"], [u"M4", u"Programma definitief", u"03-10-2026", u"Programma + script aankondiging vastgesteld en getoetst", u"Go/no-go F4-voorbereiding"], [u"M5", u"Draaiboek definitief en generale repetitie", u"11-10-2026", u"Draaiboek afgetekend, walkthrough geslaagd", u"Go/no-go evenement"], [u"M6", u"Ledenontmoetingsavond incl. 2e VDG-aankondiging", u"13-10-2026", u"Programma uitgevoerd, aankondiging vastgelegd", u"—"], [u"M7", u"Evaluatierapport en eindafrekening opgeleverd", u"31-10-2026", u"Rapport geaccordeerd door DG", u"Project sluiting"]], widths=[1.2, 5.4, 2.2, 5.0, 2.6]) h2(doc, u"5.3 Critical path") para(doc, u"Het kritieke pad loopt via de activitiesketen waarvan vertraging " u"de evenementdatum direct verschuift:") para(doc, u"FG1 \u2192 A4.1 (locatie-eisen) \u2192 A5.2 (budgetgoedkeuring) \u2192 " u"A4.2 (locatie contracteren, tot 08-09) \u2192 A4.3 (AV-plan) \u2192 " u"A3.3 (uitnodigingen, 16-09) \u2192 A3.4 (RSVP-monitoring, tot 10-10) " u"\u2192 A4.4 (zitplan) \u2192 A1.4 (draaiboek) \u2192 A4.5/A1.5 (opbouw + " u"repetitie, 11/12-10) \u2192 A1.6 (evenement 13-10).", bold=True, color=LIONS_BLUE) bullet(doc, u" buffers: tussen A4.3 en A3.3 zit 4 dagen buffer; tussen A4.4 en A4.5 zit 2 dagen buffer;", u"Slack:") bullet(doc, u" geen slack op de keten A4.1\u2192A4.2\u2192A3.3 en op de laatste week " u"voorafgaand aan het evenement;", u"Kritiek:") bullet(doc, u" vertraging groter dan de buffer in de locatieketen of het " u"draaiboek leidt tot escalatie naar de stuurgroep en, indien " u"nodig, heroverweging van locatie of programma (change " u"management, hoofdstuk 10).", u"Consequentie:") # ------------------------------------------------------------------ 6. resources page_break(doc) h1(doc, u"6. Resource Planning", first=True) h2(doc, u"6.1 Rollen en capaciteit") table(doc, [u"Rol", u"Persoon/ Funktionele rol", u"Inzet", u"Capaciteit", u"Periode"], [[u"Opdrachtgever", u"District Governor (Arjan van Ommen)", u"Besluitvorming, aankondiging", u"4 u/week", u"25-08 tot 31-10"], [u"Projectleider (PL)", u"JvG Consultancy", u"Algemene leiding, planning, rapportage", u"8 u/week", u"25-08 tot 31-10"], [u"Evenementmanager", u"Kabinetslid (nader te benoemen)", u"Werkpakket 1", u"6 u/week", u"29-08 tot 14-10"], [u"Governance-officer", u"Juridisch adviseur district", u"Werkpakket 2", u"3 u/week", u"25-08 tot 20-10"], [u"Communicatieco\u00f6rdinator", u"Districtszender-redacteur", u"Werkpakket 3", u"4 u/week", u"29-08 tot 21-10"], [u"Logistiekco\u00f6rdinator", u"Kabinetslid/vrijwilliger", u"Werkpakket 4", u"5 u/week", u"28-08 tot 14-10"], [u"Penningmeester", u"Districts penningmeester", u"Werkpakket 5", u"2 u/week + klussen", u"26-08 tot 29-10"], [u"QA / evaluatie", u"PL + ondersteuner", u"Werkpakket 6", u"2 u/week", u"26-08 tot 31-10"], [u"Vrijwilligers avond", u"Leden gastclub/hostclub", u"Registratie, welcoming, techniek", u"8-12 personen", u"11-10 tot 13-10"]], widths=[3.4, 4.2, 4.2, 2.2, 2.6]) h2(doc, u"6.2 Toewijzing per activiteit") para(doc, u"De resource-toewijzing per activiteit staat in de tabellen van " u"hoofdstuk 4 (kolom 'Resources'). Belangrijke toewijzingsregels:") bullet(doc, u" de projectleider is nooit uitvoerend co\u00f6rdinator van een werkpakket, om conflicten te voorkomen;", u"Scheiding:") bullet(doc, u" de District Governor is alleen ingezet voor bestuurlijke momenten (kick-off, aankondiging, accordering) met maximaal 4 uur per week;") bullet(doc, u" piekbelasting (opbouw, avond zelf, afbouw) wordt gedekt door vrijwilligers van de gastclub;") bullet(doc, u" declaratieregels en vergoedingen volgen de MD110-regelgeving per 01-07-2023.") h2(doc, u"6.3 Beschikbaarheid en risico's") table(doc, [u"Resource", u"Beschikbaarheid", u"Risico", u"Mitigatie"], [[u"DG", u"Agenda-dependent (kabinetsagenda FY25-26)", u"Dubbele agenda's in oktober", u"Agenda vroeg blokkeren (M1); 1e VDG als back-up"], [u"Kabinetsleden", u"Deeltijd, vrijwillig", u"Uitval door omstandigheden", u"Plaatsvervangers benoemen per WP"], [u"Locatie/AV-leveranciers", u"Contractueel", u"Overbooking/techniekstoring", u"Contractbepalingen + AV-back-upplan"], [u"Vrijwilligers avond", u"Eenmalig", u"Te weinig aanmeldingen", u"Recrutering via zones vanaf M2; min. 30% overbezetting"]], widths=[3.2, 4.0, 3.6, 4.8]) # ------------------------------------------------------------------ 7. quality gates page_break(doc) h1(doc, u"7. Quality Gates", first=True) para(doc, u"Elke fase-overgang is een quality gate (QG): een formeel " u"toetsingsmoment waar de stuurgroep op basis van vaste criteria " u"beslist om door te gaan (go), bij te sturen (conditionally go) " u"of te stoppen (no-go).") h2(doc, u"7.1 Quality gate criteria per fase") table(doc, [u"QG", u"Na fase", u"Criteria (allemaal vervuld = go)", u"Beslisser"], [[u"QG1", u"F1 Initiatie", u"Projectaanpak en PvA goedgekeurd; kernteam en WP-co\u00f6rdinatoren benoemd; budgetkader geaccordeerd; communicatiekader vastgesteld", u"Stuurgroep (DG + PL)"], [u"QG2", u"F2 Definitie & ontwerp", u"Locatie en catering gecontracteerd binnen budget; programma-ontwerp inclusief aankondigingsvorm getoetst door WP2; uitnodigingspakket klaar; registratieproces getest", u"Stuurgroep"], [u"QG3", u"F3 Realisatie", u"Uitnodigingen 100% verzonden; RSVP \u2265 ijkpunt (tussenmeting); programma definitief; draaiboek afgetekend; AV-plan compleet; vrijwilligersteam compleet", u"Stuurgroep"], [u"QG4", u"F4 Evenement", u"Programma uitgevoerd volgens draaiboek; 2e VDG-aankondiging conform script en statutair vastgelegd; geen ongecontroleerde incidenten", u"PL (operational debrief)"], [u"QG5", u"F5/F6 Evaluatie", u"Evaluatierapport met KPI-uitslagen opgeleverd; eindafrekening sluitend; lessons learned vastgelegd; dossier overgedragen", u"DG (project sluiting)"]], widths=[1.2, 3.0, 8.6, 2.8]) h2(doc, u"7.2 Toetsingsprocedure") bullet(doc, u" Voor elke QG stelt de PL een QG-dossier samen: status per criterium, bewijsstukken en open punten;", u"Stap 1:") bullet(doc, u" De governance-officer toetst de governance-criteria (met name QG2 en QG4) onafhankelijk;", u"Stap 2:") bullet(doc, u" De stuurgroep beslist binnen 2 werkdagen: go / conditioneel met herstelacties en deadline / no-go met escalatie;", u"Stap 3:") bullet(doc, u" Besluit en acties worden vastgelegd in het besluitenregister;", u"Stap 4:") bullet(doc, u" Bij no-go wordt het change management proces (hoofdstuk 10) geactiveerd voor herplanning.", u"Stap 5:") h2(doc, u"7.3 Go/no-go beslissingsmomenten") para(doc, u"De zwaarste beslismomenten zijn QG2 (locatie definitief: laatste " u"moment voor kostbare herziene keuzes) en QG3/M5 (laatste week: " u"go/no-go over het doorgaan met alle middelen gereed). Voor beide " u"gelden expliciete stopcriteria:") bullet(doc, u" geen gecontracteerde locatie of budgetoverstijging > 10% zonder machtiging;", u"No-go QG2:") bullet(doc, u" draaiboek niet af, of minder dan 40% clubs vertegenwoordigd in RSVP zonder herstelactie die de opkomst kan verbeteren;", u"No-go QG3:") bullet(doc, u" bij no-go wordt, met de DG, een alternatieve datum/vorm overwogen; statutaire termijnen (2e VDG-proces) worden opnieuw tegen het licht gehouden met de governance-officer.", u"Vervolg:") # ------------------------------------------------------------------ 8. communicatieplan page_break(doc) h1(doc, u"8. Communicatieplan", first=True) para(doc, u"Het communicatieplan volgt de communicatiematrix uit het Plan " u"van Aanpak en geeft kanalen, frequentie en doelen per " u"stakeholder. Uitvoering ligt bij WP3.") h2(doc, u"8.1 Stakeholder mapping") table(doc, [u"Stakeholder", u"Belang", u"Invloed", u"Houding", u"Strategie"], [[u"District Governor + kabinet", u"Bestuurlijk succes, statutaire correctheid", u"Hoog", u"Promotor", u"Direct betrekken, wekelijkse rapportage"], [u"Clubpresidenten en zonevoorzitters", u"Informatie voor hun leden", u"Middel-hoog", u"Neutraal-positief", u"Duidelijke toolkits en herinneringen"], [u"Leden district 110 AN", u"Deelname, netwerken, vernieuwing", u"Middel", u"Ge\u00efnteresseerd", u"Laagdrempelige uitnodiging en follow-up"], [u"Kandidaat 2e VDG (en gezin)", u"Correcte, waardige aankondiging", u"Middel", u"Aandacht voor discretie", u"Persoonlijke begeleiding en script"], [u"GMT en Lions Nederland", u"Vitaliteits- en ledenbeleid uitdragen", u"Middel", u"Ondersteunend", u"Content delen, sprekers betrekken"], [u"Leveranciers (locatie, catering, AV)", u"Correcte opdrachtuitvoering", u"Laag-middel", u"Commercieel", u"Contracten en \u00e9\u00e9n aanspreekpunt"], [u"Externe pers/regionale media", u"Positive publiciteit Lions", u"Laag", u"Neutraal", u"Persbericht vooraf en nadien"]], widths=[3.6, 3.6, 2.0, 3.0, 3.4]) h2(doc, u"8.2 Communicatiematrix") table(doc, [u"Communicatie", u"Kanaal", u"Frequentie", u"Zender", u"Doel"], [[u"Voortgangsrapportage project", u"E-mail + kort verslag", u"Wekelijks (wo)", u"PL", u"Besturing en tijdige signalering"], [u"Stuurgroepoverleg", u"Vergadering/hybrid", u"2-wekelijks + bij QG's", u"DG + PL", u"Besluitvorming, go/no-go"], [u"Kabinetsinformantie", u"Kabinetsagenda FY25-26", u"Maandelijks", u"PL via DG", u"Alignment kabinet"], [u"Uitnodiging leden", u"E-mail via presidents + districtszender", u"1x + herinnering", u"WP3", u"Opkomst maximaliseren"], [u"Herinnering/RSVP-boost", u"Districtszender + socials", u"Wekelijks vanaf 17-09", u"WP3", u"Registratie stimuleren"], [u"Persbericht", u"Pers + website/socials", u"Vooraf en na afloop", u"WP3", u"Publiciteit Lions"], [u"Follow-up na avond", u"E-mail + documentendeling", u"1x binnen week", u"WP3", u"Dank, presentaties, verslag"], [u"Escalatie", u"Telefoon/e-mail DG", u"Direct bij nood", u"PL", u"Snelle besluitvorming"]], widths=[3.8, 3.8, 3.2, 2.4, 3.4]) # ------------------------------------------------------------------ 9. change management page_break(doc) h1(doc, u"9. Change Management", first=True) para(doc, u"Wijzigingen aan scope, planning, budget of governance-aspecten " u"worden beheerst via een vaste change control procedure, zodat " u"het overzicht bewaard blijft en bestuurlijke besluiten " u"traceerbaar zijn.") h2(doc, u"9.1 Change control procedure") bullet(doc, u" Elke wijzigingsvoorstel wordt ingediend via een change request (CR) met: beschrijving, reden, impact op tijd/geld/kwaliteit/governance en alternatieven;", u"Stap 1 \u2014 Indienen:") bullet(doc, u" De PL beoordeelt binnen 2 werkdagen de impact (impactanalyse, \u00a79.3) en kiest de afhandelroute;", u"Stap 2 \u2014 Analyse:") bullet(doc, u" Kleine wijzigingen (< \u20ac 250 en geen effect op critical path) beslist de PL zelf; middelgrote (< \u20ac 1.000 of lokaal plangeffect) de stuurgroep; grote (scope, datum, > \u20ac 1.000, governance-aspecten) de District Governor;", u"Stap 3 \u2014 Beslissen:") bullet(doc, u" Goedgekeurde CR's worden verwerkt in planning/budget en gecommuniceerd naar betrokken WP's;", u"Stap 4 \u2014 Verwerken:") bullet(doc, u" Alle CR's worden bijgehouden in het change log (onderdeel van het projectdossier, appendix B).", u"Stap 5 \u2014 Registreren:") h2(doc, u"9.2 Approval workflow") table(doc, [u"Categorie", u"Criteria", u"Goedkeuring door", u"Doorlooptijd"], [[u"Klein", u"< \u20ac 250, geen critical path-effect", u"Projectleider", u"2 werkdagen"], [u"Middel", u"< \u20ac 1.000 of plangeffect binnen WP", u"Stuurgroep (DG + PL)", u"5 werkdagen"], [u"Groot", u"Scope-, datum-, of governancewijziging; > \u20ac 1.000", u"District Governor (met governance-advies)", u"7 werkdagen"]], widths=[2.2, 6.2, 4.6, 2.6]) h2(doc, u"9.3 Impact analyse") para(doc, u"Elke CR beoordeelt in ieder geval:") bullet(doc, u" effect op de critical path en milestones (hoofdstuk 5);", u"Tijd:") bullet(doc, u" effect op budget en machtigingen (WP5);", u"Geld:") bullet(doc, u" effect op kwaliteit, draaiboek en deelnemerservaring (WP1/WP6);", u"Kwaliteit:") bullet(doc, u" effect op statutaire/protocollaire vereisten, met name rond de 2e VDG-aankondiging (WP2, [2][3]);", u"Governance:") bullet(doc, u" effect op communicatie-afspraken (WP3) en logistiekcontracten (WP4).", u"Overig:") # ------------------------------------------------------------------ 10. monitoring page_break(doc) h1(doc, u"10. Monitoring & Controle", first=True) h2(doc, u"10.1 KPI's") table(doc, [u"KPI", u"Definitie", u"Doel", u"Meetmoment"], [[u"Club-dekking", u"% clubs met \u2265 1 geregistreerde deelnemer", u"\u2265 60%", u"Registratie + deurlijst"], [u"Deelnemersaantal", u"Aantal aanwezigen t.o.v. streefbeeld (75+)", u"\u2265 75", u"Deurregistratie"], [u"RSVP-conversie", u"Aantal registraties t.o.v. uitgenodigde leden", u"\u2265 25%", u"Tussenmetingen (24-09, 01-10, 08-10)"], [u"Budgetrealisatie", u"Realisatie t.o.v. goedgekeurd budget", u"\u2264 100%", u"Weekelijks (WP5), eindafrekening"], [u"Planningsschema", u"% milestones op tijd gehaald", u"100%", u"Wekelijkse rapportage"], [u"Deelnemerstevredenheid", u"Gemiddelde score evaluatieformulier (1-5)", u"\u2265 4,0", u"Evaluatie na afloop"], [u"Informatiebeleving vitaliteitsbeleid", u"% dat deelnemer zich voldoende ge\u00efnformeerd voelt", u"\u2265 80%", u"Evaluatie (doelstelling D3 PvA)"]], widths=[3.4, 6.0, 2.2, 4.0]) h2(doc, u"10.2 Rapportagecycli") table(doc, [u"Rapport", u"Frequentie", u"Aan", u"Inhoud"], [[u"Voortgangsrapport (status + KPI's + risico's)", u"Wekelijks (woensdag)", u"Stuurgroep, WP-co\u00f6rdinatoren", u"Voortgang per WP, planning vs. echt, issues"], [u"QG-dossier", u"Per fase-overgang", u"Stuurgroep", u"Criteriumtoetsing en besluitvoorstel"], [u"Financieel overzicht", u"2-wekelijks", u"Stuurgroep, penningmeester", u"Bestedingen, verplichtingen, prognose"], [u"Debrief evenement", u"Binnen 3 dagen na 13-10", u"Stuurgroep", u"Uitvoering, incidenten, eerste cijfers"], [u"Eindrapportage", u"31-10-2026", u"DG, kabinet, archief", u"KPI-eindstand, evaluatie, lessen, eindafrekening"]], widths=[4.6, 3.2, 3.8, 4.0]) h2(doc, u"10.3 Escalatieprocedure") table(doc, [u"Niveau", u"Trigger", u"Route", u"Reactietijd"], [[u"0 \u2014 WP", u"Issue binnen werkpakket, oplosbaar binnen mandaat", u"WP-co\u00f6rdinator lost op, meldt in wekelijkse rapportage", u"3 werkdagen"], [u"1 \u2014 Project", u"Cross-WP issue, bedreiging planning/budget binnen grenzen", u"PL beslist of legt voor aan stuurgroep", u"2 werkdagen"], [u"2 \u2014 Stuurgroep", u"Critical path bedreigd, budgetoverschrijding middel, no-go-risico QG", u"Stuurgroep (DG + PL) beslist", u"2 werkdagen"], [u"3 \u2014 DG/Bestuurlijk", u"Evenementdatum, governance-niet-conformiteit, grote budgetoverschrijding", u"District Governor met governance-advies; zo nodig kabinet", u"Direct (telefonisch) + 5 werkdagen besluit"]], widths=[2.6, 5.4, 5.0, 2.6]) para(doc, u"Escalaties worden altijd schriftelijk vastgelegd in het " u"besluitenregister en teruggekoppeld in de eerstvolgende " u"voortgangsrapportage.") # ------------------------------------------------------------------ 11. appendix page_break(doc) h1(doc, u"11. Appendix", first=True) h2(doc, u"11.1 Referenties") refs = [ u"[1] Lions Club Vitaliteit Programma v4 \u2014 Lions Nederland (april 2025).", u"[2] MD110 Nederland Statuten \u2014 versie 2021.12.07.", u"[3] Protocol MD-Organen V1.0 \u2014 Lions MD110 (18 februari 2025).", u"[4] Samenstelling kabinet 25-26, definitief vastgesteld 11-04-2025 (districtsdocument).", u"[5] Ledenbeleid GMT Lions Nederland \u2014 2025-versie.", u"[6] District 110AN 5 Year Membership Trend (ledenoverzicht district).", u"[7] District 110AN Summary of Membership Types and Gender by Club (ledenoverzicht district).", u"[8] Werkplan 110 AN 2025-2026 (districtsdocument).", u"[9] Inspiratie avond 110AN \u2014 presentatie eerdere ledenontmoetingsavond (referentie).", u"[10] Huishoudelijk Reglement MD 110 \u2014 mei 2021; concept 2025.", u"[11] LCI International Constitution and By-Laws (actuele versie).", u"[12] Districtbegroting 110 AN 25-26 (districtsdocument).", ] for ref in refs: para(doc, ref, size=10, space_after=2, color=TEXT_SEC) h2(doc, u"11.2 Templates") para(doc, u"De volgende templates maken onderdeel uit van het projectdossier " u"en worden via de WP-co\u00f6rdinatoren beheerd:") table(doc, [u"Template", u"Doel", u"Eigenaar"], [[u"Change request (CR)-formulier", u"Wijzigingsvoorstellen vastleggen", u"PL"], [u"QG-dossier-format", u"Quality gate-toetsing per fase", u"PL"], [u"Draaiboek-format", u"Tijdlijn, rollen en scripts avond", u"WP1"], [u"Uitnodigingstemplate (huisstijl 110 AN)", u"Uitnodigingen en herinneringen", u"WP3"], [u"Registratie-/RSVP-overzicht", u"Deelnemersadministratie", u"WP3/WP4"], [u"Evaluatieformulier", u"KPI-meting deelnemers", u"WP6"], [u"Lessons-learned-register", u"Kennisborging voor volgend kabinet", u"WP6"]], widths=[5.4, 6.6, 2.6]) h2(doc, u"11.3 Afkortingenlijst") table(doc, [u"Afkorting", u"Begrip"], [[u"AV", u"Audiovisueel (geluid, beeld, presentatietechniek)"], [u"CR", u"Change Request (wijzigingsverzoek)"], [u"DG", u"District Governor"], [u"1e/2e VDG", u"(Vice) District Governor \u2014 eerste/tweede vice-voorzitter van het district"], [u"GMT", u"Global Membership Team (ledenwerving en -behoud Lions)"], [u"HR", u"Huishoudelijk Reglement"], [u"KPI", u"Key Performance Indicator (prestatie-indicator)"], [u"LCI", u"Lions Clubs International"], [u"MD110", u"Multiple District 110 (Lions Nederland)"], [u"PL", u"Projectleider"], [u"PvA", u"Plan van Aanpak"], [u"QA", u"Quality Assurance (kwaliteitsborging)"], [u"QG", u"Quality Gate (kwaliteitspoort)"], [u"RSVP", u"Répondez s'il vous pla\u00eet (aanmelding/terugkoppeling)"], [u"WP", u"Work Package (werkpakket)"]], widths=[3.0, 11.6]) # ------------------------------------------------------------------ opslaan os.makedirs(OUT_DIR, exist_ok=True) doc.save(OUT_FILE) print("OK:", OUT_FILE, os.path.getsize(OUT_FILE), "bytes")