#!/usr/bin/env python3 # -*- coding: utf-8 -*- """ Genereert 05_Checklist_Ledenontmoetingsavond.xlsx Lions Clubs International - District 110 AN Ledenontmoetingsavond 13 oktober 2026 (+ 2e VDG aankondiging) Bron: working/meta-dossier_v1.md + research/sources.md (33 bronnen, Tier 1/2/3) """ import os from openpyxl import Workbook from openpyxl.styles import Font, PatternFill, Alignment, Border, Side from openpyxl.utils import get_column_letter from openpyxl.worksheet.datavalidation import DataValidation OUT = "/root/projects/jg/2026-pbm-ledenontmoetingsavond-13okt/deliverables/docx/05_Checklist_Ledenontmoetingsavond.xlsx" NAVY, PHASE, GREY = "1F3864", "2E5496", "F2F2F2" thin = Side(style="thin", color="B0B0B0") border = Border(left=thin, right=thin, top=thin, bottom=thin) HDR_FONT = Font(name="Calibri", size=11, bold=True, color="FFFFFF") SEC_FONT = Font(name="Calibri", size=11, bold=True, color="FFFFFF") TITLE_FONT = Font(name="Calibri", size=14, bold=True, color=NAVY) SUB_FONT = Font(name="Calibri", size=10, italic=True, color="555555") BODY_FONT = Font(name="Calibri", size=10) HDR_FILL = PatternFill("solid", fgColor=NAVY) SEC_FILL = PatternFill("solid", fgColor=PHASE) ALT_FILL = PatternFill("solid", fgColor=GREY) WRAP = Alignment(wrap_text=True, vertical="top") WRAPC = Alignment(wrap_text=True, vertical="center", horizontal="center") HEADERS = ["Omschrijving", "Verantwoordelijke (rol)", "Status", "Datum voltooid (dd-mm-jjjj)", "Opmerkingen"] WIDTHS = [72, 26, 14, 22, 46] R = { "PL": "Projectleider evenement", "DG": "District Governor", "VDG1": "1e Vice District Governor", "KAB": "Kabinet / bestuur", "COM": "Co\u00f6rd. communicatie", "LOC": "Co\u00f6rd. locatie & techniek", "REG": "Co\u00f6rd. registratie", "CAT": "Co\u00f6rd. catering", "VEI": "Verantw. veiligheid", "NOT": "Notulist", "GMT": "GMT-voorzitter", "FIN": "Penningmeester district", "SEC": "District Secretaris", } wb = Workbook() wb.remove(wb.active) def add_sheet(title, subtitle, sections): ws = wb.create_sheet(title) ncol = len(HEADERS) ws.merge_cells(start_row=1, start_column=1, end_row=1, end_column=ncol) c = ws.cell(row=1, column=1, value="Lions District 110 AN \u2014 Ledenontmoetingsavond 13 oktober 2026") c.font = TITLE_FONT ws.merge_cells(start_row=2, start_column=1, end_row=2, end_column=ncol) c = ws.cell(row=2, column=1, value=subtitle) c.font = SUB_FONT row = 4 for i, h in enumerate(HEADERS, 1): c = ws.cell(row=row, column=i, value=h) c.font = HDR_FONT; c.fill = HDR_FILL; c.border = border; c.alignment = WRAPC ws.row_dimensions[row].height = 24 header_row = row row += 1 for sec_name, items in sections: ws.merge_cells(start_row=row, start_column=1, end_row=row, end_column=ncol) c = ws.cell(row=row, column=1, value=sec_name) c.font = SEC_FONT; c.fill = SEC_FILL; c.alignment = WRAP ws.row_dimensions[row].height = 18 row += 1 for j, (item, resp) in enumerate(items): vals = [item, resp, "\u2610 Open", "", ""] for i, v in enumerate(vals, 1): c = ws.cell(row=row, column=i, value=v) c.font = BODY_FONT; c.border = border c.alignment = WRAP if i in (1, 2, 5) else WRAPC if j % 2 == 1: c.fill = ALT_FILL row += 1 row += 1 for i, w in enumerate(WIDTHS, 1): ws.column_dimensions[get_column_letter(i)].width = w dv = DataValidation(type="list", formula1='"\u2610 Open,\u25d0 Bezig,\u2714 Afgerond,\u2718 Geannuleerd,\u2796 N.v.t."', allow_blank=True) ws.add_data_validation(dv) dv.add("C{}:C{}".format(header_row + 1, row)) ws.freeze_panes = "A{}".format(header_row + 1) ws.auto_filter.ref = "A{}:{}{}".format(header_row, get_column_letter(ncol), row) return ws # ============ TABBLAD 1 - VOORBEREIDING (T-12 tot T-8) ============ tab1 = [ ("1.1 Kick-off meeting", [ ("Kick-off meeting inplannen en agendapunten opstellen (doel, scope, planning, rollen)", R["PL"]), ("Belanghebbenden uitnodigen: DG, 1e VDG, kabinetsleden, GMT-voorzitter, zonevoorzitters", R["PL"]), ("Opdrachtformulering en doelstellingen vastleggen: ledenontmoeting + aankondiging 2e VDG", R["DG"]), ("Projectteam en verantwoordelijkheden (RACI) bevestigen en vastleggen", R["PL"]), ("Budgetkader vaststellen conform Districtbegroting (locatie, catering, communicatie)", R["FIN"]), ("Risico-inventarisatie doornemen (locatie, 2e VDG-kandidaat, opkomst, budget, compliance)", R["PL"]), ("Governance-toetsing inplannen: MD110 Statuten, HR MD110, Protocol MD-Organen, LCI-regelgeving", R["KAB"]), ("Kick-off notulen maken en verspreiden naar alle deelnemers", R["NOT"]), ("Projectplan (concept) opstellen conform MASTER_SOP \u00a73.5", R["PL"]), ]), ("1.2 Locatie boeking", [ ("Wensenlijst locatie opstellen (capaciteit conform verwacht deelnemersaantal, bereikbaarheid, parkeren, AV)", R["LOC"]), ("Locaties inventariseren op centraal punt in district 110 AN", R["LOC"]), ("Offertes opvragen (zaal, catering, techniek, borg)", R["LOC"]), ("Locatiebezoek doen en geschiktheid beoordelen (toegankelijkheid, akoestiek, veiligheid)", R["LOC"]), ("Locatie boeken en bevestiging schriftelijk vastleggen (contract/reservering)", R["PL"]), ("Annuleringsvoorwaarden en betalingstermijnen documenteren", R["FIN"]), ("Bereikbaarheid en parkeergelegenheid vastleggen voor communicatie naar deelnemers", R["COM"]), ("Alternatieve locatie (plan B) vaststellen - mitigatie risico 'locatie niet beschikbaar'", R["LOC"]), ]), ("1.3 Team samenstelling", [ ("Projectleider evenement benoemen (aansturing namens DG/kabinet)", R["DG"]), ("Co\u00f6rdinator locatie & techniek aanwijzen", R["PL"]), ("Co\u00f6rdinator registratie & ontvangst aanwijzen", R["PL"]), ("Co\u00f6rdinator catering aanwijzen", R["PL"]), ("Co\u00f6rdinator communicatie & uitnodigingen aanwijzen", R["COM"]), ("Verantwoordelijke veiligheid & noodprocedures aanwijzen", R["VEI"]), ("Notulist/verslaglegger voor de avond aanwijzen", R["NOT"]), ("Vervangers/back-up vastleggen per rol (wie vervangt wie bij afwezigheid)", R["PL"]), ("Taakverdeling committeren conform kabinetsstructuur en Taakverdeling GR", R["KAB"]), ]), ] add_sheet("1 Voorbereiding", "Fase 1: Voorbereiding \u2014 T-12 tot T-8 weken (ca. 14 juli t/m medio augustus 2026)", tab1) # ============ TABBLAD 2 - PLANNING (T-8 tot T-2) ============ tab2 = [ ("2.1 Uitnodigingen", [ ("Deelnemerslijst samenstellen (alle clubs en leden district 110 AN; bron: ledenoverzicht)", R["COM"]), ("Adresbestand verifi\u00ebren en actualiseren (e-mail/post)", R["REG"]), ("Uitnodiging opstellen in huisstijl 110 AN (template briefpapier)", R["COM"]), ("Aanmelddeadline opnemen in uitnodiging (uiterlijk T-1 week)", R["COM"]), ("Uitnodiging ter goedkeuring voorleggen aan DG en communicatieco\u00f6rdinator", R["DG"]), ("Save-the-date versturen (T-8 weken)", R["COM"]), ("Definitieve uitnodiging versturen naar alle clubs/leden (T-6 weken)", R["COM"]), ("Herinnering versturen inclusief definitief programma (T-2 weken)", R["COM"]), ("Aanmeldingen registreren en deelnemersaantal monitoren", R["REG"]), ("Bij lage aanmelding: persoonlijke oproep via zonevoorzitters (mitigatie risico 'lage opkomst')", R["GMT"]), ]), ("2.2 Programma", [ ("Programmaontwerp opstellen (ontvangst, opening DG, ledenontmoeting, aankondiging 2e VDG, afsluiting/borrel)", R["PL"]), ("Sprekers en sessieleiders bevestigen (DG, 1e VDG, GMT-voorzitter, evt. gastspreker)", R["PL"]), ("Programmaonderdeel 'aankondiging 2e VDG' vormgeven (moment, spreker, protocol)", R["DG"]), ("Tijdschema opstellen met marges en pauzes", R["PL"]), ("Interactieve ledenontmoeting-invulling ontwerpen (zone-tafels/speed-meet; ref. Inspiratie avond 110AN)", R["GMT"]), ("Programma afstemmen met locatie (zaalbezetting, doorlooptijden)", R["LOC"]), ("Definitief programma vaststellen en laten goedkeuren door DG", R["DG"]), ("Programma verwerken in uitnodiging, herinnering en presentatie", R["COM"]), ]), ("2.3 Communicatie", [ ("Communicatieplan opstellen (e-mail, districtwebsite, clubnieuwsbrieven, social media)", R["COM"]), ("Berichtenkalender opstellen (T-8 save-the-date, T-6 uitnodiging, T-2 herinnering, T-3d laatste info)", R["COM"]), ("Drukmateriaal bestellen (borden, programmaboekjes, naambadges)", R["COM"]), ("Persbericht opstellen voor lokale media (optioneel, in afstemming met DG)", R["COM"]), ("Districtwebsite/-kalender bijwerken met evenementdetails", R["COM"]), ("Laatste informatiebrief versturen (T-3 dagen): route, parkeren, programma, aanvangstijd", R["COM"]), ]), ("2.4 2e VDG benoeming (voorbereiding)", [ ("Benoemingsprocedure verifi\u00ebren conform MD110 Statuten \u00a74.2", R["KAB"]), ("Kandidaatselectieproces afronden in overleg DG en nominatiecommissie", R["DG"]), ("Bereidheid kandidaat bevestigen v\u00f3\u00f3r openbare aankondiging (informed consent)", R["DG"]), ("Aankondigingstekst opstellen en toetsen aan MD110 Statuten en Huishoudelijk Reglement", R["KAB"]), ("Benoemingsmoment integreren in programma en toespraak DG", R["DG"]), ("Informatie over 2e VDG-training en ledenaantal-doelstellingen paraat hebben", R["VDG1"]), ("Plan B vaststellen indien kandidaat niet tijdig beschikbaar (risico '2e VDG niet tijdig benoemd')", R["DG"]), ]), ] add_sheet("2 Planning", "Fase 2: Planning \u2014 T-8 tot T-2 weken (medio augustus t/m eind september 2026)", tab2) # ============ TABBLAD 3 - UITVOERING (T0 - 13 oktober 2026) ============ tab3 = [ ("3.1 Opbouw", [ ("Opbouwploeg vaststellen; aanwezig 3-4 uur voor aanvang", R["LOC"]), ("Zaalopbouw volgens plattegrond (tafels per zone, podium, registratiebalie)", R["LOC"]), ("Geluid, microfoons en beamer installeren en testen", R["LOC"]), ("Presentatie laden + back-up op USB en in cloud", R["LOC"]), ("Signage plaatsen (routewijzing, zaal, sanitair, nooduitgangen)", R["LOC"]), ("Decor, borden en programmamateriaal plaatsen", R["LOC"]), ("Registratiebalie inrichten (aanmeldlijst, badges, walk-in formulieren)", R["REG"]), ("Eindcontrole zaal door projectleider", R["PL"]), ]), ("3.2 Registratie", [ ("Aanmeldlijst en walk-in registratieformulieren klaarleggen", R["REG"]), ("Naambadges alfabetisch sorteren en uitdelen", R["REG"]), ("Aanwezigheidsregistratie laten tekenen (bestuurlijk/archief)", R["REG"]), ("Aantal aanwezigen tellen en rapporteren aan caterer en projectleider", R["REG"]), ("Laatkomers ontvangen en plaatsen zonder storing van programma", R["REG"]), ("Contactpersoon EHBO/noodteam bekend maken bij registratie", R["VEI"]), ]), ("3.3 Presentatie", [ ("Presentatie finaal checken (volgorde, video's, microfoonvolume)", R["LOC"]), ("Opening en welkomstwoord DG volgens protocol", R["DG"]), ("Programmaleider/regisseur voor de avond aanwijzen (tijdswaking)", R["PL"]), ("Moment aankondiging 2e VDG uitvoeren conform script en protocol", R["DG"]), ("Ledenontmoeting-sessies begeleiden (timeboxes, microfoon doorgeven)", R["GMT"]), ("Vragenronde/interactie faciliteren", R["PL"]), ("Afsluiting en dankwoord DG/kabinet", R["DG"]), ("Presentatie en sprekersnotities veiligstellen voor verslag", R["NOT"]), ]), ("3.4 Catering", [ ("Definitieve aantallen bevestigen bij caterer (T-3 dagen en op de dag zelf)", R["CAT"]), ("Dieetwensen verzameld en doorgegeven (vegetarisch, allergie\u00ebn)", R["CAT"]), ("Ontvangst koffie/thee gereed v\u00f3\u00f3r opening", R["CAT"]), ("Pauze/borrel op het juiste moment laten serveren (afstemming programma)", R["CAT"]), ("Bijvullen monitoren gedurende de avond", R["CAT"]), ("Afrekening controleren en factuurgegevens vastleggen", R["FIN"]), ("Afval en terugloop afstemmen met locatie", R["CAT"]), ]), ("3.5 Veiligheid", [ ("Nooduitgangen controleren: vrij en ontgrendeld", R["VEI"]), ("EHBO-set en AED-locatie verifi\u00ebren; locatiepersoneel informeren", R["VEI"]), ("Evacuatieplan van locatie opvragen en team instrueren", R["VEI"]), ("Maximale zaalbezetting controleren", R["VEI"]), ("Struikel-/valgevaar inspecteren (kabels, verlichting, vloerbedekking)", R["VEI"]), ("Contactgegevens locatiebeheerder en noodnummers opnemen in teaminstructie", R["VEI"]), ]), ("3.6 Noodprocedures", [ ("Noodteam samenstellen en rollen toewijzen (co\u00f6rdinatie, evacuatie, medisch, communicatie)", R["VEI"]), ("Noodnummerlijst opstellen (112, locatiebeheerder, DG, projectleider)", R["VEI"]), ("Scenario-afspraken: brand/evacuatie, medisch incident, stroom/AV-storing", R["VEI"]), ("Back-upplan bij AV-storing (reserve geluid, geprinte presentatie)", R["LOC"]), ("Alternatief programma-/sprekerschema bij vertraging vaststellen", R["PL"]), ("Instructiekaarten noodteam klaarleggen op registratiebalie", R["REG"]), ("Na afloop: incidenten registreren en melden (verzekering/archief)", R["NOT"]), ]), ] add_sheet("3 Uitvoering", "Fase 3: Uitvoering \u2014 T0: dinsdag 13 oktober 2026 (evenementdag)", tab3) # ============ TABBLAD 4 - NAZORG (T+1 dag tot T+1 week) ============ tab4 = [ ("4.1 Verslaglegging", [ ("Verslag van de avond opstellen (aanwezigen, programma, aankondiging 2e VDG, besluiten/punten)", R["NOT"]), ("Foto's/video's verzamelen en selecteren (toestemming publicatie checken)", R["COM"]), ("Aanwezigheidslijst digitaliseren en archiveren", R["REG"]), ("Financieel overzicht maken (uitgaven t.o.v. budget)", R["FIN"]), ("Presentatie en materialen archiveren in projectmap", R["PL"]), ("Verslag verspreiden naar DG, kabinet en clubbesturen", R["SEC"]), ]), ("4.2 Evaluatie", [ ("Digitaal evaluatieformulier versturen naar deelnemers (uiterlijk T+2 dagen)", R["COM"]), ("Debriefmeeting plannen met projectteam (T+1 week)", R["PL"]), ("Opkomst- en tevredenheidsdata analyseren", R["PL"]), ("Lessen-learned document opstellen (wat ging goed / verbeterpunten)", R["NOT"]), ("Budget-eindafrekening controleren en goedkeuren (begroting vs. werkelijk)", R["FIN"]), ("Evaluatierapport opstellen en indienen bij DG/kabinet", R["PL"]), ]), ("4.3 Follow-up", [ ("Nieuw benoemde 2e VDG feliciteren en introduceren in districtcommunicatie", R["DG"]), ("2e VDG opnemen in kabinetstructuur en opvolging in orde brengen (Protocol MD-Organen)", R["KAB"]), ("Aanmeldingen interesse clubactiviteiten/GMT doorzetten naar betreffende teams", R["GMT"]), ("Openstaande actiepunten uit verslag toewijzen met deadline", R["PL"]), ("Bedankje versturen aan locatie, caterer, sprekers en vrijwilligers", R["COM"]), ("Datum volgend districtsevenement agenderen in districtkalender", R["SEC"]), ("Projectmap afsluiten en overdragen conform districtarchief", R["SEC"]), ]), ] add_sheet("4 Nazorg", "Fase 4: Nazorg \u2014 T+1 dag tot T+1 week (14 t/m 20 oktober 2026)", tab4) # ============ TABBLAD 5 - GOVERNANCE COMPLIANCE ============ tab5 = [ ("5.1 LCI compliance (International Constitution, Board Policy Manual)", [ ("Toets evenementsopzet aan LCI International Constitution and By-Laws (districtstructuur)", R["KAB"]), ("Vaststellen: geen strijdigheid met Board Policy Manual-richtlijnen voor district events", R["KAB"]), ("Ethische standaarden DG (Ethical Standards and Conduct) gerespecteerd in programma en communicatie", R["DG"]), ("Reis-/onkostenvergoedingen conform LCI/MD110-regelgeving per 01-07-2023 verwerken", R["FIN"]), ("District Election Guidelines geraadpleegd indien aankondiging raakt aan verkiezingsproces", R["KAB"]), ("Use of LCI-merk/huisstijl conform brand guidelines", R["COM"]), ("Verzekeringen/aansprakelijkheid evenement gecheckt (LCI en locatie)", R["PL"]), ]), ("5.2 MD110 Statuten & Huishoudelijk Reglement", [ ("Aankondigingsprocedure 2e VDG conform MD110 Statuten \u00a74.2 uitgevoerd/gevalideerd", R["KAB"]), ("District bijeenkomst georganiseerd conform HR MD110 artikel 12 (protocol district bijeenkomsten)", R["PL"]), ("Actuele HR-versie gehanteerd (mei 2021 / concept 2025) \u2014 versie vastgelegd in projectmap", R["SEC"]), ("Besluitvorming en communicatieprocessen conform HR MD110 doorlopen", R["SEC"]), ("Geschillenprocedure (District Dispute Resolution Procedure) paraat bij bezwaren", R["KAB"]), ("Notulen en besluiten conform statutaire verslagleggingseisen vastgelegd", R["SEC"]), ]), ("5.3 Protocol MD-Organen V1.0", [ ("Rol van het kabinet bij het evenement conform Protocol MD-Organen \u00a73.1 ingevuld", R["KAB"]), ("Samenstelling en taakverdeling van betrokken MD-organen gedocumenteerd", R["SEC"]), ("Overdrachtsprocedures: evenementsdocumentatie overdraagbaar gemaakt voor opvolgend bestuur", R["SEC"]), ("Verslaglegging conform protocolvereisten MD-Organen (vastlegging, goedkeuring, archief)", R["SEC"]), (" Compliance-matrix uit meta-dossier tabblad nagelopen en ondertekend", R["PL"]), ("Openstaande compliance-punten gerapporteerd aan DG met herstelacties", R["PL"]), ]), ] add_sheet("5 Governance Compliance", "Governance \u2014 LCI / MD110 Statuten & HR / Protocol MD-Organen (doorlopend, afronding T+1 week)", tab5) # ============ OPSLAAN ============ os.makedirs(os.path.dirname(OUT), exist_ok=True) wb.save(OUT) # Kort verslag from openpyxl import load_workbook chk = load_workbook(OUT) total = 0 for s in chk.sheetnames: ws = chk[s] n = sum(1 for row in ws.iter_rows(min_col=3) if isinstance(row[0].value, str) and "Open" in row[0].value) total += n print("{}: {} items".format(s, n)) print("TOTAAL items: {}".format(total)) print("Opgeslagen:", OUT, "-", os.path.getsize(OUT), "bytes")