Vergaderrapport

Samenvatting

In deze vergadering, vermoedelijk tussen een vergunningadviseur/engineer (Stijn), een collega-projectleider en een adviseur, staat de voorbereiding van een omgevingsvergunning/melding voor een opslaglocatie met gevaarlijke stoffen centraal. Er wordt een checklist van benodigde gegevens doorgenomen: coördinaten van opslagvoorzieningen met kaartje, maximale hoeveelheden opgeslagen stoffen, een reeds uitgevoerde PGS 15-toets, en plattegrondtekeningen. De tekeningen (plotplans) worden door het engineeringteam gemaakt en begin volgende week verwacht. Voor opslag in tanks wordt besproken welke tanks welke stoffen bevatten, inclusief capaciteiten; de PGS 31-toets vervalt vooralsnog omdat PGS 31-goedgekeurde tanks aangeschaft worden — men wacht af of de vraag later alsnog komt. Koelinstallaties (airco's, frigide/frigo-koeling) blijken niet aanwezig als gesloten systeem, dus dat gegeven vervalt ook. Over toetsingen en berekeningen wordt besloten beide uit te voeren, mede omdat het resultaat later als nulmeting kan dienen. Verder wordt een memo met beschrijving van activiteiten opgesteld ten behoeve van de melding. Over Tata Steel wordt kort opgemerkt dat het 'relativeren' is. Een HAZOP-studie wordt voorgesteld (circa drie dagen werk, rapport binnen twee weken, begroot op circa 1500 euro binnen het totaal). Belangrijke deadlines: 3 september voor aanlevering van tekeningen, plotplans, acties en memo; eind september richting aanvraag/melding; HAZOP en LOPA richting oktober. Stijn krijgt persoonlijk congratulaties (mogelijk verjaardag of geboorte). Stijn en de voorzitter bereiden een semi-pitch voorafgaand aan een meeting met OD voor.

Deelnemers

• De voorzitter/adviseur — Vergunningsexpert / gespreksleider
  Leidt de checklist af, stelt deadlines vast, vat beslissingen samen, zal alles uitschrijven en toesturen
• Stijn — Projectleider / engineer
  Beantwoordt technische vragen over PGS 15/31, tanks, koelinstallaties; bepaalt of toetsen worden uitgevoerd
• De collega (Peter?) — Adviseur/engineer
  Wijst op het grijze gebied tussen PGS 15-opslag en dag-/gebruiksvoorraad

Onderwerpen

• Benodigde gegevens voor vergunning/melding
  Coördinaten opslagvoorzieningen met kaartje, Maximale hoeveelheden opgeslagen stoffen, PGS 15-toets reeds uitgevoerd, Plattegrondtekeningen door engineeringteam, begin volgende week klaar
• Opslag gevaarlijke stoffen in tanks / PGS 31
  Overzicht tanks, stoffen en capaciteiten door OPS/engineering, PGS 31-toets vervalt vooralsnog, PGS 31-goedgekeurde tanks worden aangeschaft, Mogelijk alsnog uitleg op basis van tekeningen in latere meeting
• Koelinstallaties
  Geen gesloten koelinstallatiesysteem aanwezig (geen airco's/frigo-koeling als systeem), Onderdeel komt te vervallen
• Toetsingen en berekeningen
  Beide toetsingen worden uitgevoerd, Resultaat kan later als nulmeting dienen, Geen nieuwe toetsingstraject qua timing nodig
• HAZOP-studie
  Ongeveer drie dagen werk, Rapport binnen twee weken na start, Financieel begroot: ca. 1500 euro binnen totaal, Timing in lijn met lopende planning
• Planning en deadlines
  3 september: alle data, tekeningen, memo activiteitenbeschrijving, Semi-pitch door voorzitter en Stijn voorafgaand aan OD-meeting, HAZOP en LOPA richting oktober, Eind september richting aanvraag/melding

Beslissingen

• PGS 31-toets vervalt vooralsnog
  PGS 31-goedgekeurde tanks worden aangeschaft; vraag mogelijk later alsnog
• Koelinstallaties-gegeven komt te vervallen
  Geen gesloten koelinstallatiesysteem aanwezig
• Beide toetsingen/berekeningen laten uitvoeren
  Kans dat vraag later terugkomt; resultaat bruikbaar als nulmeting
• HAZOP-studie snel starten
  Rapport binnen twee weken sluit aan op planning; begroot ca. 1500 euro
• Deadline 3 september voor alle aanleveringen
  Timing richting aanvraag/melding eind september

Actiepunten

• Overzichtstekeningen/plotplans opleveren — Engineeringteam (OPS) 3 september hoog
• Overzicht tanks, stoffen en capaciteiten aanleveren — Stijn / OPS-engineers 3 september hoog
• Korte memo met beschrijving van activiteiten opstellen — Voorzitter samen met Stijn en engineeringteam 3 september hoog
• Beide toetsingen/berekeningen laten uitvoeren — Stijn niet gespecificeerd medium
• Semi-pitch voorbereiden voorafgaand aan OD-meeting — Voorzitter en Stijn Voor de geplande meeting (rond begin september) hoog
• Planning met OD oppakken en inplannen — Voorzitter/team niet gespecificeerd medium
• HAZOP-studie starten — Team/HAZOP-facilitator Binnenkort; rapport binnen 2 weken na start (richting oktober voor LOPA) hoog
• Alle besproken acties uitschrijven en toesturen — De voorzitter Vandaag/aanstaand medium

Risico's

• Bevoegd gezag kan PGS 31-toets alsnog opeisen, wat tot vertraging bij de aanvraag kan leiden
• Grijs gebied tussen PGS 15-opslag en gebruiksdagvoorraad kan discussie met bevoegd gezag geven
• Stijn is deels afwezig (donderdag/vrijdag volgende week, weekendjes weg op 3, 4 en 7 september), wat de 3 september-deadline onder druk kan zetten
• Financiële begroting HAZOP (ca. 1500 euro) is een persoonlijke schatting, geen vastgesteld budget

Vervolgstappen

• Alle gegevens en tekeningen uiterlijk 3 september aanleveren
• Memo activiteitenbeschrijving opstellen voor de melding
• Meeting met OD inplannen na voorbereiding semi-pitch
• HAZOP-studie starten; rapport binnen twee weken
• LOPA richting oktober; aanvraag/melding eind september